Guia de congresos y convenciones.

GUÍA DE PREGUNTAS

1. ¿Por qué organizar una conferencia o congreso?

Existe un problema que necesita examinarse. El ejemplo del asma infantil del comienzo de esta sección entra en esta categoría. Organizar una conferencia puede tanto encarar el problema como ayudar a destacar la urgencia de hacerlo.   

El campo/área de estudio necesita una conferencia o congreso. Hay varias razones posibles para esto:

1. El campo puede ser nuevo y carecer todavía de una identidad clara. Una conferencia o congreso puede reunir a la gente que lo está formando y ayudar a definirlo.
2. El campo puede carecer de cohesión. La gente puede no conocerse o estar en desacuerdo con los métodos u otros temas, o simplemente no percibir cuántas personas más tienen intereses similares. Una conferencia puede reunirlos y crear redes que se extenderán y mejorarán el trabajo.
3. Puede haber nuevos descubrimientos en la investigación, trabajos, ideas, métodos o información (nuevas reglamentaciones, etc.) que necesitan ser compartidas.
4. Puede que la gente necesite entusiasmarse más y saber que no están solos.  El campo puede estar tambaleante a causa de cortes en el presupuesto o revelaciones de prácticas ilegales o no éticas por parte de alguien. Un congreso puede servir para reenfocar la energía, proporcionar un foro donde solucionar algunos de los problemas que han surgido y simplemente dar a losparticipantes una oportunidad de demostrarse mutuo apoyo.

 La organización o grupo quiere instituir reuniones anuales. Se considera que un tema, un campo, una comunidad o un grupo determinado de personas es lo suficientemente importante como para necesitar una conferencia anual.

Surge una crisis o una oportunidad que necesita ser atendida. Una conferencia puede tratar una gran reducción o un gran aumento de los fondos para el campo en cuestión, por ejemplo, o abordar el hecho de que se haya comprobado la ineficacia o peligro de una práctica estándar.

1. ¿Quién debe organizar una conferencia o congreso?

Asociaciones y organizaciones profesionales. Éstas incluirían a asociaciones que representan a:

1. Disciplinas académicas (economía, educación)
2. Profesiones licenciadas o certificadas (psicología, trabajo social, enfermería, leyes)
3. Grupos de intereses especiales dentro de las profesiones (derecho medioambiental, terapia familiar).
4. Trabajadores de temas específicos dentro de las profesiones (asesores de salud en el hogar, consejeros de vida independiente)

Agencias de gobierno. Agencias del gobierno de muchos niveles realizan conferencias para sus propios empleados, generalmente con propósitos de capacitación y divulgación de información. También pueden realizar conferencias como donantes – conferencias para ayudar a potenciales postulantes a fondos a comprender el proceso de solicitud, por ejemplo, o conferencias que explican nuevas reglamentaciones u otra información importante a grupos que reciben apoyo.

Coaliciones. Ya sea tanto sea a nivel local, estatal o nacional, las coaliciones a menudo encuentran que las conferencias son buenos vehículos para poner de relieve y crear estrategias para resolver problemas, planificar para el futuro o para promover el apoyo/defensa de la causa.

Organizaciones individuales. Una organización local del tipo de un centro de salud mental, un hospital o un programa de padres de adolescentes, puede ser la sede de una conferencia sobre el tema en particular o sobre un problema de nivel comunitario que les concierne a ellos y a otras organizaciones y agencias. Una organización estatal o nacional puede organizar una conferencia para sus propios miembros

1. ¿Cuándo organizar una conferencia o congreso?

Cuando se quieren informar al campo, a un grupo en particular o al público sobre un tema. Se puede organizar una conferencia legislativa a la cual se invitará a legisladores, expertos en el campo y profesionales, para discutir un asunto de política. Una coalición local puede convocar a una conferencia centrada en un asunto local e invitar a gente de todos los sectores de la comunidad para aprender e idear estrategias acerca de él.

Cuando se quiere reunir gente con habilidad para atacar un problema que necesita abordarse o para trabajar en la solución de un problema.

Cuando se necesita publicitar un nuevo trabajo en el campo. Una conferencia es a veces la mejor manera de hacer conocer el asunto.

Cuando se desea entusiasmar o re-entusiasmar a la gente acerca de su trabajo.  El tener la oportunidad de discutir el trabajo con otros que están en las mismas circunstancias y de recordar por qué lo están haciendo, es un poderoso aliento para seguir adelante.

Anualmente, para reunir al campo, la profesión, la coalición o el grupo de interés,  para aprender, colaborar, celebrar éxitos y enfrentar desafíos. Las conferencias anuales sirven para una variedad de propósitos, entre ellos, definir al grupo y crear solidaridad.

1. ¿Cómo organizar una conferencia o congreso?

¿Tenemos los recursos – financieros, personales, y demás – para hacer esto?

¿Tenemos el tiempo y la energía?

¿Hay otros – individuos u organizaciones – que deberían, y estarían dispuestos a hacer esto, en lugar de nosotros?

¿Hay otras mejores maneras de lograr los objetivos que tenemos para esta conferencia?

1. Mencione las fases y explique las fases de la organización de una conferencia o congreso.

La planificación de la conferencia.

Hacerle publicidad a la conferencia y reclutar e inscribir a los participantes.

Llevar a cabo la conferencia.

Evaluar la conferencia y su proceso organizativo.

1. Elabore la estructura organizativa de una conferencia o congreso.

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1. Mencione las funciones de cada miembro de la estructura organizativa de la conferencia o congreso.

Reunir a un equipo o comité directivo. La mayoría de las conferencias se benefician al tener un grupo de gente a cargo. Esto significa que las decisiones son consideradas desde más de una perspectiva, que hay una variedad de ideas para elegir y que hay más manos para hacer el trabajo. Aunque este grupo generalmente no reemplaza al coordinador individual (vea abajo), los dos trabajan muy estrechamente (el coordinador a menudo proviene, o es al menos miembro, del grupo organizador). Debería estar compuesto por personas que tienen el tiempo, la energía, el conocimiento y el deseo de hacer el trabajo.

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