INGRESOS Y GASTOS SAP

1. Objetivo

Realizar seguimiento al presupuesto plan, tanto de ingresos como gastos de forma mensual y acumulada.

1. Alcance

DESDE la descarga de información vía sistema y herramientas informáticas HASTA la generación de informes y reportes mensuales para análisis y seguimiento con las Gerencias y Responsables de CeCos.

1. Definiciones

Ingresos.- dentro de SAP son las cuentas que incluye ventas, descuentos y devoluciones que sean nacionales y de exportación. 

Gastos.- en SAP son todas las cuentas que hacen referencia a las erogaciones administrativas, logísticas, comerciales, productivas y de apoyo.

Gastos Plan.- son los gastos específicos que se colocaron en el plan de gastos.

Gastos Reales.- son los rubros que se gastaron realmente en el período de tiempo determinado.

Seguimiento del Plan de Gastos.- Visualización de variaciones porcentuales y nominales de un período específico con relación al período anterior y con respecto al presupuesto.

1. Herramientas

• Computador
• SAP
• BO
• Microsoft: Excel, PowerPoint, Outlook

1. Políticas

1. Método

Seguimiento de Gastos

1. Descargar los datos de los gastos del mes:

• Desde SAP
• Desde BO

1.  Descarga desde SAP

1. Ingresar a SAP

1. Dirigirse a la transacción:
2. [pic 2]

Se deben llenar los campos como se encuentra en la imagen anterior.

El grupo de centros de coste 2 corresponde a la agrupación creada de todos los CeCos de Colombia.

Ejecutar la consulta (F8)

1. Descargar a un archivo de Excel los datos obtenidos.

• Dirigirse a la opción para llamar el informe

• Seleccionar columna Cst. Plan

• Siguiente opción Centros de coste: PI plan

• Layout de selección es CONSULTA PPTO

• Fichero local para exportar

• Seleccionar la opción Hoja cálculo coste

• Elegir una ubicación en el equipo donde se guardará el archivo.
• Seleccionar Crear y el archivo se guardará automáticamente en la ubicación elegida.

1. Trabajar el archivo descargado para generar la base.

• Eliminar espacios en filas y columnas en blanco
• Solo se debe mantener las columnas

• Clases coste/Centros coste
• Cst.reales
• Cst.plan

• Eliminar los asteriscos e información de tarifas de la columna Clases coste y al guardar el archivo convertir texto a Excel.

NO APLICA PARA COLOMBIA

• Separar el código del CeCo del nombre de la cuenta usando el archivo de apoyo para transformar la base.

 [pic 3]

CONTINUACIÓN 

Realizar tabla dinámica para totalizar cuentas por centro de costo y por periodo.  

• Revisar que cuadre total Plan vs SAP.

•  Organizar información usando el archivo de apoyo para transformar la base.

1. Descarga desde BO

1. Ingresar al Analysis for Microsoft Excel
2. Abrir el archivo o libro de trabajo

1. En la pestaña Analysis seleccionar Solicitud de entrada

[pic 4]

1. Completar los campos requeridos en la ventana señalados en amarillo y seleccionar OK

1. Se despliega el detalle del gasto y se cuadra total plan y real contra SAP.

1. Actualizar archivos de desviaciones

1. Abrir Archivo:

[pic 5] 

Este archivo corresponde a la base general acumulada de los gastos mes a mes.

1. Filtrar el año y mes que se va a actualizar y eliminar filas.
2. Borrar todos los filtros y dirigirse al final de la tabla.
3. Pegar la información de la base de gastos anteriormente generada desde SAP o BO únicamente los campos que se encuentran en fondo blanco.
4. Los otros campos se deben generar automáticamente.
5. Guardar y cerrar el archivo.
6. Abrir archivos de desviaciones y actualizar todas las pestañas del PowerPivot de cada uno.

[pic 6]

1. Generar un archivo por cada responsable, gerencia o especialista utilizando los filtros  dispuestos para ello.

El archivo debe contener el nombre del responsable de justificar o de la especialidad en caso de especialista.

1. Abrir al mismo tiempo el archivo

[pic 7]

Aquí se pegarán automáticamente el detalle de cuentas y valores a justificar.

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