Control De Registros

CONTROL DE LOS REGISTROS

Los registros de control deberán establecerse y mantenerse para suministrar pruebas de conformidad del Sistema de Inocuidad Alimentaria. Además de ello los registros deberán mantenerse legibles, identificables y recuperables como también deberán proporcionar procedimientos para poder establecer el control para la identificación, la memorización, la protección y la recuperación, y el tiempo de conservación y eliminación de los datos relativos a la calidad.

Todos los registros generados en la organización, serán archivados adecuadamente por el personal de la empresa, en carpetas destinadas a la preservación temporal de estos registros. Estas carpetas estarán claramente identificadas para no crear desórdenes. Es compromiso de todo el personal de la empresa, la correcta manipulación y archivo de estos registros, cuando estos se encuentren en los lugares de trabajo.

Se puede garantizar la legibilidad de los registros aplicando condiciones como:

• Letra legible (preferiblemente imprenta).

• Debe llenarse a tinta.

• Llenar todos los espacios y si no aplica colocar N/A.

• Evitar tachones y enmendaduras.

• Firmar con nombres de quien diligencia.

• Nombres del cargo.

• Los registros deben utilizarse en tiempo real.

• Hacerlo en consecutivo.

• Archivarlo en el sitio y carpeta correspondientes.

• Diligenciar las observaciones si son necesarias.

• Tener en cuenta las copias si se requiere.

Todos los registros generados en la organización deben garantizar su legibilidad con ciertas condiciones

PROCESO IDENTIFICACIÒN RESPONSABLE

RESPONSABLE ALMACENAMIENTO Y RECUPERACIÒN RECUPERACIÒN

NOMBRE CÒDIGO ALMACENAMIENTO INDIZACIÒN ACCESO TAA UBICACIÒN TAM UBICACIÒN

El control de los registros se llevará por medio del formato “Control de registros”

Proceso Referente al proceso al cual pertenece el registro.

Nombre Describe el nombre del registro

Código Código correspondiente al registro.

Responsable Persona encargada del diligenciamiento y archivo el registro.

Almacenamiento Lugar, dispositivo y/o equipo donde se encuentran ubicados los registros.

Protección Medidas adoptadas para asegurar la integridad de los registros, así como evitar el deterioro o pérdida de los mismos.

Indización Forma en la que se clasifican u organizan los registros.

Acceso Nivel de clasificación de las personas que logran acceder a los registros.

Tiempo en archivo activo (TAA) Período de tiempo que durará el registro en archivo activo.

Ubicación Localización del registro durante el tiempo en archivo activo

Tiempo en archivo muerto (TAM) Período de tiempo que tendrá el registro en un archivo

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