PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS FINAL

1. OBJETO:

Implantar los criterios que se deben tener en cuenta para la elaboración y control de los documentos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Institución Educativa Departamental Mixto de Puerto Salgar

1. ALCANCE:

Este procedimiento debe ser aplicado para todos los documentos relacionados con el sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la Institución Educativa. Dicho proceso inicia con la elaboración, clasificación, uso, almacenamiento, y tiene como fin la revisión, aprobación y modificación final de todos los documentos, tanto internos como externos del sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo que se lleva a cabo en el centro educativo y cada una de sus sedes.

1. RESPONSABLES:

RECTOR: Es la persona encargada de revisar y administrar todos los documentos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la institución, con el apoyo del Líder HS del centro.

LÍDER HS: Es el responsable de la creación, revisión, aprobación y actualización de los documentos del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo y de los procesos que estén bajo su responsabilidad.

1. DOCUMENTACIÓN:

La institución debe tener disponible y actualizada la siguiente documentación relacionada con el Sistema de Salud y Seguridad en el Trabajo:

• La política y los objetivos de la institución en materia de salud y Seguridad en el Trabajo, firmados por el empleador.
• Las responsabilidades asignadas para la implementación y mejora continua de Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de la institución.
• La identificación de peligros, evaluación y valoración de los riesgos anuales.
• El informe de las condiciones de salud, y el perfil sociodemográfico de la población trabajadora de la institución  según los lineamientos de los programas de vigilancia epidemiológica en concordancia con los riesgos existentes en el centro educativo

1. PROCEDIMIENTO DE DESCRIPCION DE LAS ACTIVIDADES:

1. PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y RESPONSABLES

1. Documentar nuevo documento:

Los documentos del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Educativa se organizan según los siguientes lineamientos:

1. Formato:

El orden en el que se presentan los documentos del sistema integrado de gestión de la Institución es el siguiente:

• Logotipo y nombre del Colegio;
• Título del documento
• Estado de revisión versión / número y fecha;
• Números de página;
• Tipo de Documento, procedimiento, formato, instructivo, etc.
• Cargo del Autor/es y Aprobador/es.

1. Encabezado:

Todos los documentos generados del Sistema Integrado de Gestión llevarán en la parte superior el encabezado, se debe repetir en todas las hojas del documento y su contenido es el siguiente (Fig. 1):

Figura 1. Elementos de encabezado.

1. Logo/escudo de la institución:

Es el gráfico que representa al Centro Educativo en cada una de sus actividades comerciales.

1. Título del Documento:

Todos y cada uno de los documentos deben tener su respectivo título el cual debe de ir en mayúscula sostenida y centrado. El tipo de letra es Arial en negrita en un tamaño de 11 puntos.

1. Codificación:

La identificación se hace a través de un código que debe contener seis caracteres XX-YYY-000.

1. Versión:                

Debe registrarse el número consecutivo de actualización o emisión inicial del documento. Todos los documentos inician en versión cero y se debe indicar con la siguiente abreviación: Ver. 00.

En el caso de requerirse, se puede cambiar la identificación del documento, pero éste continuará con el número siguiente de versión.

1. Fecha:

Se debe indicar la fecha de emisión o última revisión del documento. Se debe señalar con la siguiente abreviación: DD/MM/AAAA = 07/12/2016

1. Numeración:

Se indica el número de páginas que tiene el documento. Se debe señalar con la abreviación: Pág. x de x.  

1. Contenido:

La información que normalmente debe contener la documentación del sistema es:

• Objeto
• Alcance
• Procedimiento

1. Identificación de los documentos:

La numeración que identifica los documentos está dada por una serie de caracteres alfanuméricos de la forma:

XX – YY – ZZ

XX.:        Caracteres alfanuméricos que indican el tipo de documento, así:

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