PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO CONTROL DOCUMENTACIÓN Y REGISTROS

PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Y REGISTROS

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ÍNDICE

OBJETIVO

ALCANCE

IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES

METODOLOGÍA

ANEXOS

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PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE LA DOCUMENTACIÓN

Y REGISTROS

OBJETIVO

Establecer el método de implantación y mantenimiento del sistema de documentos en materia de prevención de

riesgos laborales.

ALCANCE

Entran dentro del alcance de este procedimiento todos los documentos y registros que forman parte del sistema

de prevención de riesgos laborales de la empresa.

IMPLICACIONES Y RESPONSABILIDADES

Dirección: es responsable de definir la política y la organización de la empresa, elaborando una Declaración de

Principios y Compromisos.

Deberá aprobar los procedimientos de gestión de la prevención de riesgos laborales desarrollados en este

Manual.

Director de unidad funcional: cada responsable de la unidad funcional deberá aprobar en primer término las

instrucciones de trabajo que afecten a su área.

La elaboración de los diferentes procedimientos del Sistema de Gestión serán elaborados en equipo por los

responsables de la unidad funcional que la Dirección establezca contando con la colaboración del Coordinador

de prevención y el Delegado de prevención.

Mando intermedio: es el responsable, individualmente o con el equipo que la organización establezca, de elaborar,

revisar y actualizar las instrucciones de trabajo que afecten a su área (véase procedimiento código ….....).

Responsable de Administración: es el responsable de archivar y guardar de manera segura y controlada la

documentación que se decida preservar.

METODOLOGÍA

Cuando la organización detecte la necesidad de elaborar nuevos documentos o de modificar los ya existentes

mediante alguna de estas técnicas:

• Evaluación de riesgos

• Investigación de accidentes

• Observaciones del trabajo

• Comunicación de riesgos y sugerencias

• Auditorías

u otras no establecidas formalmente, deberán ser redactados, revisados y aprobados por los responsables

correspondientes.

Cualquier documento o registro será codificado siguiendo el sistema de codificación establecido en el anexo 7.2.

Distribución

Se entregarán copias controladas, con acuse de recibo, de los siguientes documentos:

• Manual de Prevención: a todo el personal de la plantilla.

• Procedimientos de actividades preventivas: a todo el personal que esté implicado en su aplicación.

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• Instrucciones de Trabajo: a todos los trabajadores que deban aplicarlas, así como a sus mandos directos.

También existirán copias controladas de las instrucciones en los lugares de trabajo.

• Registros: en cada procedimiento queda definido quién debe tener copias de los registros correspondientes.

La Unidad Funcional de Administración deberá tener actualizada la Lista de Distribución (anexo 7.3.) de los

documentos anteriormente indicados.

La Dirección recibirá periódicamente una copia de esta Lista de Distribución. Cuando se entreguen copias no

controladas, se deberá indicar dicha condición mediante el sello de «NO CONTROLADO».

Archivo

Los registros y documentos obsoletos deberán ser conservados si:

• la legislación o normativa obliga a ello,

• la información que conllevan puede utilizarse posteriormente para la elaboración de estadísticas o

historiales,

• por su interés se ha acordado su conservación.

En cualquier caso los

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