Control De Documentos

CONTROL DE REGISTROS

1 Objetivo:

Establecer criterios que garanticen el adecuado control de los registros de Sistema y Procedimiento.

2 Alcance:

Este procedimiento aplica a la totalidad de los registros de Sistema y Procedimientos.

3 Redacción

El área que necesite redactar algún procedimiento o instrucción ya sea por iniciativa propia o por solicitud del departamento de Calidad, redactara los procedimientos con sus respectivos registros, los cuales deben cubrir las actividades fundamentales, por ello dará a conocer a todos los involucrados para así poder elaborar formatos que sean efectivos.

Una vez redactado el documento final se solicita al área de Calidad el número que le corresponde al documento de acuerdo a la lista de registros.

La revisión de los registros se llevará a cabo al momento en que se revise el procedimiento del cual se desprende.

4 Responsabilidades

La responsabilidad de la edición y revisión de los Registros corresponde a los encargados de área y personal que desarrolle procedimientos o instrucciones y de ellos se derive un registro

5 Definiciones

Registro: Documento que representa los resultados obtenidos y representan la evidencia del trabajo realizado.

Legibilidad: Que la información contenida en los registros sea clara y pueda leerse.

Código: Identificador único de un registro.

6 CONTROL DE REGISTROS

1. Identificación Los registros se identificaran con el siguiente código: RGC- seguido del número que le corresponda.

Este código es asignado por el Jefe de Calidad.

2. Almacenamiento Los registros en medios electrónicos son contenidos e los dispositivos y equipos como son: carpetas, disquetes, CD’s, disco duro, servidor y cualquier dispositivo que se requiera de acuerdo a las tecnología usada.

Los registros en papel se mantienen en áreas de almacenamiento como gavetas, archiveros, cajones, debidamente identificados y organizados de acuerdo a las necesidades del proceso.

3. Protección El Jefe de cada área es el responsable de garantizar la integridad de los registros generados por el personal a su cargo.

4. Retención Los Jefes de área garantizan el resguardo de los documentos en buen estado por un periodo de tres años.

5. Revisión de registros Los responsables de los procedimientos depuran sus archivos de registros para dar disposición a aquellos que hayan cumplido su tiempo de retención.

6. Difusión El Jefe de área deberá asegurarse de difundir al personal involucrado en el proceso y/o usuarios de los documentos.

7 Cambios

CONTROL DE REGISTROS

Código Titulo Vigencia Ubicación

...