Capacitacion de Oficina

                              Unidad I: En la recepción

1.- Porque recepción es la primera área que alguien entra cuando visita una organización y por lo tanto debe crear la impresión correcta

2.- El recepcionista debe ser: educado, tranquilo, paciente, discreto, provechoso, discreto y amistoso. (Cualidades).

3.- La recepcionista: recibirá los pases de los visitantes, recibirá el correo y los paquetes, guardará la recepción ordenada, fax, archivo y proceso de la palabra. (Obligaciones)

4.- El área de recepción: siempre se encuentra a la entrada del lugar de trabajo. Debe ser luminoso y acogedor y debe contener lo siguiente: un mostrador de recepción con un recepcionista, asientos para los visitantes que deben estar esperando, instalaciones sanitarias, instalaciones para los discapacitados como rampas, material de lectura (libros, revistas, periódicos, etc.) , Máquinas de té y café y equipo de TV.

5.- Cuando los visitantes vienen a la empresa, aquí está el procedimiento para tratar con los visitantes en la recepción:

- Pregunte su nombre y / o tarjeta de visita y verifique el diario de citas para ese nombre.

- Si la persona no tiene una cita, pídales que hagan una, llamen a la persona para ver si están libres.

- En algunas empresas, firmarán el libro de visitas. Déle su paso y dé instrucciones.

- Si la persona aún no está libre, pídales que esperen y que los mantengan informados.

6.- Mantenimiento de citas: las citas pueden ser mantenidas manualmente o electrónicamente.

- Las citas manuales se guardan en un libro de citas.

- El software de diario electrónico como Microsoft Outlook permite almacenar, compartir y modificar información. También se puede integrar con el correo electrónico y los registros de reserva de la habitación.

- Las ventajas de un diario electrónico son: es más fácil de modificar, problemas como doble reserva se destacan automáticamente, los diarios de varias personas se pueden coordinar sin dificultad, el diario y los registros de citas se puede acceder desde casa.

7.- Seguridad: en la recepción se llevan a cabo muchas medidas de seguridad como: vigilancia de cámaras de televisión, insistiendo en que todos los visitantes firmen el libro de visitas, manteniendo la entrada controlada, manteniendo el teléfono de entrada en la puerta principal. - Incidentes de seguridad pueden ocurrir en la recepción, tales como: tratar con visitantes agresivos, tratar con una parcela sospechosa, la entrada no autorizada de una persona

8.- ¿Cómo se comunica la recepcionista? La recepcionista debe ser capaz de contactar al personal utilizando una variedad de métodos: teléfono y central telefónica, teléfono móvil, localizador de bolsillo; Etc.

- El recepcionista puede necesitar utilizar lo siguiente: directorio, operador internacional, operador de servicios de emergencia, la creación de un índice de números de teléfono almacenados y las cargas reversa

                                       UNIDAD II: En el teléfono

1.- Primeras impresiones: cada llamada es una actuación y tienes un nuevo público cada actuación, aumenta tu nivel sonriendo y un humor feliz se traducirá en tu voz

2.- Hacer una buena impresión: pensar en el teléfono como el vestíbulo de la oficina - el primer lugar que el cliente visita. / Tener un objetivo en su mente antes de contestar el teléfono - no sólo responder porque su sonido. Habla con entusiasmo, como si hablara a un amigo. Utilice inflexión en su voz. / Sonreír es un tipo de lenguaje corporal que se traduce bien en el teléfono

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