ISO 9001 Control de los registros en un SGC

Control de los registros en un sistema de gestión de la calidad ISO 9001

¿Qué es un registro?

Son las evidencias documentales de las actividades realizadas de tal manera que un registro es la prueba de que se ha realizado determinada tarea conforme ha definido los procedimientos

Los registros son también el soporte de los datos para su posterior análisis si deseamos saber cuántos presupuestos hemos realizado cuantos pedidos hemos servido o cuantas incidencias o no conformidades han existido debemos consultar los registros del sistema

Los registros son la base para dar cumplimiento al principio del enfoque basado en hechos para la toma de decisiones en los sistemas de gestión de la calidad

¿Qué tipos de registros pueden existir?

Atendiendo a su origen los registros pueden ser clasificados como internos o externos.

 Serán internos cuando la información es generada y el registro cumplimentado por la propia organización. Por ejemplo un presupuesto, un cliente o un informe de no conformidad

Serán registros externos aquellos que no son generados por la propia organización, por ejemplo un albarán o factura de un proveedor o un certificado de formación emitido por otra entidad

Según el soporte de los registros estos pueden generarse en formato o en presos codificados y que poseen campos definidos para su complementación o pueden ser registros sin formato definido este último caso suele estar asociado a informes extensos como el informe de revisión o a los presupuestos a presentar para estos registros sin formato es necesario que en el procedimiento en el que se cite su generación se detalle la información mínima necesaria que debe contener

Los registros se pueden clasificar respecto a su naturaleza tendremos entonces registros en papel o registros electrónicos o informáticos  por ejemplo un registro para el control de la documentación como un registro interno y con un formato con campos definidos para su cumplimentación

Requisitos control de registros

Necesidad de un procedimiento documentado. Puede ser un procedimiento individual o como pasa en muchas ocasiones puede estar fusionada con el correspondiente al de control de documentos en este procedimiento debe describirse en la metodología para el control de los registros. Las responsabilidades asociadas y los registros o evidencias de las tareas realizadas para este control

Identificación de los registros. Existe una primera diferenciación por el tipo de registro así a los impresos o formatos se les asigna un código y un nombre para identificar el tipo de datos que contiene dentro del mismo tipo de registro existen registros diferentes por ejemplo existirá un registro de formación para cada uno de los empleados o diferentes pedidos de clientes que puedan ser identificados por un número es necesario definir el campo de la impreso que identificara al registro como único

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