Buenas practicas en tesoreria

La función de Tesorería se encuentra centralizada.

Se han establecido y divulgado las políticas y procedimientos para Tesorería.

Se han establecido niveles de aprobación para el desarrollo de operaciones de acuerdo al monto de las mismas.

Es política de la organización realizar pagos por transferencia electrónica y cheque con sello restrictivo únicamente.

Se tienen pólizas de seguro por apropiación de los recursos por parte de funcionarios o de terceros.

Los funcionarios de Tesorería son capacitados periódicamente en ética y medidas de seguridad para el desempeño de sus cargos.

La apertura o cierre de cuentas bancarias es autorizado por un nivel superior al tesorero, así como cuentan con un análisis  de beneficios ofrecidos para la selección del banco.

Los colaboradores del área de Tesorería han recibido formalmente los manuales de funciones y responsabilidades de su cargo.

Las políticas, procedimientos y accesos a los portales bancarios como al aplicativo de tesorería son revisados y actualizados periódicamente.

Se utilizan los controles de seguridad ofrecidos en el portal bancario, tales como restricción de horarios para operaciones, ip fija, confirmaciones y demás controles establecidos por la entidad bancaria.

Periódicamente se actualizan  los contratos suscritos con los bancos, incluyendo la actualización de los niveles de seguridad ofrecidos para las operaciones en el portal bancario.

Las firmas que son autorizadas para aprobar las operaciones bancarias (firmas registradas y/o usuarios en el portal bancario), son autorizadas por un nivel superior al tesorero.

Se ha realizado una entrega documentada de los token y/o tarjetas de acceso para el portal bancario a cada uno de los responsables de aprobar las operaciones, indicando su responsabilidad y lineamientos de custodia en su administración.

Tanto los token como los sellos de seguridad y demás elementos utilizados para la realización de transacciones son custodiados en caja fuerte, según corresponda.

Los archivos electrónicos  de tesorería tienen acceso restringido y/o se encuentran encriptados.

Se han establecido los documentos soporte que deben ser entregados para el desembolso de recursos, como para el registro contable de los mismos.

Los funcionarios de tesorería no tienen acceso a la contabilidad, ni a la autorización de operaciones contables o de gastos.

Los funcionarios que administran y autorizan las operaciones de inversiones no tienen acceso al registro contable de las mismas.

Todas las operaciones de inversiones se encuentran documentadas.

Se tiene establecida una política de inversiones, de acuerdo al apetito de riesgos de la organización.

Se ha establecido el nivel responsable de confirmar las operaciones de inversión.

Se realiza un monitoreo a los resultados de las inversiones, por parte del Comité de Inversiones.

Se realiza una conciliación periódica entre las inversiones registradas y reportadas

Se tienen definidos los instrumentos de cobertura de acuerdo al tipo de inversión.

Todas las comunicaciones de Tesorería y en especial las de inversión son grabadas y monitoreadas.

Se han establecido los niveles responsables de preparar, revisar y aprobar los pagos entregados a tesorería.

Los cheques y comprobantes de egreso tienen un consecutivo automático.

La anulación de cheques y comprobantes de egreso es aprobada por un nivel superior a quien los prepara.

Se hace un seguimiento periódico a las causales de anulación de cheques y comprobantes de egreso.

Se ha establecido un procedimiento para el reporte y seguimiento de los cheques devueltos, limitando los días para la aplicación del pago.

Se realiza una conciliación diaria o mensual sobre los pagos realizados.

Todas las partidas conciliatorias son investigadas y solucionadas oportunamente.

Se tiene asignada una caja fuerte en el área de tesorería, la cual ha sido entregada formalmente al funcionario responsable de su administración.

La clave de la caja fuerte es cambiada de forma periódica.

Se tiene establecida una política para la asignación y administración de cajas menores, así como para la legalización de los gastos que son realizados por dicho medio.

Se realizan arqueos periódicos y sorpresivos a los funcionarios que tienen la responsabilidad de administrar las cajas menores.

Se tiene establecida una  política y procedimiento para el recaudo en efectivo, considerando montos mínimos, medidas de seguridad, evidencia de la entrega y recepción del dinero, entre otros aspectos.

Los funcionarios de Tesorería toman sus períodos de vacaciones cuando corresponde, sin acumularlos.

Todo funcionario de Tesorería que se encuentra en vacaciones, tiene bloqueado su usuario tanto en el sistema como en el portal bancario para hacer operaciones, así como hace entrega de su token, sellos, llaves, tarjetas de acceso y demás elementos requeridos para la operación.

Se revisan y actualizan los protocolos de seguridad física de las instalaciones de Tesorería, tales como  puertas, cámaras de seguridad, acceso electrónico y  bloqueo por horarios, entre otros.