CONTROL DE REGISTROS.

CONTROL DE REGISTROS

Contenido:

1 OBJETIVO

2 ALCANCE

3 DEFINICIONES

4 RESPONSABLES

5 DESCRIPCIÓN

6 REGISTROS

7 REFERENCIAS

8 ANEXOS

1. OBJETIVO

Establecer una metodología para mantener y controlar los registros del Sistema de Gestión (SG), para demostrar la conformidad con las normas y la operación efectiva del Sistema.

1. ALCANCE

Aplica a todas las áreas y actividades de la organización.

1. DEFINICIONES

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos y/o proporciona evidencia de las labores realizadas en las áreas de trabajo.

Trazabilidad: Se refiere a la capacidad de seguir la historia, aplicación y localización de todo aquello relacionado con los procesos del SG.

Identificación: Corresponde al nombre del registro.

Código: Correlativo numérico asignado por el Jefe de Calidad en caso de ser necesario, el cual se asocia a una sigla del área que lo emite.

Almacenamiento: Corresponde al lugar físico donde se archivan todos los registros emitidos o recepcionados.

Protección: Nivel de confidencialidad de los registros, el cual establece la autorización para acceder a este documento, tales como, parte interesada, Gerentes, Subgerentes, Jefes de Áreas o a quienes éstos designen.

Tiempo de Retención: El tiempo establecido para mantener los registros.

Recuperación: Los registros del sistema de gestión, deben ser archivados en carpetas como documentos emitidos o recepcionados y claramente identificables, cuando sea necesario se deben archivar en carpetas o archivos computacionales por cada, Gerente, Subgerente, Jefe de Área, Supervisor o Prevencionista de Riesgos.

Disposición Final: Acción que se realiza una vez vencido el tiempo de retención, sea esta la eliminación o retención.

1. RESPONSABILIDADES

Jefe de Medio Ambiente y Calidad:

• Verificar y asegurar que existan los registros adecuados del SG y permanezcan el tiempo establecido en las diferentes áreas de la organización.
• Asegurar la documentación de los registro del SG.
• Asegurar que el personal de las diferentes áreas de la organización mantengan los registros del sistema, completos, vigentes y disponibles para la evaluación de las partes interesadas durante el período de tiempo establecido.
• Asegurar la eliminación de los registros una vez cumplido el Tiempo Mínimo de Mantenimiento.

Gerentes, Jefes de Áreas, Administradores de Faenas, Supervisores y Prevencionistas de Riesgos:

• Asegurar y supervisar el correcto mantenimiento de los registros en sus respectivas áreas.
• Apoyar el correcto mantenimiento, custodia, actualización y eliminación de los registros una vez finalizado el tiempo mínimo de mantenimiento.

• Mantener los registros completos, vigentes y disponibles para las partes interesadas.
• Revisar y controlar que los registros estén archivados en los lugares que correspondan y se evite su pérdida y deterioro.
• Proponer mejoras para la optimización de las metodologías para identificar, archivar, conservar y disponer los registros del sistema.

Todo el personal:

• Realizar los registros correspondientes a su área.

1. DESCRIPCIÓN

1. Identificación y formato del registro

Cada registro debe ser identificado con un nombre que represente de manera clara y precisa la información que éste contiene.

El formato del registro debe estar acorde con lo que indique el documento de origen (Manual, estándar, procedimiento, instructivo). Si el formato requiere ser modificado, el responsable de esta modificación, debe informar al Jefe de Medio Ambiente y Calidad para que este último realice las modificaciones correspondientes en el documento de origen y formalice la nueva edición del documento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento P-SG-003 “Elaboración y Control de Documentos”.

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