Procedimiento de Control de Documentos

PROCEDIMIENTO NORMATIVO PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS

1.         OBJETIVO.

Establecer y mantener un control de los documentos del Sistema de Gestión de Integral en INTEGRADORA DE PERFORACIONES Y SERVICIOS, S.A. DE C.V., en cumplimiento con los requisitos de las normas internacionales  ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007.

2.         ALCANCE.

Este procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión Integral, incluyendo aquellos documentos necesarios para la eficaz planificación, operación y control de los procesos.

Aplica desde su elaboración, revisión, aprobación, distribución, control de cambios y disponibilidad de los documentos internos y externos físicos y/o electrónicos.

3. FUNDAMENTO LEGAL.

3.1 ISO 9001:2008, Sistemas de Gestión de la Calidad – Requisitos. Punto 4.2.3

3.2 ISO 14001:2004, Sistemas de Gestión Ambiental – Requisitos. Punto 4.4.5

3.3 OHSAS 18001:2007 Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo – Requisitos. Punto 4.4.5

4.         DEFINICIONES.

4.1. SGI: Sistema de Gestión Integral

4.2. Documento: Información y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o una combinación de las mismas. Un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan “Documentación”.

4.3 Documento Controlado: Documento aprobado y vigente.

4.4 Documento Interno: Documento elaborado, revisado y aprobado que forma parte del Sistema de Gestión Integral.

4.5 Documento Externo: Documento de origen externo identificado y controlado; necesarios para la planificación y operación del Sistema de Gestión Integral de la organización, tales como normas legales, reglamentos, directivas, ordenanzas municipales, normas técnicas, libros de consulta, entre otros.

4.6. Manual de Gestión Integral: Documento que declara el SGI de la empresa.

4.7 Registro: Documento que declara los resultados logrados o proporciona la evidencia de las actividades realizadas.

4.8. Procedimiento: Forma específica de llevar a cabo una actividad o un proceso, mismo que puede ser documentado o no.

4.9 Formato: Documento pre-establecido donde se registra información relacionada con las actividades de aseguramiento y/o control de un proceso.

4.10 Especificación: Documento que declara requerimientos.

4.11 Directrices: Documento que establece recomendaciones o sugerencias.

4.12 Plan de Gestión Integral: Documento que especifica los elementos del SGI y los recursos que han de ser aplicados en un caso particular.

5.         RESPONSABILIDADES.

5.1 Es responsabilidad de la Gerencia la correcta aplicación de este procedimiento la aprobación y firma de los documentos del SGI y proporcionar los recursos necesarios para el desarrollo del presente procedimiento.

5.2 En el caso de un documento Externo, es responsabilidad del Personal de cada Área identificar el documento e informar al Coordinador de Calidad la emisión actual del documento para su debido control (MLM-IPSF-15-05).

5.3 Es responsabilidad de los procesos controlar la distribución de los documentos de origen externo y modificaciones relacionados con el SGI; asegurar que solo los documentos vigentes son emitidos a las áreas, y que los documentos obsoletos son retirados inmediatamente.

5.4 Es responsabilidad del Coordinador de Calidad, controlar los documentos internos y modificaciones relacionados con el SGI; asegurar que solo los documentos vigentes son emitidos a las áreas, y que los documentos obsoletos son retirados inmediatamente y si se requiere mantenerlos, asegurar que sean identificados apropiadamente y asegurar que las aprobaciones del documento son autorizadas antes de su distribución.

5.5 Es responsabilidad de los Usuarios, elaborar y revisar los documentos del SGI de su área, firmarlos y entregarlos al Coordinador de Calidad, para la elaboración de los documentos relacionados a su cargo.

6. PROCEDIMIENTO.

6.1 La elaboración de un nuevo documento o actualización del mismo es derivado de diversos factores como son:

• La revisión del procedimiento
• Necesidad de elaborar un procedimiento para una nueva actividad
• Resultado de auditorías
• Acciones Correctivas o Preventivas
• Cambios en los procesos o requisitos del cliente.

6.2 En el caso de la documentación que se desarrolla en Pozo, ésta se puede adecuar a los lineamientos establecidos por el cliente en cuanto a sus formatos y documentación propia.

6.3 La documentación del SGI se mantendrá disponibles en el área de HSE para su consulta y acceso de todos los trabajadores que laboran en IPS.

6.4 Los documentos se revisarán anualmente y cuando sea necesario se actualizaran y aprobaran nuevamente conforme a este procedimiento con soporte del procedimiento MPN-IPSF-05-07.

6.5 Los documentos de origen externo que se determinan para la planificación y operación del SGI se identifican por su nombre y fecha de emisión, se controlan mediante una lista de documentos externos (MLM-IPSF-15-05) y se comunican por las áreas usuarias para evitar el uso obsoleto de alguno de ellos.

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