PROCEDIMIENTO DE CONTROL Y TRAZABILIDAD

1.0 Objetivo

Describir la metodología que permita identificar y conocer el curso de las solicitudes de servicio de los clientes internos y externos en el SGC, como son las Representaciones Federales y otras instancias que se dirigen a la Coordinación General de Delegaciones Federales (CGDF).

2.0 Alcance

Este procedimiento aplica a todas las solicitudes, las cuales comprenden las relacionadas con los servicios de procesos soporte y las solicitudes de otros servicios. El inicio se considera desde la recepción del documento en el que el interesado solicita el servicio, hasta el envío de la respuesta del mismo. También permite dar un seguimiento al cumplimiento de los estándares establecidos para los procesos soporte.

3.0 Responsabilidades

Del Coordinador General

3.1 Analizar los resultados que arroje el seguimiento de este proceso, identificando el cumplimiento de los estándares de respuesta al solicitante para la toma de decisiones en vías de la mejora continua.

3.2 Autorizar las respuestas de las solicitudes de servicios de procesos soporte que así lo requieran.

Del Subdirector de Control de Gestión

3.3 Supervisar las actividades del proceso de identificación y trazabilidad mediante:

 Revisión y firma de los turnos o VOLANTES de correspondencia con los que se hacen llegar las solicitudes de servicio a las áreas para su atención.

 Revisión y firma de los reportes periódicos (quincenales) de los asuntos pendientes de resolver por las áreas.

Del Coordinador de Control de Gestión

3.4 Revisar y clasificar las solicitudes de servicio.

3.5 Registrar las solicitudes de servicio en el Sistema de Control de Gestión, con el propósito de que sean turnadas a las áreas responsables para su revisión, análisis y atención.

3.6 Canalizar diariamente las solicitudes de servicio a las áreas responsables de la CGDF, en los términos de la actividad no. 2 de la descripción de actividades del diagrama de flujo del punto 5.1 de este procedimiento (pág. 6).

3.7 Identificar y rastrear la solicitud de servicio para conocer en qué fase del proceso se encuentra el producto (la respuesta).

3.8 Elaborar los informes periódicos para el seguimiento y cumplimiento de los estándares de tiempo declarados correspondientes a procesos soporte y de las solicitudes en general. El estándar de tiempo de estos últimos es de diez días, exceptuando aquellos en los que las áreas determinan plazos diferentes de acuerdo a la solicitud específica y que nos lo comunican o declaran en el SGC.

3.9 Coordinar y supervisar al personal del área en las actividades de Control de Gestión.

Del Personal del área de Control Gestión

3.10 Recibir y sellar las solicitudes de servicio y turnarlas al responsable de control de gestión.

3.11 Revisar el seguimiento de las respuestas capturadas por las áreas en el SCG, para concluir con los asuntos.

3.12 Archivar los VOLANTES de solicitud y los VOLANTES con los oficios de respuestas que entregan las áreas para finalizar el trámite.

4. Definiciones y Abreviaturas

4.1 Clientes Internos

Son otras áreas de la Secretaría de Economía que interactúan con la CGDF y las RF´s. Asimismo la CGDF y las RFs son clientes internos entre si.

4.2 Sistema de Control de Gestión (SCG)

Es el programa informático en el que se registran los documentos y solicitudes que se reciben en la Coordinación General de Delegaciones Federales.

4.3 Control de Gestión

Son las actividades a través de las cuales se mantiene el seguimiento de todas las solicitudes de servicio hechas a la CGDF, hasta que se emite la respuesta. Incluye la operación del SCG.

4.4 VOLANTE o turno de correspondencia

Es el formato que se genera del SCG al capturar las solicitudes, mismo que contiene los datos generales de los asuntos, así como la identificación correspondiente.

4.5 No. de Control de VOLANTE o turno de correspondencia

Es el número que se asigna a las solicitudes registradas en el SCG de manera automática, con el cual se identifican y se da seguimiento a la respuesta de dichas solicitudes.

Nota: El No. de Control de VOLANTE o turno de correspondencia tiene la siguiente estructura:

120-XX-XXXXX-XX

120: Es el número de la Unidad Administrativa

XX: Es el año en curso (Los dígitos correspondientes serán actualizados en el SCG al inicio de cada ejercicio).

XXXXX: Son los dígitos que de manera automatizada da el sistema de control de gestión, los cuales corresponden al número asignado

-XX: Dígitos finales, son el número de copias que se ha emitido del turno o VOLANTE de correspondencia.

4.6 Estándares de Servicio para las Representaciones Federales

La CGDF garantiza el cumplimiento del trámite en tiempo y forma conforme a lo establecido en los Estándares de Servicio (Anexo MC-IV del Manual de Calidad), donde se precisa el nombre del trámite (de acuerdo con los procesos soporte), los requisitos para realizar el servicio y el tiempo de respuesta.

5. Método de Trabajo

5.1 Diagrama de Flujo

5.2 Descripción del Diagrama de Flujo

Actividad Documento de Trabajo

(No. Control)

1. El personal del área de Control de Gestión recibe, sella y turna al coordinador de Control de Gestión, las solicitudes de servicio. Cuando las áreas reciban directamente una petición de parte del cliente, deberán de turnarla de inmediato al personal de Control de Gestión para su recepción oficial.

2. El coordinador de Control de Gestión, revisa clasifica y registra en el SCG, la documentación recibida conforme a la tabla de clasificación TC/7.5.3/01 (Anexo 1).

En el caso de las solicitudes relacionadas con procesos soporte, éstas se registrarán

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