Control de documentos y registros SIG

Procedimiento Control de documentos SIG

1. Objetivo

Crear, implementar y controlar la documentación de origen interno y externo, que se asegure el funcionamiento de gestión de Coditeq.

1. Alcance

Aplicar este procedimiento a todos los documentos internos y externos de Coditeq basados en el SIG.

1. Definiciones

• Dependencia: Área funcional de la compañía.
• GRH: Gerente de recursos humanos.
• RRHH: Recursos Humanos.
• Folder: Carpeta en la cual se guardara información de actualización de documentos.
• Documento: recopilación de datos que arrojan un significado, impresas en papel, medio magnético o sistematizado.
• S.G.C.: Sistema de gestión de calidad.
• Documento Interno: información o datos que posee y elabora la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.
• Documento Externo: información o datos que poseen y elaboran organismos o personas ajenas a la empresa a través de papel, disco magnético, óptico o electrónico y/o fotografías.  Este documento sirve de guía o apoyo para el desarrollo de las actividades.
• Versión: muestra el estado de los documentos en términos de actualidad.

1. Contenido

1. Generalidades

Desarrollar los documentos para establecer el orden de creación de los procesos, acordando con cada uno de sus integrantes el nivel de la importancia y responsabilidad que se debe tener con estos, disponiendo de los mismos en un lugar ordenado y controlado por el analista de calidad.

Cada gerente de área es responsable de hace velar por el cumpliendo de estos documentos a cabalidad y tener plena capacidad de brindar apoyo a los diferentes procesos o áreas.

Cada dependencia o área tiene un listado de los documentos para actualizarlos, de esta manera los documentos permanecerán en su versión vigente.

Todo los documentos deben ser revisados y aprobados por el gerente de RRHH antes su divulgación e implementación en la compañía coditeq.

1.  Clase de documentos

1. Manual de funciones

Documento donde se delegara por área funcional cada una de las actividades y responsabilidades correspondientes al cargo.

1. Manual de procedimientos

Documento por el cual se va a explicar paso a paso las actividades a realizar dentro y fuera de la compañía coditeq.

1. Ficha técnica

Documento por el cual se va a especificar y relacionar las características de los equipos y los insumos de la compañía coditeq.    

1.  Identificación de los documentos

Todos los documentos creados en la compañía coditeq serán codificados para identificarlos según e área a la cual pertenecen de la siguiente manera:

• Se pondrá las 3 iniciales que identifiquen el área al que pertenece el documento → (GRH) 
• Seguido de los dos últimos dígitos del año en que se crea el documento Ejemplo año 2015 → (15) 
• El consecutivo iniciando con el 001 cada inicio de año, este se debe renovar cada año
• Todos los documentos van acompañados de la versión vigente ejemplo: revisión #1→ Rev-001 
• Al final la identificación debe quedar así: GRH-15-001 rev-001.

[pic 2]

1.  Presentación

 Todos los documentos deben ir presentados de la siguiente manera:

• Hoja membretada con el logo de Coditeq en parte superior izquierda
• Tipo de letra arial 12
• Margen izquierda 4 cm, derecha 2 cm, superior 3cm, inferior 3cm.
• Aprobación del gerente de recursos humanos al final del documento
• Identificación en la parte superior derecha (ver punto 4.3)
• Numero de las páginas en la parte inferior  centrada.
• Texto justificado en todo el documento.

1.  Control de documentos

En todo documento su creación tendrá revisión previa, durante y después de establecido y puesto en función, el cual deberá contener la codificación adecuadamente acorde a la identificación de documentos estipulada por la empresa Coditeq (ver punto 4.3), quien aprueba esto será el gerente de RRHH.

Revisar toda la documentación establecida por la compañía y actualizarla máximo cada año, por parte del analista de calidad en compañía del gerente de cada dependencia y firmada por el gerente de RRHH.

Verificar que la documentación utilizada en todos los procesos se encuentra según la aprobación y revisión vigente por parte del analista de calidad.

Utilizar un folder con el archivo de los documentos donde se guardara la última actualización con las fechas de los cambios realizados, indicando lo que se va a cambiar, creando un documento maestro en el que se consignara todos los cambios realizados en las versiones de los documentos.

Cada jefe de área delegara un responsable o varios los cuales serán las persona encargada de manipular los documentos (diligenciar, leer y/o difundir la información), esto a fin de ayudar a implementar y dar a conocer los procedimientos de la empresa Coditeq, ya que cualquier persona no puede tener acceso a este tipo de información.

1.  Modificación

Para realizar la modificación de cualquier documento se debe solicitar autorización al encargado de área con el apoyo del analista de gestión de calidad de la empresa Coditeq para su diligenciamiento.

...