Ciclo administrativo. Planificación

Ciclo administrativo:

El ciclo administrativo es constante ya que cada proceso se alimenta del anterior, siempre está trabajando para mejorar los procesos anteriores

[pic 1]

Este se puede dividir en 2 categorías, una fase mecánica y otra dinámica, estas responden a las siguientes respuestas:

[pic 2]

Planificación:

[pic 3]

Una de las principales características que el plan debe tener es que sea flexible ya que el ambiente esta en constantes cambios también tiene que tener más de una opción. Este es el conjunto de acciones que yo genero para alcanzar mi meta, que hago para llegar allá.

Para esto requiero tomar decisiones, es decir, seleccionar entre diversos cursos de acciones futuros, también debo tomar en cuenta cursos de acciones alternativos que se puedan usarse en el futuro.

 La esencia o el punto de partida de la planificación es la identificación de oportunidades y amenazas, esta es la base para tomar decisiones a fin de explotar oportunidades y evitar amenazas. Esto se logra siempre mirando el macro-entorno (PESTAL) y microentorno para tomar o formular decisiones.

Herramientas de la planeación:

Una de las herramientas de la planeación es el FODA la cual nos diagnostica por dentro y por fuera. Nos ayuda a detectar nuevas oportunidades de negocio y también podemos detectar oportunidades de mejora en empresas que ya están funcionando.

Otra de las herramientas es el CAME (corregir las debilidades, afrontar las amenazas, mantener fortalezas explotar oportunidades) la cual nos da la solución al diagnóstico que realizamos previamente.  

Tipos de planes según Koontz

1. Propósito o misiones: Identificar el QUE, el COMO y el PARA QUE
2. Objetivo o metas: Este está compuesto por Verbo / Sujeto/Condición/lo esperado/ por ejemplo, “comercializar paneles /para la zona oriente de chillan. /una vez echo un convenio con la empresa X /para mejorar el medio ambiente y cuidar la energía”
3. Estrategias: Son el conjunto tácticas o estudio de diversos cursos de acción.
4. Políticas: Son la idea general que guían o encauzan los razonamientos y aseguran que sean congruentes
5. Procedimientos: Es la guía o regla a seguir de forma flexible, en orden cronológico
6. Reglas: Son normas que si o si deben cumplirse
7. Programas:  Conjunto de metas, políticas o procedimientos, reglas para llevar a cabo una actividad
8. Presupuestos: Son los recursos en términos numéricos

Modelos o etapas de planeación:

1.- Detención de la oportunidad: Consiste en observar ambos entornos (micro y macro) para identificar oportunidades, este es el punto de partida de la planeación.

2.- Establecer objetivos: Establecer un objetivo general para toda la empresa y varios objetivos específicos para cada unidad de trabajo (departamentos) se divide la responsabilidad general para que cada parte de la empresa. El objetivo es lo que yo pretendo lograr, determina la dirección de mi plan y como voy a dividirlo en cada departamento para poder llevarlo a cabo. Atreves del objetivo voy a definir planes, reglas, procedimientos, presupuestos todo para poder llevar el plan acabo. El objetivo me dice a donde quiero llegar.

3.- Desarrollo de premisas:  premisas significa hacer suposiciones, es hacer un plan de practica o de suposición que nos sirve para ver caminos futuros.

4.- Alternativa de acción: tenemos que identificar más de una alternativa para ver que caminos tenemos disponibles y luego se elige la que me traiga mejores beneficios. Para cada alternativa debo visualizar costo/beneficio.

5.- Evaluar cursos alternativos de acción:  una vez que definimos nuestro curso de acción, tenemos que definir qué curso se acerca mas a lo que yo busco. Debo presupuestar mi plan, incluyendo dentro todos los recursos que usare para poder ejecutarlo. Examinar los puntos fuertes y débiles, los evalúa y a través de premisas ver cual es mejor.

Organización: Es el cómo se va hacer, identifico los recursos financieros disponibles, recursos humanos, recursos técnicos, recursos materiales, etc., estos son distribuidos a través de un organigrama.

Definición de organización como parte del ciclo administrativo: función de organizar recursos, conjunto de personas que van a ejecutar una acción. Tipos de recursos: recurso humano, tecnológicos, administrativo, financiero. Herramientas: organigrama, carta Gantt.

Definición de organización COMO EMPRESA: conjunto de elementos interrelacionados con un objetivo en común.

La organización se basa en la división del trabajo para poder realizar nuestro plan. Una de las herramientas que usa la organización es la división del trabajo, genera jerarquización, asignación de recursos. Definir tareas, tiempo, los responsables que vamos a necesitar y luego designarle un lugar en esta estructura.

Herramientas de la organización:

1.- La Carta Gantt sirve para presentar proyectos, resulta útil para la relación entre tiempo y carga de trabajo, Ayuda a verificar que cada vez que hago un proceso este mejorando en lo que me equivoque y potencie lo que hice bien. Nos ordena el tiempo, responsables, recursos y en el proceso que vamos a tener que lograr para llegar a nuestro objetivo general.

VENTAJA: fácil de hacer se realiza en Excel, project los cuales traen plantillas pre definidas. Nos da una idea global del proyecto que vamos hacer.

Es fácil de desarrollar.

No necesita un software adicional.

DESVENTAJA: a diferencia de otras herramientas como la malla PERT no muestra la correlación interna entre las actividades. Tampoco me genera eficiencia en el uso de mis recursos, el que yo planifique con mayor o menor eficiencia no tiene que ver con manejar Excel tiene que ver con la capacidad que tengo de optimizar. No me muestra las situaciones críticas de mi proyecto.

Pasos para construir una carta Gantt: enumerar actividades (definir objetivo general, especifico y luego en tareas), saber el tiempo y el recurso que vamos a necesitar para desarrollar esta carta, calcular el tiempo para cada actividad, calcular los recursos para cada actividad y luego graficar cronológicamente.

2.- ORGANIGRAMA:  Los organigramas son una herramienta que representa gráficamente la estructura de una empresa esta identifica actividades, las agrupa en áreas y puestos de trabajo de manera jerarquizada dependiendo de sus funciones.

...