Como implantar y evaluar un sistema de control de gestión

Como implantar y evaluar un sistema de control de gestión 1.1 Prólogo sobre como implantar y evaluar un sistema de control de gestión Prologar un libro siempre es una responsabilidad. Hacerlo para una de las obras de Luis Muñiz es además un gran reto. Más aún cuando este libro nos proporciona respuestas a las necesidades de la nueva era postdigital y neo-analógica. Únicamente un enfoque sistemático, estructurado y riguroso en el modo de pensar analógico permitirá utilizar las herramientas digitales con un óptimo rendimiento, como un medio para su explotación y no como una finalidad en sí misma. Observar, pensar, controlar, analizar, evaluar, planificar de un modo analógico y servirse de las herramientas digitales para conducir y optimizar la eficiencia de ese proceso de gestión del conocimiento, es el enfoque que define esta era neo-analógica. Por ello, la madurez en el uso de las herramientas está precisamente íntimamente ligada a la madurez del directivo, del consultor, del empresario, pertenezca a una pequeña o a una gran empresa. Este es un enfoque que caracteriza la obra de Luis Muñiz y que encontramos también en este libro. En un mundo cambiante, como el que corresponde a esta era, las personas y las organizaciones necesitan, más que nunca, controlar en tiempo real sus actividades y resultados y gestionar con efectividad las desviaciones respecto a los objetivos. Para ello, es necesario que el empresario cuente con un sistema de control de gestión que le permita disponer de un modo amigable y efectivo de los datos e información imprescindibles para realizar un seguimiento, reconducir y alcanzar los objetivos establecidos. En la era post-digital y neo-analógica, pensar de un modo global y sistémico, disponer de una buena estrategia y hacerla operativa es una realidad ineludible, y por tanto se hace imprescindible disponer de un sistema de control amigable y factible para el seguimiento de los resultados. Pues bien, Luis Muñiz afronta esta realidad del mundo actual y conduce al lector, como escritor consolidado de dilatada experiencia que es, hacia el modo de evaluar y estructurar un sistema de control de la gestión práctico y riguroso. Decimos habitualmente en el ámbito de la Calidad que "Aquello que no se mide no se puede mejorar". Este libro no solo nos abre muchas puertas clave para la medición en la gestión, sino que nos proporciona las herramientas que nos permiten ponerla en práctica. Por una parte, nos ofrece un decálogo básico de preguntas, un soporte al que acudir para cuestionarnos nuestro propio enfoque y actividades de control de gestión; por otra, desde su inicio y de un modo incremental, va afianzándonos el concepto del control de gestión y facilitándonos cómo conocer el funcionamiento del sistema que lo sustenta y desarrolla. De un modo dinámico, cada capítulo es un avance, una mejora continua en nuestro conocimiento y conceptualización de lo que es y de cómo se articula un buen sistema de control de la gestión. Además, en este libro el lector experimenta su propia experiencia. Esta es otra de las aportaciones de Luis: la practicidad y la personalización. Según se avanza, el lector puede valorar de un modo individualizado el estado de cada componente del sistema de control de gestión de su propia organización, que le servirá como conceptualización, reforzamiento y mejora del mismo. Y ello a través de un ejercicio analógico y una utilidad digital, un software en Excel©, presentado como un cuestionario de evaluación y diagnóstico. Con esta estrategia pedagógica, el lector irá entendiendo el funcionamiento del control de gestión, a la Cómo implantar y evaluar un sistema de control de gestión gentileza de Profit Editorial ©Luis Muñiz www.sistemacontrolgestion.com 8 vez que podrá identificar las herramientas y los componentes necesarios para diseñar un buen sistema. Por tanto, se trata de un libro que no solo nos indica sobre recursos, herramientas y métodos, sino que aporta una utilidad informática para disponer de un sistema de control de gestión eficiente y trasparente. Luis Muñiz en esta obra nos hace ver que, como en toda gestión de calidad, aquella organización que no sea capaz de detectar, analizar, evaluar y reconducir sus errores está abocada al fracaso. Hace un pormenorizado recuento de las ineficiencias de un control de gestión. El primero, cómo no, está ligado a la conceptualización. Por ello afirma: “No tener bien definido el concepto de control de gestión implica no poder valorar el grado de cumplimiento de objetivos, ni tener una herramienta para la toma de decisiones, ni poder evaluar la consecución de resultados por los diferentes responsables”. Nos alerta sobre elementos básicos de un sistema de control, tales como tener objetivos definidos y estrategias de como alcanzarlos; aceptar su control y la auditoria por otros diferentes a quienes los establecen; equilibrar los elementos, y no obviar la posibilidad de desviaciones o no conformidades en el índole de fraudes, malversaciones, robos y estafas. Además profundiza en el concepto de que disponer de un sistema de información eficiente es crucial, a fin de no incrementar dispersión y labilidad en contenidos significativos que acarrearían costes y riesgos de difícil control. La empresa post-digital ya asume que una gran cantidad de datos y una gran cantidad de información no la hacen más fuerte, sino, por el contrario, más frágil y costosa. Este tipo de empresa neo-analógica sabe que es precisamente el conocimiento, es decir la fiabilidad y el acceso seguro al análisis de la información, lo que la hace coste/efectiva. La Evaluación de los riesgos; la comparación continuada con otros competidores directos o indirectos; la ineludible existencia de un sistema de costes; el control del coste de la no-calidad y del impacto medioambiental, junto a los necesarios planes de control y reducción costes generales y específicos; la existencia de un presupuesto bien definido de lectura diáfana; de un sistema de indicadores fiables, consistentes, adecuados y apropiados; así como la existencia de un hábito de utilización del reporting de control de gestión, enmarcan la sustancia de este libro de cabecera pragmático. En definitiva, en él encontrará un buen marco teórico sobre la planificación estratégica y el control de gestión, que además le proporciona las herramientas para que usted mismo realice su diagnóstico, evalúe su organización y la mejore. Un claro ejemplo de propuesta de valor. Valor añadido tan necesitado en el ámbito de los servicios y tan frecuentemente escaso. La obra general de Luis Muñiz, conformada ya por 11 libros que preceden a este y por numerosos artículos y seminarios, ha contribuido importantemente a la socialización de la estrategia y del control de gestión de las organizaciones. No estamos ante un escritor que contribuye a edificar “rascacielos sobre arena”. Por el contrario, nos encontramos frente un empresario, directivo, consultor y auditor con un enorme bagaje profesional, cuya extensa trayectoria en el ámbito de la estrategia empresarial y el control de gestión, unida a sus altas capacidades analíticas y su dominio de las Tecnologías de la Información y la Comunicación, de las herramientas digitales, le confieren unas aptitudes profesionales tan necesarias siempre, como imprescindibles en el contexto económico actual. Un claro ejemplo de profesional capaz de dar respuesta a los retos de la empresa neo-analógica. Y todo ello sobre la base de unos sólidos valores como persona, donde su honestidad, compromiso, dedicación y pasión, unidas a su gran capacidad de trabajo y esfuerzo, conforman el sustrato que le permiten poner a disposición de los demás su conocimiento y experiencia empresarial con un enfoque cercano, pragmático e innovador. Son precisamente los valores y aptitudes de Luis los paradigmas de esa nueva sociedad de los “neo-nativos digitales”, que rompen con el criterio de algunos directivos que siguen empeñados en opinar que la informática es materia del departamento de informática y un fin en sí mismo, y que minimizan la importancia del control de la estrategia y del control de gestión. Cómo implantar y evaluar un sistema de control de gestión gentileza de Profit Editorial ©Luis Muñiz www.sistemacontrolgestion.com 9 Todos los profesionales de la gestión hemos de estar muy satisfechos de su obra, tanto por lo que contribuye de forma directa a nuestro trabajo, como por su aportación a la mejora de la gestión empresarial en general, y por ende a la mejora de la competitividad de nuestra economía y de nuestra sociedad. Un claro ejemplo de lo que denomino "Responsabilidad Social Empresarial". Muchas gracias Luis! Y a usted, lector de este libro, le deseo un fructífero viaje en la mejora del control de gestión de su organización. La claridad y concisión que caracteriza la obra de Luis Muñiz, unida a las herramientas informáticas que provee, le permitirán utilizar e incorporar sus propuestas desde el primer momento. Palmira López-Fresno Economista y MBA Presidenta del Comité de Calidad de los Servicios-Asociación Española para la Calidad (AEC) Presidenta de la Asociación Española QFD (QFD Spain) VIcepresidenta de la AEC Evaluadora Líder EFQM Evaluadora Líder del Premio de Excelencia Asia-Pacifico (APBEST) Visiting Professor – University of Eastern Finland 1.2 Introducción del libro: implantar y evaluar un sistema de control de gestión Todas las organizaciones y empresas tienen la necesidad de poder controlar su actividad y más concretamente los resultados obtenidos, para ello es necesario que exista un sistema de control de gestión que permita poder medir, valorar e informar sobre el cumplimiento y evolución de los objetivos fijados y que además permita prever la evolución futura de los mismos y ayude a mejorar el cumplimiento de estos. No es menos cierto que la empresa está dentro de un entorno cambiante tanto por efectos internos como externos a ella, por eso es necesario pensar que el sistema de control de gestión existe para poder disminuir los efectos negativos que todos los componentes del entorno envían a la empresa. De ahí que sea ineludible poder partir de un concepto claro de lo que es el sistema de control de gestión ya que en muchas ocasiones se confunde con el concepto de control de gestión, por ello el objetivo de este libro ha sido proporcionar al lector una serie de elementos para que pueda implantar y evaluar un sistema de control de gestión en la empresa, pero también para que entienda la existencia, utilidad e importancia de este. 

...