Autoridad Responsabilidad Y Delegacion

Autoridad y Responsabilidad (Visión Empresarial)

(Primera parte)

- Competitividad. Actualmente vivimos en un mundo cambiante en el cual existen presiones de toda índole. El fenómeno de la Globalización está modificando la forma de hacer negocios y obligando a las empresas a desarrollar mejores métodos de comercialización para sobrevivir y obtener el éxito.

Mantener a la empresa internamente organizada es importante como símbolo de eficacia y eficiencia dentro de la misma. Se debe establecer niveles definidos de autoridad, de manera que los empleados o subordinados sepan a quién(es) acudir cuando necesiten ayuda o soporte para desarrollar sus propias actividades.

Las próximas páginas se refieren a las formas de establecimiento de la autoridad dentro de la empresa y los diferentes tipos de autoridad que pueden generarse. Asimismo, se presenta el concepto de Delegación y sus características básicas como factor importante en la Toma de decisiones y la consecución de los objetivos empresariales.

Autoridad en la Empresa

a) ¿Qué es la Autoridad?

La Autoridad se define como una potestad o facultad para realizar algo. También es el poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada. Y finalmente significa una o más personas revestidas de algún poder o mando.La autoridad dentro una empresa se mide desde el punto de vista del rango o título que poseen dentro de la organización. En este sentido, es importante distinguir que la autoridad se relaciona con el título o cargo que la persona tiene dentro de la empresa y no con sus características o atributos personales. Cuando una posición de autoridad es desocupada, la persona que ha dejado el cargo entrega la autoridad que el mismo representa. La autoridad permanece con el cargo y con su nuevo titular. Cuando se ejerce autoridad, se espera el cumplimiento de las órdenes emanadas del titular de la autoridad. Poder que tiene una persona sobre otra que le está subordinada

b) Origen de la Autoridad

La Autoridad surgió en los grupos humanos cuando se hizo necesario establecer reglas que permitieran afrontar contratiempos dentro de un medio hostil. Inicialmente consistía en el derecho de un superior a que sus subordinados cumplieran exactamente sus propias obligaciones y deberes. La Autoridad en esos tiempos se desarrollaba en la cima y bajaba a través de toda la comunidad. Era una situación impuesta, sobre la cual la persona que no la tenía debía aceptarla de parte de otra a quien se le había conferido. Actualmente sucede todo lo contrario. La Autoridad es aceptada, no impuesta. Emana de abajo hacia arriba. Son los subordinados quienes deciden voluntariamente que una persona la posea y la utilice para bien de todo el grupo.

El siguiente ejemplo ilustra los conceptos anteriores: Un nuevo gerente de producción es integrado en la planilla de la empresa; como es obvio, desde el momento de su nombramiento adquiere la autoridad que el cargo tiene asignada. Esa autoridad tendrá la efectividad necesaria, siempre que los subordinados la acepten como tal.

c) Requisitos de aceptación de la Autoridad

El subordinado debe ser capaz de entender la comunicación. Debe saber que lo se le pide es consistente con los objetivos generales de la organización. Debe percibir que lo que se le pide es compatible con sus principios éticos y morales. Debe poseer la capacidad física y mental para cumplir lo solicitado por el mando superior

d) Tipos de Autoridad

Autoridad de línea: Es la que posee un nivel jerárquico o jefatura para dirigir el trabajo de un subordinado. Es la relación directa de superior-subordinado que se extiende de la cima de la organización hasta el escalón más bajo y a la que se denomina “cadena de mando”.Por ejemplo, en una panadería que cuenta con varias sucursales, el propietario posee autoridad de línea sobre el encargado de administrar las sucursales y éste sobre el personal de cada una de ellas.

Autoridad de personal: Es la que se delega progresivamente en terceros, ya sea por la especialización de los mismos o por los recursos con que cuentan. Es necesario crear funciones específicas de autoridad de personal para apoyar, ayudar y aconsejar. En vez de tratar de manejarlo todo, el propietario de la panadería delega ciertas responsabilidades en el encargado de las compras de materias primas y suministros. A su vez, éste se limita a ejercer únicamente la autoridad que se le ha delegado.

Autoridad funcional: Es la autoridad que tendría el administrador de la panadería sobre todos los empleados de la misma. Esta autoridad complementa la de línea y la de personal. Es una forma de autoridad muy limitada, porque su uso rompe la denominada “cadena de mando”.

La Delegación en la Empresa

a) ¿Qué es la Delegación?

La delegación es asignar autoridad a una o más personas para llevar a cabo actividades específicas. Si no existiese la delegación, una sola persona tendría que hacer todo. Esta forma de dirigir personal es sumamente útil.

Por lo general, cuando la empresa es pequeña, los propietarios realizan la mayor parte de actividades y funciones: compras, remesas a los bancos, entrega de pedidos, pago de planillas, ventas y otras. A medida que la organización crece, también percibe la necesidad de incorporar personal adicional para que ayude a desarrollar algunas actividades específicas. Esta división del trabajo lleva implícita la Delegación de Autoridad.

Toda empresa debe tener establecidas las condiciones de delegación necesarias para llevar adelante los objetivos empresariales. Lamentablemente, aún se encuentran empresarios que se resisten a delegar autoridad en otros empleados, porque piensan que de esta manera estarían reduciendo la propia.

Nada más alejado de la realidad; delegar es un arte que se aprende con el tiempo y facilita la administración del personal. Si se toma en cuenta el principio que dice que administrar es obtener resultados a través de otros, tanto una falta de delegación como una delegación demasiado exagerada son síntomas de una administración deficiente.

b) Proceso de Delegación

Delegar implica no solamente la entrega de un poder para que alguien pueda impartir órdenes a terceros bajo su mando. Por el contrario, lleva implícito un cúmulo de compromisos de parte de quien acepta la autoridad conferida.

A continuación se presenta un proceso típico de delegación así como algunos de los conceptos relacionados con esta facultación que se manejan comúnmente en la empresa:

• ASIGNACIÓN DE DEBERES

• DELEGACIÓN DE AUTORIDAD

• ASIGNACIÓN DE RESPONSABILIDAD

• CREACIÓN DE CONFIANZA

b.1) Asignación de deberes

El

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