ENSAYO SOBRE EL DESCONOCIMIENTO SOBRE LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS EN COLOMBIA

Universidad de la Amazonia

Omar Danilo Cruz

Estudiante

ENSAYO SOBRE EL DESCONOCIMIENTO Y LA IMPORTANCIA DE LOS PROCESOS ARCHIVISTICOS EN COLOMBIA.

La archivística, gestión documental, organización de archivos o como lo quieran referir; ha venido desarrollándose   desde hace un tiempo en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Aunque este se encuentre ya establecido dentro de un marco legal por los órganos reguladores del Estado, el desconocimiento de la misma, por las personas o empresas que se encargar del manejo de sus documentos; en ciertos aspectos han perdido credibilidad, orden y memoria institucional de acuerdo a sus funciones frente a la sociedad en Colombia.

Si nos preguntamos ¿Cuál sería el motivo de este desconocimiento sobre los procesos archivísticos? Podría decir que se debe a la falta de cultura, porque no les importa sus documentos y creen que porque ya cumplieron con cierta función entonces el papel ya no le es útil y lo acumula en un depósito de documentos sin ningún criterio archivístico. También puede ser porque las entidades no quieren gastar los recursos necesarios exigidos por personas o empresas dedicadas a estas actividades, creen que es mucha plata, pero desconocen todos los procesos o la importancia  que se le debe dar a cada documentación para que esta se encuentre debidamente organizada, la cual le ayudara para la toma de decisiones, y dado el caso contribuiría al patrimonio cultural de Colombia.

Por ultimo ¿qué pasaría si no existieran los archivos físicos o los procesos archivísticos en Colombia? Perdería memoria institucional, la fuente de información no sería tan verídica, tendrían fondos acumulados sin ningún criterio archivístico, se retrasarían las actividades de acuerdo a  sus funciones, el acceso a la información no sería eficiente, entre otras. Pero la más importante es que estaría incurriendo en el Artículo 74 de la CN. ”Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo los casos que establezca la ley”. También estaría incurriendo en la Ley 594 de 2000  AGN, específicamente en los Títulos IV. Artículos del 11 al 20 y V. Artículo 22. “Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos”. El no cumplimiento a estas actividades establecidas por las diferentes normas, será sancionado económicamente por 20 SMLM, impuestas por el Estado, a favor del tesoro nacional.

Los artículos anteriormente mencionados nos hará entender de la mejor manera el porqué es importante los archivos y sus procesos archivísticos. Lo único que se debería tener en cuenta en las empresa es el sentido de pertenecía, conocer y capacitar  a sus empleados, o en otro caso, contratar el personal idóneo y competente, con todos los conocimientos técnicos y administrativos que le ayudaran a mejorar en todos los campos de la gestión documental dentro de sus empresas.

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