DECÁLOGO PARA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL DE CALIDAD EN DESPACHOS Y FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUEÑA DIMENSIÓN

DECÁLOGO PARA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE CONTROL DE CALIDAD EN DESPACHOS Y FIRMAS DE AUDITORIA DE PEQUEÑA DIMENSIÓN

• 13 de Noviembre de 2011

• Etiquetas: auditoria, NICC1, Control de calidad, manual

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INTRODUCCIÓN

Durante las recientes charlas impartidas sobre "La puesta en marcha del sistema de control de calidad interno en despachos y firmas de auditoría", me he referido al proceso de confección del manual interno que, como indica la recientemente publicada norma NICC1 y con independencia de su tamaño, han de disponer todos los auditores.

En dichas charlas he aconsejado abordar la tarea de implantar el sistema con la convicción de que no ello supone una labor excesivamente complicada, ni ha debe ser considerada como una nueva obligación formal impuesta por el regulador. por el contrario, la actividad de la auditoria se encuentra normalizada; de hecho, muchos de nuestros procedimientos tanto de auditoría como de gestión se encuentran regulados y estandarizados. Todo ello supone un importante punto de partida a la hora de instaurar el sistemas de control de calidad y confeccionar el correspondiente manual.

La revista Partida Doble me ha publicado durante los pasados meses, una serie de tres artículos sobre la "Puesta en marcha de la norma interna de control de calidad en los despachos de auditoría", (números de 234 al 236), donde trato los diferentes pasos y aspectos a considerar durante el proceso de instauración de la citada norma (en adelante NICC1). En éste me voy a referir de forma exclusiva a la casuística relacionada con la preparación y confección del manual de calidad, con el fin de presentar ciertas recomendaciones dirigidas a aquellos auditores implicados en el proceso de instauración del sistema de gestión y control de calidad en despachos y firmas de auditoría de pequeña dimensión. Ideas y recomendaciones que, fruto de mi experiencia personal y de los comentarios recibidos en las charlas antes citadas, pueden ser de gran utilidad en el proceso de instauración del SGCC[1] y muy especialmente en la confección de su correspondiente manual.

1. ALCANCE Y FINALIDAD

El manual ha de contemplar todos los principales aspectos y actividades de la firma por lo que no se ha de limitar a las actuaciones relacionadas con la auditoría tal y como señala la norma ni su contenido se debe ajustar de forma exclusiva a los requisitos recogidos en ella.

La NICC1 publicada por el ICAC el pasado 26 de octubre afecta únicamente a los trabajos de auditoría definidos como tales en la Ley de Auditoría de Cuentas (TRLAC), por lo tanto omite otras actuaciones y servicios profesionales que los despachos y firmas de auditoría prestan a clientes. La norma no aborda muchos de los procedimientos que hemos de cumplir durante la ejecución de los trabajos y que se suponen han de constar en manuales operativos de los que muchos auditores carecen. Igualmente no considera determinadas herramienta de gestión que como empresarios hemos de disponer a fin de controlar la buena marcha del negocio. Por último la norma tampoco contempla la obligación de cumplir determinadas normativas y regulaciones a las que por la legislación vigente, o por disposiciones emitidas por las correspondientes corporaciones profesionales, se han de cumplir.

Por lo tanto el manual ha de estar basado en un enfoque eminentemente empresarial y de gestión y no como una simple formalidad a cumplir por una norma impuesta por el regulador. El manual ha de servir por tanto para de organizar y controlar la firma para el logro de una buena gestión y un adecuado nivel de calidad, y no simplemente para "calcar" lo que indica la norma. Si no asumimos este enfoque empresarial en el establecimiento del SGCC y en la elaboración de su correspondiente manual, cometeremos un grave error.

2. ORGANIZACIÓN

El manual ha de estar bien organizado y convenientemente estructurado de forma que facilite su lectura e interpretación.

El manual ha de disponer de un esquema bien diseñado, lo que significa que su estructura ha de responder a un determinado orden que se aplicará en todas sus secciones.

Los elementos o capítulos del manual y su contenido han de responder a los objetivos generales fijados por la dirección y que han de trasmitirse a toda su organización. Para lograrlo, la primera parte del manual deberá tratar sobre la política y cultura de la calidad, sus responsables, el manual y la estructura del sistema de control de la calidad. Un segundo bloque contemplaría todos los procedimientos relacionados con la gestión y control de calidad, tanto los recogidos en la NICC1 como aquellos otros que la dirección de la firma considere necesario incluir para el mejor desarrollo de sus actividades. Por último, un tercer bloque estaría centrado en el seguimiento o vigilancia del sistema y en la documentación relacionada con el SGCC.

El manual deberá dividirse en tres:

Manual de calidad, conteniendo los aspectos relacionados con las políticas, responsabilidades, seguimiento y documentación de la calidad.

Manual de procedimientos, donde se aborden las secciones que, como elementos del SGCC, establece la NICC1.

Manual Operativo, conteniendo los procesos de auditora a aplicar en la ejecución de los encargos y los procedimientos específicos e instrucciones técnicas que conforman la metodología propia de la firma, adaptada obviamente a las normas técnicas que sean de aplicación.

La organización y contenido de cada uno de los capítulos ha de ser común, por ejemplo mediante un índice como el siguiente:

• Objetivo (Contenido de la sección)

• Política

• Alcance

• Responsabilidades.

• Indicadores

• Desarrollo (detalle de los procedimientos)

• Documentación

• Formularios y modelos

En definitiva el diseño del manual ha de permitir que el lector y usuario del manual de pueda navegar de forma fácil e inteligente.

3. LENGUAJE

El manual ha de estar escrito de forma clara y concisa, utilizando términos sencillos de común acepción en el despacho.

A la hora de redactar las prescripciones y procedimientos del SGCC se ha de evitar las erudiciones y las extensas explicaciones que

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