FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN

Prof. Belkis Rodríguez

06/07/2011

FUNCIONAMIENTO DE UNA ORGANIZACIÓN

La empresa es un conjunto organizado de recursos humanos y materiales dirigidos por el empresario, el cual debe buscar unos objetivos fijados con anterioridad. Estos recursos deben estar colocados y realizar una actividad de forma específica. La organización pretende maximizar el resultado de la colaboración de personas y cosas, ya que es la encargada de definir el rol que cada participante ha de desarrollar dentro de la empresa.

Es importante resaltar, que las funciones consisten en una orientación general y a su vez específica dentro del conjunto de la administración de una organización, entre las cuales se encuentran:

1. Estudiar y analizar de manera permanente la estructura y el funcionamiento de la dependencia. Esta primera función implica que efectúen varias actividades como la realización de un diagnóstico general de la estructura y procedimientos de la organización, la proposición de modificaciones para la adaptación de sistemas y procedimientos, su diseño y la formulación de manuales administrativos.

2. Adecuar la organización y las funciones en la dependencia a las que se trabaja. Según esto, deben desarrollarse actividades de investigación y clasificación de acuerdo a las bases jurídicas que le otorgan legitimidad a la administración de la dependencia.

3. Asesorar a las unidades o departamentos de la dependencia que lo solicitan en la interpretación y aplicación de técnicas administrativas; coordinándose con cada una de ellas e implantando nuevos y mejores sistemas de trabajo y capacitación del personal.

4. Hacer actividades de promoción, investigación y divulgación. Para promover la coordinación de los recursos e investigar las nuevas técnicas de administración que se puedan aplicar, de este modo comunicar o divulgar dichas técnicas para que sean aplicadas.

5. Hacer un estudio de todo el trabajo realizado en la organización, donde se verifiquen todas las actividades ejecutadas como un análisis integral de finalidad, de organización, sistemas y procedimientos, a fin de considerar posibles mejoramientos en los métodos.

6. Dictamen, asesoramiento e información de los trabajos que deba realizar la organización en cada una de sus divisiones.

7. Conocimiento de las técnicas concernientes al mejoramiento de métodos y a los principios generales para resolución de problemas que se plantean en la organización de la cual dependen.

8. Estudio, bibliografía y documentación sobre temas de organización y métodos.

9. Estudiar, proponer e implantar sistemas y procedimientos que permitan desarrollar con mayor eficiencia y productividad las actividades de los funcionarios y empleados.

De igual manera, existen muchos modelos de funcionamiento de organización donde se pueden observar otras técnicas, modelos, esquemas, entre otros, que se llevan a cabo dependiendo la organización que se quiera y la ubicación de la empresa, por tal motivo se presenta a continuación otro modelo de funcionamiento de una organización.

Funcionamiento de la organización.

Existen cinco formas de funcionar en la organización (flujos o interrelaciones).

Teorías clásicas 1.- organización como sistema de autoridad formal

2.- organización como sistema de flujos regulados

Teorías de las relaciones humanas 3.- organización como sistema de comunicación informal

Teorías de sistemas 4.- organización como sistema de la constelación de trabajo.

5.- organización como sistema de procesos de decisión.

1.- Organización como sistema de autoridad formal:

El mecanismo de coordinación por el que se organizan la empresa es el de supervisión directa. La Organización formal, está basada en una división del trabajo que especializada órganos y funciones en determinadas actividades. Es la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en todos los manuales de la empresa. Es la organización formalizada de modo oficial.

2.- Organización como sistema de flujos regulados:

Es lo mismo que hablar de trabajos estandarizados, por tanto el mecanismo que funciona es la normalización de procesos. Hay tres tipos de sistema de flujos:

• Flujo de trabajo operativo: se centra en el núcleo de operaciones. Se da tanto un flujo de materiales como de información (como trabajar), que se transforma en un producto final.

• Flujo de control y resultados de anomalías: es un flujo vertical y tiene un flujo ascendente y descendente. Recoge información del núcleo de operaciones (de las anomalías), y que llega a través de los distintos escalafones hasta el ápice estratégico (flujo ascendente). El ápice toma una serie de decisiones que luego traslada hacia abajo a través de los escalafones hasta llegar al núcleo de operaciones (flujo descendente).

El flujo ascendente y descendente se lleva a cabo hasta llegar a un escalafón en el que se lleve a cabo el proceso de toma de decisiones.

• Flujo de información del staff: asesoramiento e información que los miembros del staff de apoyo, prestan a los directivos que se encuentran en la línea media (flujo horizontal).

Hasta aquí se puede observar la organización como un sistema cerrado y como algo totalmente formalizado y regulado.

3.- Organización como sistema de comunicación informal.

Organización informal: surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal. Estas vías aparecen, bien por razones técnicas bien por razones humanas. (Es decir por necesitar consultas algo o por cuestiones de amistad).

Es por eso que, la comunicación informal se produce de manera espontánea y no obedece a patrones de comportamiento establecidos por la organización, es reconocida como una forma básica de conocimiento del otro, de incorporar información de carácter situacional (quién es, qué hace). El principal medio de comunicación empleado en la comunicación informal es el cara a cara, la relación interpersonal directa. Sin embargo, algunas organizaciones son conscientes de la importancia de este tipo de comunicación para conectar con el empleado, y emplean un medio de comunicación que les permite llegar a todos ellos utilizando con un carácter informal; por ejemplo: los boletines o revistas de la empresa.

Sin embargo, en ocasiones

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