Manual De Políticas Y Procedimientos

Ejemplo de Manual de políticas y procedimientos para las compras y licitaciones y/o servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes.

INTRODUCCION

El presente Manual de Políticas y Procedimientos contempla el conjunto de normas y procesos que pautan las actividades sobre las compras y licitaciones y/o servicios, y el almacenamiento y suministro de bienes materiales, repuestos y lubricantes.

Con el conocimiento de parte de funcionarios y empleados de las normas que rigen el desenvolvimiento de dichas operaciones, se propician las condiciones favorables para el desempeño de un trabajo eficiente y enmarcado dentro de los estándares preestablecidos de control y calidad.

La presentación esquemática de los procesos y la clara definición de las normas que los rigen, permiten al empleado visualizar de una forma clara y precisa los pasos que debe dar para la ejecución de sus tareas diarias. De igual manera facilita la supervisión.

Para que esta herramienta sea útil recomendamos su permanente actualización acorde con la redefinición de metas y objetivos, así como con la adopción de nueva tecnología.

PROCEDIMIENTOS

Procedimiento No.1

Título del Procedimiento: Compra de materiales y/o Equipos

Departamento : Abastecimiento

Objetivo: Comprar Materiales y/o Equipos de Oficina con fondos de caja chica hasta RD$1,000.00

Alcance: Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área/Cargo Pasos

Abastecimiento

Asistente 1. Recibe de las distintas dependencias del A.D.N. los formularios “Solicitud de Material Gastable y Equipo”, firmados por los Encargados de las áreas.

2. Solicita precios a las casa suplidoras, llena el formulario “Solicitud de Caja Chica” en original y dos copias, por el valor del material y entrega al Encargado de Abastecimiento para la firma.

Encargado de Abastecimiento 3. Verifica y autoriza el formulario “Solicitud de Caja Chica”, anexa el formulario de solicitud de materiales y/o Equipos de oficina y devuelve al asistente.

Asistente 4. Verifica si hay disponibilidad en caja chica.

4.1 Si no hay fondos en caja chica, retiene comprobante para cuando reciba la reposición.

5. Realiza la compra o solicita a la casa suplidora que traiga el pedido con factura original anexa.

6.Verifica el material, firma la factura como recibida y localiza la oficina solicitante para que retire los materiales

7. Entrega al área solicitante contra acuse de recibo en el original al de la factura.

8. Anexa al comprobante de Caja Chica la factura original como constancia de la compra, para el cuadre de la caja.

Procedimiento No.2

Título del procedimiento : Compra de materiales y/o equipos mediante cotización

Departamento Abastecimiento

Objetivo Comprar materiales y/o equipos desde RD $1,001.00hasta RD $20,000.00

Alcance Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área / cargo Pasos

Dpto. de Abastecimiento

Secretaria 1. Recibe del Departamento de Almacén y Suministro” original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable” y entrega a la Secretaria.

Secretaria 2. Llena en original y tres copias el formulario “Solicitud de Cotizaciones”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al asistente.

Asistente 3. Verifica que las descripciones de los materiales corresponden con los detalles de la “Solicitud de Cotización” y entrega al Encargado de Abastecimiento para firma y aprobación.

Dpto.de Abastecimiento 4. Envía “Solicitud de Cotizaciones” a los suplidores, o gestiona por fax o e-mail y da seguimiento

5. Recibe las cotizaciones y entrega a la Secretaria para tabular

Secretaria 6. Relaciona las cotizaciones de las tres casas comerciales y devuelve expediente al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de

Abastecimiento 7. Revisa, selecciona y sella conjuntamente con el Director Financiero, la cotización de la casa suplidora ganadora, bajo las condiciones especificadas en el Reglamento de Compras y Licitaciones.

8. Entrega el expediente a la Secretaria para que llene la “Orden de Compras” en original y tres copias.

Secretaria 9. Llena el formulario de “Orden de Compras” por el valor que indica la cotización y entrega expediente al Encargado de Abastecimiento quien recoge firmas y envía al suplidor para que despache mercancía.

Almacén y Suministro 10. Recibe la mercancía, llena el formulario “Entrada de Almacén” y envía original al Encargado de Abastecimiento para gestionar pago.

Encargado de

Abastecimiento 11. Recibe el formulario, “Entrada de Almacén” más factura original, y procede a solicitar pago ante la Dirección Financiera.

Financiero 12. Revisa expediente y envía a contabilidad para confección de Libramiento.

Contabilidad 13. Elabora Libramiento y envía expediente a Auditoría, para su revisión final.

Auditoría 14. Revisa, firma y devuelve expediente a Financiero para fines de pago.

Financiero 14.1. Si no hay disponibilidad retiene el expediente hasta disponer de los fondos.

15. Recoge en el formulario de “Libramiento” la firma de autorización del Síndico.

16. Envía expediente a Tesorería para elaboración y entrega de Cheque.

Procedimiento No.3

Título del procedimiento Compra de materiales y/o equipos mediante concurso.

Departamento Abastecimiento

Objetivo Comprar materiales y/o equipos desde RD$20,001.00 hasta RD$1,000,000.00

Alcance Aplicado al Departamento de Abastecimiento

Área /Cargo Pasos

Encargado de Abastecimiento 1. Recibe de Almacén y Suministro, el original y tres copias del formulario “Solicitud de Material Gastable y entrega a la Secretaria.

Secretaria 2. Llena en original y tres copias el Formulario “Solicitud de Cotización”, en el cual detalla los materiales y/o equipos que contiene el formulario “Solicitud Material Gastable” y entrega al Encargado de Abastecimiento.

Encargado de Abastecimiento 3. Verifica y procede a enviar “Solicitud de Cotización” a los suplidores concursantes.

4. Recibe cotizaciones en sobres lacrados y sellados de casas suplidoras.

5. Convoca a la comisión mediante nota interna, especificando lugar y hora.

Comisión de Compras y Licitaciones 6. Revisa expedientes, aprueba o desaprueba y entrega al Encargado de Abastecimiento para que levante acta.

Encargado de Abastecimiento 7.

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