CONTROL EN ATENCIÓN DE PEDIDOS Y DESPACHOS DE PRODUCTO FINAL EN ALMACÉN CUSCO

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1. PROPOSITO:

Definir las responsabilidades y acciones a realizar para la recepción, atención y entrega de los productos finales a clientes finales de la ciudad del Cusco, desde el almacén en mención.

1. ALCANCE:

A todo el personal involucrado y laborando en el almacén de productos finales.

1. RESPONSABLES:

• JEFE DE DISTRIBUCION (BLENDING S.A.C.)
• ASISTENTE DE DISTRIBUCION (BLENDING S.A.C.)
• COORDINADOR DE ALMACEN

• Revisar y asegurar el cumplimiento de los procedimientos

• ASISTENTE DE ALMACEN

• Elaborar y actualizar los documentos de procedimientos

• COLABORADORES

• Comunicar las necesidades o faltas de los procedimientos

1. TERMINOS Y DEFINICONES:

• EPICOR: SISTEMA INFORMATIVO UTILIZADO EN BLENDING SAC PARA LA PLANIFICACIÓN Y ADMINISTRACIÓN
• MSDS: ESTA HOJA TIENE EL OBJETIVO PRINCIPAL DE PROTEGER LA INTEGRIDAD FISICA DELOS   OPERADORES DURANTE LA MANIPULACION DEL PRODUCTO
• GR:  GUIAS DE REMISION

1. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

• ISO 9001 sistema de gestión de calidad
• OSHAS 18001 sistema integrado de seguridad y salud en el trabajo
• Atención de pedidos y despacho de producto final – Bodega Cusco (BLENDING S.A.C.).
• Contrato de servicio de almacenamiento
• Acuerdo de nivel de servicio.

1. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

1. RECEPCION DE LA MERCADERIA

1. EL requerimiento de ingreso de la mercadería de nuestro cliente ISOPETROL LUBRICANTS DEL PERU se da por dos formas
2. Cuando el servicio de transporte es brindado por JIRENAS.A.C. se toman estas acciones adicionales antes del proceso de descarga.

Como primera acción se tiene la emisión del informe interno por parte del área de operaciones de la empresa; se da inicio al proceso de recepción de la mercadería de nuestro cliente.

Las actividades principales en este proceso serán las siguientes:

• Solicitud de presupuesto para pago del servicio de descarguio. al área de Finanzas vía correo electrónico adjuntando el informe interno emitido por el área de operaciones.
• Solicitar el servicio de estiba (según detalle de servicio) al proveedor designado “Leonardo Ccorahua Aucca (cell: 982-352665)” indicando hora fecha y volumen de carga.

Realizadas las acciones anteriores, se continua el proceso detallado a continuación de igual forma en caso de empresas de transporte externas como de los de la empresa.

• Al momento de la llegada de la unidad de transporte, requerir al personal responsable la GUIA DE REMISION tanto del cliente ISOPETROL como las de la empresa, verificando el destino, tipo de carga, conductor, placa del vehículo y otras que pudieran resultar relevantes.
• Descargar la mercancía de la unidad transporte en el área de embarque, inspeccionar la mercancía o productos recibidos en cantidad, calidad, subsiguiente transportar a las áreas designadas para el almacenaje designado según el tipo de producto, (cuñete, cilindro, caja o balde).
• Dar las conformidades y/o observaciones de la recepción de la mercadería al responsable del transporte (Conductor), así como al Asistente de distribución de BLENDING SAC vía correo electrónico,
• Identificar y codificar la mercancía recibida para su control y gestión a nivel interno (gestión física en el almacén y gestión de inventario)
• Dar “de alta” la mercancía recibida en el stock del almacén en el sistema de inventarios de uso del almacén.

1. ALMACENAMIENTO

1. Este proceso operativo es fundamental porque está centrado en el almacenamiento y recorrido de la mercadería desde la recepción

Las actividades principales de este proceso serán:

• Recoger la mercancía de la zona de embarque.
• Recibir las instrucciones de ubicación final (números de isla y pasillo designado para el tipo de mercadería)
• Transportar la mercancía a la ubicación ordenada
• Alojar en dicha ubicación final
• Confirmar, y siempre y cuando sea necesario, que la colocación se ha realizado correctamente (de esta manera el software de gestión de almacén tiene perfectamente controlado tanto la disponibilidad física del almacén (espacios), como su control de stock (cantidad por referencia).
• Se realizarán inventarios cada vez que sean requeridos por el cliente, o cuando sea necesario para mantener el orden y las existencias en el almacén.

1. GESTION DEL INVENTARIO Y CONTROL DE INVENTARIO

1.  La herramienta utilizada para la gestión del almacén es “FIFO: First in First out” o “PEPS: Primera entradas, primeras salidas”, La primera existencia en entrar, la primera en salir. Significa que las existencias se valoran a su salida, al precio de coste de la primera existencia en el almacén, es decir, las existencias se valorarán al precio de coste más antiguo.
2. El control de la mercadería se tomará el lote de producción de la mercadería, teniendo como herramienta principal para el flujo del almacén “la hoja de picking” emitida y de responsabilidad de BLENDING S.A.C. donde consigne (Relación de productos, cantidad, lotes, orden de venta, Cliente).
3. Las hojas de picking se archivan y registran bajo la responsabilidad del encargado del almacén.
4. La recepción, almacenamiento, despacho y cualquier actividad se realizará según al tipo de producto, código de producto y lote de producción, primando el orden y limpieza.

1. PROCEDIMIENTO DE DESPACHO DE MERCADERIA

1. El proceso de salida de mercadería del almacén comienza con el envío del requerimiento en la “hoja de picking” generada por el asistente de distribución enviada vía correo electrónico con el asunto: “AUTORIZACIÓN N° con numeración correlativa.

• La preparación de la mercadería se hace estrictamente según detalle la hoja de picking, llevando físicamente la mercadería a la zona de embarque verificando la disponibilidad de los productos en cantidad y calidad.
• Tras la verificación de la disponibilidad, se hace la confirmación para la generación de GUIAS DE REMISION.
• Las GUIAS DE REMISION son enviadas electrónicamente en formato WORD que son posteriormente impresas en las GR físicas de la serie “660”, respetando el número correlativo; tras la posterior correcta impresión se confirma al Asistente de distribución, caso contrario se pide la anulación y el envío de una nueva GUIA DE REMISION.
• Posteriormente a la confirmación de la correcta impresión de la GUIA DE REMISION se procederá a su facturación y autorización de salida.
• Con todos los documentos emitidos el despacho se coordina con los clientes y vendedor (ISOPETROL) para el embarque al transportista, el cual es revisado por el administrador y/o el asistente de almacén para evitar un exceso o faltante en la entrega de mercadería.
• La mercadería es estibada dentro de la unidad con mucho cuidado para evitar daños al producto o deterioro para que la entrega final sea en óptimas condiciones de calidad.
• El administrador entrega las guías previa revisión de la mercadería por el transportista, las cuales deben ser firmadas por el cliente final para la confirmación que la entrega se entregó en buenas condiciones de calidad y cantidad de forma oportuna al cliente.

1. TRAMITE DOCUMENTARIO

Para el flujo de la mercadería BLENDING S.A.C. brindo GUIAS DE REMISION FISICAS multicopiables de las series: 660 con numeración correlativa, cuenta con 7 copias (Destinatario, remitente, sunat, emisor de créditos, almacén, transportista 1, transportista2)

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