DESARROLLO TÉCNICO DEL ELEMENTO CONTROL

1.6 DESARROLLO TÉCNICO DEL ELEMENTO CONTROL

El control deberá considerarse como la última etapa del proceso. Se puede planear y

crear una estructura de organización que en forma eficiente facilite el logro de los

objetivos y los empleados puedan ser dirigidos y motivados; no obstante, no hay

seguridad de que las actividades vayan conforme a lo planeado y de que las metas que

buscan los administradores de hecho se estén logrando.

1.6.1 CONCEPTO E IMPORTANCIA

El control, eslabón final en la cadena funcional de la Administración, verifica las

actividades para asegurar que se llevan a cabo conforme a lo planeado y cuando haya

desviaciones significativas, tomar las medidas necesarias para corregirlas. El valor de la

etapa control probablemente queda mejor entendido conectándolo a actividades de

planeación y control. Es significativo en Administración porque:

1. Se aplica a todo, a las cosas, a las personas y a los actos.

2. Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

3. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que los planes

se ejecuten con éxito.

4. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes.

5. Determina y analiza las causas que pueden originar desviaciones, para

evitarlas en el futuro.

6. Su aplicación es racional y contribuye al logro de la productividad de todos

los recursos de la empresa.

A fin de poder emitir una definición formal de este concepto, en el cuadro se plantean

algunas de las definiciones más aceptadas.

Autor Concepto

Burt K. Scalan

El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos

vayan de acuerdo con los planes establecidos.

George R. Terry

El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorizando y, si es necesario, aplicando medidas correctivas,

de manera que la ejecución se desarrolle de acuerdo con lo

planeado.

Henri Fayol

Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el

plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los

principios establecidos. Tiene como fin señalar las

debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se

produzcan nuevamente.

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Elementos del concepto

Del estudio de las anteriores definiciones es posible obtener coincidentes.

1. Relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los

objetivos que se establecen en la planeación.

2. Medición. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados.

3. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir que

se presentan entre la ejecución y la planeación.

4. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir errores.

Con base en estos elementos se puede definir el control como:

Proceso de medición de las actividades para asegurar que se cumplan conforme

a lo planeado y de corrección de cualquier desviación significativa.

1.6.2 PRINCIPIOS DE CONTROL

Principio de equilibrio

A cada grupo de delegación conferido debe proporcionársele el grado de control

correspondiente (figura 29).

Figura 29. Principio de equilibrio.

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Principio de los objetivos

Control existente en función de los objetivos; es decir, el control no es un fin, sino un

medio para alcanzar los objetivos preestablecidos (figura 30).

Figura 30. Principio de los objetivos.

Principio de la oportunidad

Para ser eficaz, el control necesita ser oportuno; es decir, aplicarle antes de que se

cometa el error, (figura 31).

Figura 31. Principio de Oportunidad

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Principio de las desviaciones

Todas las desviaciones o variaciones que se presenten con respecto a los planes deben

ser analizada detalladamente de tal manera que sea posible conocer las causas que las

originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro (figura 32).

Figura 32. Principio de las desviaciones.

Principio de excepción

Preferentemente, el control debe aplicarse a las actividades excepcionales o

representativas, a fin de reducir costos y tiempos, delimitando adecuadamente cuáles

funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de métodos

probabilísticos, estadísticos o aleatorios (figura 33).

Figura 33. Principio de excepción.

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Principio de la función controlada

La función controladora por ningún motivo debe comprender la función controlada, ya

que pierde efectividad el control. Este principio es básico, pues significa que la persona o

la función que realiza el control no debe estar involucrado con la actividad a controlar

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