Procedimiento Control Proveedores

Índice

1 – Descripción del proceso.        

2 - Responsabilidades.        

3 - Registros.        

1. 1 – Descripción del proceso.

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1. Cuando la organización tiene necesidad de realizar una subcontratación o una compra a un proveedor, primero se comprueba que los servicios o productos requeridos pueden ser suministrados por algún proveedor o subcontrata aprobado. Si no estuviera aprobado se procede a la evaluación de los mismos.

1. Cualquier proveedor, subcontrata o colaborador que suministre productos o servicios relacionados con la calidad del servicio prestado, con los aspectos ambientales significativos o con la seguridad y la salud en el trabajo es evaluado a fin de garantizar la idoneidad del mismo.

        La EVALUACIÓN INICIAL de proveedores/subcontratas es llevada a cabo por el Responsable del SGI o Responsable de Compras y aprobada por la Dirección, en base a alguno de  los siguientes criterios (los criterios seleccionados cada caso dependerán del producto o servicio que suministren):

• Histórico: Aquellos proveedores/subcontratistas que trabajan con la empresa previamente a la implantación del SGI.
• Evaluación previa: la empresa inspecciona una muestra del producto, o del  servicio, del proveedor/subcontratista a fin de garantizar la capacidad de éste para suministrar determinados productos necesarios para la empresa.

        La empresa considera que para poder determinar la idoneidad de los mismos, en ocasiones será necesaria más de una inspección o prestación del servicio. Estas pautas vendrán especificadas por la Dirección.

• Documental: El proveedor/subcontratista a evaluar dispone de un sistema de producción certificado o su producto es de una marca de reconocida solvencia o está asimismo certificado.

En este caso la evaluación será válida durante el periodo de vigencia del certificado utilizado, debiendo ser de nuevo evaluados cuando éste expire, por criterio histórico, si es posible.

• Visita previa / Trayectoria Profesional / CV: La evaluación de proveedores/subcontratistas  se lleva a cabo a través de una visita previa a sus instalaciones, por su reconocida trayectoria profesional o curriculum vitae que garantice la capacidad de éste para suministrar el producto o servicio definido.
• Reconocidos o aceptados por el cliente: En este caso el proveedor/subcontratista  es aprobado únicamente para el cliente  que lo haya  reconocido o  aceptado.

En el caso de compras o subcontrataciones “in situ” donde no hay proveedores/subcontratas previamente evaluados, el responsable de la compra utiliza como criterio de evaluación la información local que pueda recabar o la confianza que le genere la marca del producto o servicio a comprar. La evidencia del resultado positivo de esta evaluación “in situ” es la firma sobre el albarán o factura de compra del responsable de la misma.

1. Si el resultado de la evaluación es positivo se considera que dicho proveedor/subcontrata es conforme con los requisitos del SGI. Si es negativa no se considera conforme y se finaliza su evaluación, no realizándose la contratación de los servicios y/o productos.

El resultado de la evaluación queda recogido en el archivo informático de proveedores/subcontratas debiendo incluirse en dicha ficha como mínimo la siguiente información:

• Producto o servicio que suministra
• Fecha de Aprobación y criterio seguido para su evaluación.
• Fecha de Exclusión y motivo de la misma.
• Fecha de la última revisión del listado.

1. A las subcontratas o proveedores de servicios se les emite un contrato, en el que vengan definidas los requisitos de la prestación del servicio, formas de pago, etc.

Las subcontratas que vayan a desempeñar trabajos para la organización o en su nombre deberán aceptar las pautas dispuestas en la Instrucción básica para la coordinación de actividades empresariales del Plan de Prevención, las descritas en el Manual de Acogida y firmar el registro de Compromiso y el resto de registros necesarios.

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