NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS.

NORMAS, POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS - NORMALIZACIÓN

1. Definición de normas:

Para el éxito de cualquier empresa o institución, es fundamental trazar normas de acción correctas. Las normas pueden definirse como el conjunto de principios por lo que se rigen todas las decisiones administrativas, para que el progreso y desarrollo de la empresa se dirijan hacia los objetivos, facilitando las labores del ejecutivo y de sus subordinados.

2. Características.

Ayudan en la delegación de autoridad, fijan la acción de su cumplimiento y se deben realizar teniendo en cuenta los principios de concreción, clara y comprensible para todos los que tengan que aplicarlas en la organización.

3. Clasificación.

a) Normas creadas:

Surgen por iniciativa de la dirección, para orientar el criterio de los subordinados y deben poseer un alto grado de permanencia teniendo en cuenta la estabilidad, la cual es esencial para que se pueda tener éxito en su objetivo. (Ejemplo normas de control interno).

b) Normas solicitadas:

Se formulan con la finalidad de enfrentarse un problema excepcional o problema determinado y debe haber tantas normas como sean necesarias para abarcar las condiciones que puedan preverse, pero no tan excesivas que produzcan confusión y no tenga sentido. Debe tenerse en cuenta que las normas deben basarse en hechos y en un criterio solido y no deben ser simples reflejos personales.

c) Normas impuestas:

Son aquellas que por exigencias externas, son impuestas a la empresa, por ejemplo leyes, decretos, sindicatos, etc. Y obliga a la dirección a incluirlas entre las normas de la empresa para que estén de acuerdo a las legislaciones.

4. Determinación de las normas.

a) Estudie el método existente, con la finalidad de adquirir familiaridad y conocimiento de la operación, equipo, condiciones de trabajo y método, para ello recopile los datos por áreas para el desarrollo de las normas.

b) Busque en la creación de la norma un control hacia un mayor número de información y datos que exijan para el cumplimiento del proceso.

c) Desarrollo la norma considerando el establecimiento de mediciones (incluya porcentajes de tolerancia aceptables).

d) Decida si la norma cumple con el propósito principal.

e) Considere si la norma será de aplicación continua para efectuar comparaciones recurrentes.

f) La norma debe estar orientada hacia la detección de fallas y errores.

g) Tenga en cuenta que cuando las normas se violen, que procedimientos se deben seguir.

h) Determine si la norma tendrá características de comprobación posterior.

i) Descarte las normas ineficientes.

5. Aplicación de las normas.

a) Deje evidencia de la revisión en la aplicación de la norma, cuando sea necesario a través de cuestionarios, esto ayudara a evitar muchos contratiempos.

b) Incluya el índice de la efectividad en la aplicación de normas.

6. Mantenimiento de normas.

a) Determinada la norma para medir la ejecución, debe asumirse la obligación de conservarla siempre al día, para evitar el fracaso por no haberse ajustado a los cambios que deban hacerse.

b) Las normas no deben cambiarse a menos que, no sean aplicables posteriormente o tengan errores, esta modificación debe estar debidamente aprobada y hacer el remplazo en el manual de normas.

c) Debe mantenerse una supervisión continua en la aplicación de las normas, por ejemplo cada seis meses hacer una revisión para determinar desviaciones, posibles cambios parciales, remplazos y mejoras a las normas.

d) Dentro del programa de normas, cada unidad de la organización debe preservar su responsabilidad y respaldar dicho programa.

7. Definición de Políticas.

Las políticas son guías para orientar la acción; son lineamientos generales a observar en la toma de decisiones, sobre algún problema que se repite una y otra vez dentro de una organización.

En este sentido, las políticas son criterios generales de ejecución que auxilian al logro de los objetivos y facilitan la implementación de las estrategias.

8. Clasificación de las políticas.

a) Estrategias o generales:

Se formulan al nivel de alta gerencia y su función es establecer y emitir lineamientos que guíen a la empresa como una unidad integrada. Ejemplo: "Los empleados que laboran en la empresa tendrán la posibilidad de ascender de puesto, de acuerdo con su eficiencia y antigüedad".

b) Tácticas o departamentales:

Son lineamientos específicos que se refieren a cada departamento. Ejemplo: "El departamento de producción determinara los turnos de trabajo conforme a sus necesidades, siguiendo las disposiciones legales".

c) Operativas o especificas:

Se aplican principalmente en las decisiones que tienen que ejecutarse en cada una de las unidades de las que consta un departamento. Ejemplo: "Sección de tornos; de ocurrir una falla en el equipo, es conveniente reportarla inmediatamente al supervisor en turno o en su caso, al departamento de mantenimiento".

Las políticas, no interesando su nivel, deben estar interrelacionadas y contribuir a lograr las aspiraciones de la empresa; asimismo, su redacción debe ser clara, accesible y de contenido realista, de tal forma que su interpretación sea uniforme.

9. Tipos de Políticas.

a) Externas:

Cuando se originan por factores externos a la empresa; como la competencia, el gobierno, los sindicatos, los proveedores, los clientes, etc.

b) Consultadas:

Normalmente dentro de una empresa existen actos esporádicos que dan lugar a que el personal tenga que recurrir a su jefe inmediato para poder solucionar algún problema, originándose así éstas políticas.

c) Formuladas:

Son emitidas por diversos niveles superiores, con el propósito de guiar la correcta acción y decisión del personal en sus actividades.

d) Implícitas:

En las actividades diarias de una empresa, el personal se enfrenta a situaciones de decisión en donde no existe una política previamente establecida, lo que origina ciertos lineamientos que sin estar escritos, se aceptan por costumbre en la organización. Ejemplo: "una empresa no ha determinado cual será el límite de entrada de su personal, y a este se le acepta hasta con 15 minutos de retraso".

10. Importancia de las políticas:

a) Facilitan la delegación de autoridad.

b) Motivan y estimulan al personal al dejar a su libre arbitrio ciertas decisiones.

c) Evitan pérdidas de tiempo a los superiores, al minimizar las consultas innecesarias

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