Control De Documentos

CONTROL DE DOCUMENTOS

1. OBJETIVO.- Llevar un control y todo los documentos que se generen en esta empresa así como los que ingresen ajenos a esta empresa; enfocarse en los documentos generados en los procesas de la ya mencionada empresa, para deslindar responsabilidades si es necesario.

2. ALCANZE.- El control de documentos mencionada en esta sección solo se regirá en esta empresa y no se hará responsable del formato o elaboración de otros en otra empresa.

3. DEFINICION.- Proceso mediante el cual hay un formato establecido y un procedimiento para emisiones, revisiones, entregas, etc… para dichos documentos.

4. PROCESO DESCRITO.-

4.1. EMISION.- Para la emisión de todo documento de esta empresa;

a) Deberá llevar el formato con el logo de esta en la parte superior izquierda de la hoja .

b) El numero de pagina en la parte inferior derecha con el formato de “1 de # pag.”

c) Firma del responsable en la parte central terminando el texto de dicho documento .

d) Fecha en formato “dd/mm/aa”

e) *Numero de revisión de dicho documento en la parte inferior izquierda con el formato “REV. #”.

f) Hacer un copia al expediente en digital , para facilitar el almacenamiento de dichos documentos y la revisión de estos.

4.2. REVISION.- Para la revisión de todo documento elaborado o ajeno a esta empresa;

a) *Revisar si cumple con el formato de control de documentos 4.4.1.

b) Revisar que contenga la firma de quien lo manda.

c) Revisar que contenga la empresa de quien proviene.

d) Revisar que contenga el alcance del documento.

e) Revisar que contenga la fecha de expedición.

f) Sellar con “REV” y firma del responsable.

g) Digitalizar el documento para el control de este.

4.3. *MODIFICACION.- Para la modificación de documentos ;

a) Revisar si cumple con el formato de control de documentos 4.4.1.

b) Revisar si el archivo esta en el parámetro de la modificación.

c) Señalar la parte modificada en original y digital.

d) Crear el archivo con la modificación, señalada con un raya lateral en toda la modificación y cambiar el numero de revisión.

e) Guardar los original físico y digital en archivo.

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