¿Cuál es la objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A?

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Administración de Empresas

Asignatura:

Documentación y manejo de la información

Presentado por:

Ernesto Latorre Rivera

Docente:

Sandra Medina

Bogotá  D.C  Colombia  18 Febrero 2018

ACTIVIDAD 2 Quala S.A

1. ¿Cuál es la objetivo principal de la gestión documental en Quala S.A?

Respuesta:

Pienso que uno de los principales objetivos que tiene la empresa Quala s.a al trabajar con el Sistema de Gestión Documental es Controlar y garantizar los procesos que llevan en la empresa, los cuales les ayudan a estandarizar los mismos y  clasificar los documentos según su importancia, ya que al ser una empresa tan grande puede caer en el error de llenarse de documentos sin importancia y valor para los procesos que manejan. Llevar a cabo una correcta gestión documental para mantener el orden en la empresa, darle un tratamiento correcto y secuencial a cada uno de los documentos que se producen en las diferentes áreas de la empresa.

1.  ¿Cuál es la problemática del sistema de gestión documental (SGD) en la empresa del caso de estudio?

Respuesta:

Uno de los más grandes problemas que está afrontando la empresa es la falta de un plan de entrenamiento y capacitación que permita que los colaboradores realicen su labor de una manera efectiva pero con la mínima cantidad de información. Eso quiere decir que los procesos que ejecutan los trabajadores tienen muchos documentos que hacen que sea difícil la comprensión para cada uno de los trabajadores, lo que hace que sea poco productiva la labor. Creo que se deberían definir los tiempos y movimientos que se realizan en cada una de las plantas de la empresa, revisar cada estándar de operación y ver si se puede resumir, sin afectar su calidad en la producción de la empresa. Replicar lo que se está haciendo en la planta #2 y retroalimentar a cada colaborador de la empresa con este proyecto.

1. ¿Por qué razón se necesita realizar una estructuración del SGD de Quala?

Respuesta:

Al no llevar un SGD efectivo en la empresa se está afectando 2 áreas importantes.

1. El área Económica

En la empresa se debe evaluar si cada documento que se lleva en los procesos es realmente necesario y efectivo para el objetivo de la empresa que es la Rentabilidad del negocio, quizás se puede realizar la labor más efectiva pero sin mal gastar el dinero en documentos innecesarios, o eficientando el proceso de información a tiempo.

1. El Recurso Humano

Una de las cosas que más debe cuidar la empresa es el recurso humano, ya que de este depende el correcto funcionamiento de la misma, al no tener un correcto SGD y entendible para cada uno de los trabajadores, se puede entorpecer la labor del trabajador y no solo hacer que este se tarde más en realizar una labor específica, sino quizás aburrir su labor y que este baje su rendimiento.

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