DISEÑO Y DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO, BASADO EN EL DECRETO 1443 DEL AÑO

1. OBJETIVO(S)

1. Este procedimiento tiene por objeto definir las actividades o tareas referentes al manejo, uso y control de los documentos y registro que sean parte operativa, normativa y legal del desarrollo normal de las actividades de la organización y su Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo  (SG-SST) 

1. Asegurar y controlar el debido proceso de identificación, recuperación, retención, archivo, almacenaje y protección de los registros que se generen durante el desarrollo normal de las operaciones del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización.

1. ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los documentos internos, externos y registros que son parte de la evidencia y gestión operativa del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización.

1. RESPONSABLE

Gestión

1. DEFINICIONES

1. Aprobación: Acción de verificar la correspondencia entre el contenido de un documentos con las políticas, objetivos y/o requisitos que deben ser cumplidos para la realización de una actividad.

1. Control de Documentos: Son las directrices dadas para la elaboración, modificación, revisión, aprobación, distribución, anulación y/o eliminación de documentos internos del Sistema de Gestión.

1. Copia Controlada: Es la copia autorizada por el Gestor, de los documentos internos o externos que regulan la ejecución de las actividades correspondientes a cada uno de los procesos del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo, los cuales se encuentran relacionados en el LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS INTERNOS.

1. Copia No Controlada: Copia de documentos internos con fines informativos o de entrenamiento que debe llevar la expresión DOCUMENTO NO CONTROLADO en la parte inferior derecha del documento.

1. Documento: Toda información contenida en cualquier medio o soporte.

1. Documento Obsoleto: Es aquel que ya no es vigente para la ejecución de las actividades de la organización.

1. Documento Externo: Son todos aquellos requeridos por la organización, que son emitidos por entes externos o autoridades responsables del control y la vigilancia del desarrollo normal de las actividades de las organizaciones. Por ejemplo: libros de consulta, guías, catálogos, normatividad legal, etc.

1. Documento Vigente: Es aquel que las dependencias requieren, debido a que en ellos se establecen los requisitos y/o requerimientos actuales para el desarrollo de sus actividades.

1. Documentos Internos: Documentos que describen el desarrollo normal de las actividades y que son generados al interior de la organización, tales como: Manuales, procedimientos, instructivos, formatos, entre otros.

1. Formato: Documentos que sirven para consignar datos generados en una actividad desempeñada, con el ánimo de proporcionar evidencia de dicha actividad o presentar resultados obtenidos.

1. Procedimiento: Documento que describe la forma específica para llevar a cabo las actividades de un proceso.

1. SG-SST: Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo.

1. Versión del Documento: Indica el número de veces que un documento ha sido modificado. Se parte del inicial 01.

1. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de las actividades desempeñadas.

1. ACTIVIDADES

1. Aprobación y entrega de documentos internos [pic 2][pic 3]

El Gestor en colaboración con el Gerente General de la organización, revisan y aprueban todos y cada uno de los documentos que se generen al interior del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo; por lo tanto, la evidencia de dicha gestión se podrá visualizar en el formato ACTA DE APROBACIÓN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN.

De igual forma, para el caso de los procedimientos, manuales y/o instructivos establecidos al interior del Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo de la organización, su aprobación se verá reflejada en el siguiente cuadro de firmas, el cual irá adjunto al mismo documento:

Posteriormente, estos documentos ingresarán a la base de datos correspondiente al LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS Y REGISTROS, en el cual se desarrollará un debido proceso de fácil identificación y legibilidad, teniendo en cuenta la siguiente información:

1. Nombre del documento.

1. Tipo de documento: Se identificará si es manual, procedimiento, instructivo o formato.

1. Proceso al que pertenece el documento.

1. Fecha de emisión: Esta fecha corresponderá a la fecha de aprobación y emisión del documento.
2. Formato en el cual se encuentra el documento, ya sea Word, Excel o PDF.

1.  Ubicación tanto física y/o magnética del documento.

1. Identificación del usuario responsable del almacenamiento, protección y diligenciamiento del documento.

Para efectos de entregar los documentos debidamente aprobados a cada uno de los responsables de su protección, custodia y diligenciamiento, el Coordinador de HSE debe diligenciar el formato ACTA DE APROBACIÓN DE OPERACIONES DEL SISTEMA DE GESTIÓN, registrando toda la información suficiente y necesaria para identificar a cada uno de los usuarios de dichos documentos.

1.  Rotulación de los documentos internos

Todo documento del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo será revisado por el responsable del proceso y será aprobado por el gerente general y a su vez deberán ser incluidos dentro del SCG-SST-F003 Listado Maestro de Documentos.

Los Documentos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, se codifican de la siguiente forma: