Procedimiento Documentado De Control De La Documentción

PROCEDIMIENTO

A continuación se presenta de manera desordenada, un Procedimiento para la Elaboración y Control de la Documentación. Junto con cada Texto, se le asocia una letra del abecedario.

A)

CONTROL DE DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS ANEXO

TRANSMISION DE DOCUMENTOS ANEXO

LISTA DE DOCUMENTOS EN VIGOR AL DIA DE LA FECHA ANEXO

B)

El Responsable de Calidad es el responsable de la custodia del original de cada documento del Sistema de la Calidad.

El Responsable de Calidad controla la documentación vigente mediante el registro Lista de Documentos en Vigor (PG-02.01.03) donde hace constar la versión vigente de los documentos del Sistema de la Calidad. Dicha lista se guardará junto con los originales de la documentación del Sistema de la Calidad.

Así mismo controlará quien tiene cada documento mediante la cumplimentación de las hojas de Control de Distribución de Documentos (PG-02.01.01), que son archivadas por el Responsable de Calidad junto con los documentos originales.

La conservación y destino final de los registros se realiza según se expone en el Procedimiento General de Control de los Registros de la calidad.

Así mismo, el Responsable de Calidad mantiene en archivo los originales de las ediciones obsoletas de los documentos del Sistema de la Calidad por un período de tres años desde su obsolescencia.

La documentación obsoleta lleva escrito en todas sus páginas la leyenda "Obsoleto".

Cada destinatario se responsabiliza de archivar adecuadamente la edición en vigor de todos los documentos que reciba del Responsable de Calidad; así como de la destrucción de la documentación obsoleta.

C)

La documentación externa que afecte al Sistema de Calidad de naturaleza legal (Requisitos Reglamentarios, Normativa aplicable, etc.), son archivadas, controladas y actualizadas por el Responsable de Calidad. Para proceder a ésta actualización el Responsable de Calidad utilizará alguna de las siguientes alternativas:

- Consulta de boletines oficiales.

- Información suministrada por asociaciones profesionales

Los requisitos legales aplicables a las actividades de la organización son recogidos en una Lista de Documentos en Vigor para el grupo de documentos “normativa legal aplicable”.

La documentación externa de naturaleza técnica necesaria para una correcta prestación del servicio de la organización, será archivada en un lugar del laboratorio convenientemente identificado. El Responsable de Laboratorio será la función de la organización responsable de mantener dicha documentación actualizada y en perfecto estado para su consulta por el personal técnico.

Los catálogos de proveedores son actualizados por el Responsable Comercial de forma continua en función de que éstos sean enviados por el proveedor. Existe una zona de catálogos, en la cual se encuentran los catálogos en vigor. El Responsable Comercial eliminará de dicha zona los catálogos obsoletos según vayan siendo enviados por el proveedor. En caso de conservar los catálogos obsoletos, estos se identificarán como tales bien mediante inscripción en el mismo de la notación “obsoleto”, bien mediante su archivo en un lugar debidamente identificado.

D)

La responsabilidad de la elaboración de los Documentos del Sistema de Calidad o, en su caso, designar la función responsable de dicha elaboración en relación al contenido del Documento corresponde al Responsable de Calidad.

La persona encargada de la elaboración de los documentos del Sistema de la Calidad recabará la información necesaria, así como la colaboración de la persona o personas que estime conveniente para la correcta elaboración de dichos Documentos. En el apartado correspondiente del Documento, el Responsable de su elaboración firmará y fechará el mismo como constancia de su elaboración.

E)

Manual de Calidad:

Consta de una portada, contraportada, y restantes páginas.

La portada consta de un encabezado y un pié de página. En el encabezado figura:

 Nombre de la empresa (recuadro izquierdo)

 Título del Documento (recuadro central)

 Fecha de aprobación, edición y paginación (recuadro derecho.

En el pié de página figuran tres recuadros que recogen la firma, cargo y fecha de la elaboración, revisión y aprobación del documento. La firma de la aprobación del Manual en la portada implica la aprobación de todo el contenido de dicho Documento.

La contraportada consta de un encabezado igual al descrito en la portada y en ella aparecerá el CONTROL DE MODIFICACIONES del documento y el índice del mismo.

Las restantes páginas del Manual de Calidad constan de un encabezado igual al descrito en la portada y desarrollan el contenido del mismo a través de los capítulos que figuran en el índice.

Procedimientos:

Los Procedimientos del Sistema de Calidad se elaboran en formato A-4, mecanografiado por una sola cara y constan de una portada y de las restantes páginas.

La codificación de los Procedimientos se realiza de la siguiente manera: PG-XX.YY, dónde:

PG Son las iniciales de “Procedimiento General”

XX Primer dígito de control asignado correlativamente para cubrir un requisito de la Norma de referencia

YY Segundo dígito de control asignado correlativamente según en número de procedimientos necesarios para cubrir un requisito de la Norma de Referencia.

La portada consta de un encabezado, control de modificaciones, índice y pié de página.

El encabezado de la portada consta de:

 En el lado izquierdo figura el nombre de la Empresa.

 En el lado derecho la codificación del documento, la edición documento (con dos dígitos), y finalmente la paginación del documento en formato “X de Y” dónde “X” indica la página actual e “Y” indica el número total de páginas de las que consta el documento (sin considerar los anexos.

 En el centro el título del Documento.

Tras la cabecera se incluye una Sección de CONTROL DE MODIFICACIONES RESPECTO A LA EDICION ANTERIOR, donde se indica:

 Edición: Nº de orden correlativo con dos dígitos

 Fecha: Fecha en la que se efectúa la modificación.

 Modificación:

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