Politicas y Procedimientos para consumo y control

REGLAMENTO INTERNO

EMPRESA “M&D”

PORTOVIEJO, 20 DE JULIO DEL 2011

DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA

INDICE

CAPITULO I

OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

CAPITULO II

POLITICAS Y PROCEDIMIENTO PARA ADQUISICIONES

1. NIVELES DE AUTORIZACION

2. LIMITES DE ADQUISICIONES

3. TIPOS DE ADQUISICIONES

4. REQUISITOS DE ADQUISICIONES

5. ADQUISICIONES DE SUMINISTRO DE PROVEEDURIA

CAPITULO III

1. SELECCIÓN Y CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

2. CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

3. FORMULARIO PARA CLASIFICACION DE LOS PROVEEDORES

4. PROCEDIMIENTOS PARA LA CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

5. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE PROVEEDORES

6. BASE DE DATOS DE PROVEEDORES

7. PROVEEDORES ALTERNOS

CAPÍTULO IV

1. POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA CONSUMO Y CONTROL

MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES Y ADMINISTRACIÓN DE PROVEEDURIA Y PROVEEDORES

CAPÍTULO I

OBJETIVO Y ALCANCE DEL MANUAL

Objetivo.- El presente Manual tiene por objetivo establecer políticas, límites y procedimientos para las adquisiciones de bienes solicitados por la Empresa, además establece un esquema para la administración y control de los proveedores de estos bienes.

Alcance.- El presente Manual es aplicable para todas las adquisiciones de bienes muebles adquiridos por la Empresa en sus actividades habituales.

CAPÍTULO II

PROCEDIMIENTOS PARA ADQUISICIONES

Niveles de autorización.- Las adquisiciones de bienes muebles para un mayor control se fijaran con niveles de autorización de acuerdo a los montos de los suministros.

• Adquisiciones hasta US$ 10,000.00 serán autorizadas por el Gerente General;

• Adquisiciones desde US$10,000.01 en adelante serán aprobadas por el grupo de accionistas de la Empresa.

Límites de adquisiciones.- No se podrán adquirir en forma individual a cualquier proveedor bienes muebles por encima del monto en el artículo antes mencionado. De esta manera los accionistas controlan las salidas de dinero y a su vez verifican que la compra sea de real utilidad para la empresa evitando el gasto innecesario.

Tipos de adquisiciones.- Las adquisiciones de bienes muebles que realiza la Empresa se clasifican como siguen:

• Suministros de proveeduría:

- Formularios y comprobantes

- Suministros de oficina

- Suministros de limpieza

- Suministros médicos

• Uniformes para empleados

Requisitos para adquisiciones.- Toda adquisición se someterá a cotización mediante proformas de precios, para lo cual deberá solicitarse al menos 3 proformas o cotizaciones de diferentes proveedores, de los bienes requeridos, sobre las cuales el nivel resolutorio respectivo, decidirá la adquisición. Estas proformas o cotizaciones deberán incluir al menos lo siguiente:

• Identificación del ofertante: nombre, razón social, número de RUC;

• Descripción de productos ofrecidos: Detalle con las respectivas especificaciones del bien ofrecido.

• Valor unitario y total, antes de impuesto, de los productos ofrecidos.

• Especificar y detallar si existen cargos adicionales por envío, instalación, transporte, capacitación.

• Valor de los impuestos y recargos por separado.

• Tiempo de entrega del bien.

Adquisición de suministros de proveeduría.- El Jefe Administrativo es el responsable de los suministros de proveeduría, y será quien lleve el control de stock necesario para cubrir las necesidades de la empresa en base a los requerimientos del personal.

Para la adquisición de estos suministros se seleccionará proveedores, a los cuales el Jefe Administrativo deberá monitorearlos en forma periódica, considerando los “criterios de selección de proveedores”.

Los procedimientos seguidos por el Jefe Administrativo para adquirir e ingresar los suministros de proveeduría son los siguientes:

• Realizarmensualmente el inventario de proveeduría paraverificar existencias y verificar el stock mínimo.

• Entregar mensualmente al contador general, una certificación de los saldos existentes en proveeduría debidamente cruzados con la contabilidad.

• Solicitar a los proveedores el pedido de los suministros que cubran los stocks mínimos de proveeduría.

• Receptar el material solicitado al proveedor y verificar que el pedido esté completo, en buen estado, y que coincida con la factura a pagar.

• El Jefe Administrativo procederá a la entrega de los suministros al respectivo Jefe de Bodega quien será el custodio y se encargara de ubicarlos de manera ordenada en perchas ya asignadas para cada material.

• El Jefe de Bodega será el encargadodel ingreso de los códigos del material recibido en el sistema llenando los campos de fecha, número de comprobante, código de proveedor, detalle del material facturado, cantidad, precio unitario y precio total.

CAPÍTULO III

SELECCIÓN Y CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES

Formulario para calificación de proveedores.- La Empresa dispondrá de un “formulario para calificación de proveedores” que deberá ser llenado y suscrito por los proveedores que deseen ofrecer sus bienes a la Empresa, el mismo que contendrá al menos la siguiente información:

• Información personal del proveedor: Nombres o Razón Social, Número de RUC, Dirección y Teléfonos.

• Información del Representante legal y propietarios del negocio (para personas jurídicas): Nombre, cargo que desempeña e identificación del Representante legal; Dirección y teléfono

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