CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y CONTROL DE REGISTROS

INTRODUCCION

Las normas internacionales ISO 9000 se han constituido en guías, herramientas y modelos para la gestión de la calidad en las organizaciones de bienes y servicios.

Unos de los requisitos obligatorios de esta norma es el Control de Documentos y el Control de Registros. Estos puntos son vitales para el mantenimiento de la documentación del Sistema de Calidad de una empresa. Pero no siempre se implementan adecuadamente lo que hace que el sistema no de los resultados esperados.

La Documentación de la Calidad, es el soporte del sistema de gestión de la calidad, pues en ella se plasman no sólo las formas de operar de la organización sino toda la información que permite el buen desarrollo de todos los procesos y una acertada toma de decisiones. En este taller se analiza su adecuado procedimiento y propone herramientas para lograr una implementación adecuada a la organización que cumpla con el requisito y a la vez resulte viable según las características de cada empresa y de cada Sistema

OBJETIVOS

Aplicar e identificar los conceptos básicos sobre el establecimiento de control de documentos y control de registros para la elaboración y control de la documentación y el control de los registros, dando cumplimiento a lo señalado NORMA ISO 9001:2008, en lo relacionado con el soporte documental del Sistema de Gestión de la Calidad.

Controlar los procedimientos referidos a estos requisitos en la empresa para verificar que resulten aplicables y útiles.

Conocer herramientas de control de documentos y registros.

DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS QUE APLICA EN LA EMPRESA.

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

Código Nombre del Documento Responsable Versión Fecha de Aprobación

1GC – 1.1C Proceso de Crédito Comité de crédito 0 01-03-2010

1GC – 1.2CN Proceso Cartera / Normalización Dirección económica 0 01-03-2010

1GC – 1.6 CC Castigo cartera Asesor jurídico 0 01-03-2010

5GF – 5.3 MCP Manejo y control de portafolio Direcc económica y contable. 0 01-03-2010

5GF – 5.4VPM Valoración a precios de mercado. Dirección económica - Contabilidad 0 01-03-2010

5GF – 5.21C Ingresos de Caja Contabilidad – Crédito y cartera. 0 01-03-2010

5GF – 5.1EC Egresos de caja Dirección Económica – Contabilidad. 0 01-03-2010

5GF – 5.5P Presupuesto Contabilidad – Gerencia General 0 01-03-2010

3. DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE REGISTROS QUE APLICA EN LA EMPRESA.

DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DE REGISTROS

LISTADOO MAESTRO DE REGISTROS, CON LOS DOCUMENTOS DEL PROCESO SELECCIONADO.

Código Nombre del Documento Responsable Ubicación Acceso Tiempo de Retención Disposición Final

1GC – 1.1C Proceso de Crédito Comité de crédito Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido/ Jefe de Credito 5 años Archivo general / Medio Magnetico

1GC – 1.2CN Proceso Cartera / Normalización Dirección económica Archivo Dpto cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

1GC – 1.6 CC Castigo cartera Asesor jurídico Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

5GF – 5.3 MCP Manejo y control de portafolio Direcc económica y contable. Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

5GF – 5.4VPM Valoración a precios de mercado. Dirección económica - Contabilidad Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

5GF – 5.21C Ingresos de Caja Contabilidad – Crédito y cartera. Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

5GF – 5.1EC Egresos de caja Dirección Económica – Contabilidad. Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

5GF – 5.5P Presupuesto Contabilidad – Gerencia General Archivo Dpto Cartera / Digital Restringido 5 años Archivo general / Medio Magnetico

6. ALGUNAS DIFICULTADES QUE SURGEN AL MOMENTO DE ESTABLECER CONTROL SOBRE LOS REGISTROS Y SOBRE LOS DOCUMENTOS

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