Procedimiento para el control de los documentos

PROCEDIMIENTO PARA EL CONTROL DE LOS DOCUMENTOS

UA-02

B) ÍNDICE

1. OBJETIVO 3

2. ALCANCE 3

3. NORMAS DE OPERACIÓN 3

4. RESPONSABILIDADES 5

5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS 5

6. PROCEDIMIENTO GUIÓN 7

7. DIAGRAMA DE FLUJO 8

8. REFERENCIAS 8

9. REGISTROS 9

10. CONTROL DE CAMBIOS 9

11. LISTA DE DISTRIBUCIÓN 10

12. ANEXOS 10

1. OBJETIVO

Establecer las bases para el control de los documentos que integran el SGC. En el área de Atención a Clientes

2. ALCANCE

Este procedimiento es aplicable en el CEAC.

3. NORMAS DE OPERACIÓN

3.1 Todos los manuales, procedimientos, descripciones de puesto, formatos y en general todos los documentos de origen interno y externo que soportan al Sistema de Gestión de Calidad, deben estar incluidos en la "Lista Maestra de Documentos Controlados".

3.2 Todos los documentos incluidos en la "Lista Maestra de Documentos Controlados" Formato NR-01 deben ser controlados con base a este procedimiento.

3.3 Los Documentos controlados deben ser revisados, aprobados y autorizados por el personal designado antes de su emisión.

3.4 Los cambios, modificaciones, actualizaciones y cancelaciones a los documentos controlados, deben ser revisados, aprobados y autorizados por el mismo personal designado que efectuó la revisión, aprobación y autorización original.

3.5 Los documentos controlados deben ser revisados cuando:

 Exista una nueva edición de los documentos utilizados como referencia y/o,

 Se efectúe un cambio en el Sistema de Gestión de Calidad que afecte al

documento y/o,

 Después de tres años de su última revisión.

3.6 Los documentos controlados generados por el Centro de Servicios y Atención Ciudadana deben contener, cuando aplique:

1. Nombre

2. Clave

3. Número de revisión

4. Fecha

5. Número de páginas de que consta el documento

6. índice del contenido

7. Puesto que lo originó

8. Puesto que lo revisó

9. Puesto que lo aprobó y/o autorizó.

10. Referencias y documentos soportes

11. Leyenda "COPIA CONTROLADA NÚMERO:" en la primera página.

3.7 Los documentos legales y de origen externo se controlan incluyéndose en la "Lista Maestra de Documentos CONTROLADOS" y no requieren la leyenda de "COPIA CONTROLADA NÚMERO: ".

3.8 Los documentos controlados entran en vigor el día de su distribución.

3.9 Los documentos controlados deben estar disponibles en las áreas donde se efectúan actividades involucradas con los mismos.

3.10 Las copias informativas de los documentos controlados pueden ser entregadas por el originador o los usuarios cuando se requiera. Estas copias se deben identificar con la leyenda "COPIA NO CONTROLADA", "SÓLO PARA CAPACITACIÓN" o "SÓLO PARA INFORMACIÓN". Para estas copias no es necesario actualizar el documento a las áreas que se les proporciona cuando estos sean revisados y reeditados con una nueva versión.

3.11 El original de la revisión anterior a la vigente se debe conservar hasta que se tenga una nueva revisión del documento. Este original debe ser marcado como "obsoleto".

3.12 La política de calidad y los objetivos de calidad no requieren clave y se controlan por la revisión y la fecha correspondiente.

3.13 La revisión vigente de las diferentes secciones del manual de calidad se controla incluyendo en el índice: la clave, el título, el número y fecha de revisión de la sección correspondiente.

3.14 Los registros en forma de formatos se controlan incluyéndolos en la "Lista Maestra de Documentos Controlados" y no requieren la leyenda, "COPIA CONTROLADA NÚMERO".

4. RESPONSABILIDADES

4.1 La mesa directiva, el coordinador de CEAC son responsables de definir la necesidad de modificar un documento controlado del Sistema de Gestión de Calidad.

4.2 El Coordinador del Centro de Atención a Clientes y/o Responsable del SGC es responsable de:

 Elaborar la "Lista Maestra de Documentos Controlados".

 Distribuir los Documentos Controlados a las áreas que los utilicen.

 Conservar el original de la última revisión de los Documentos Controlados.

 Conservar la penúltima revisión de los Documentos Controlados identificándolos con la leyenda-de "Obsoleto".

4.3 El personal que elabora los procedimientos es responsable de conservar los registros de las revisiones a los documentos controlados.

5. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS

1. MD.-Mesa Directiva.

2. CEAC.- Centro de Atención Clientes.

3. Documento.- Información y su medio de soporte.

4. EJEMPLO.- Política y objetivos de calidad, manual de calidad, procedimiento documentado, formatos.

5. Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades del proceso de servicio de trámite a las demandas ciudadanas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. Para los propósitos de este procedimiento, el término registro se interpreta como registro de calidad.

6. Copia electrónica.- Registros generados en medios electrónicos que pueden ser transmitidos por medio de un sistema electrónico como, discos magnéticos, discos compactos, Intranet, etc.

7. N.A.- Esta abreviatura se utiliza en los campos los cuales los responsable tienen que llenar en las aclaraciones de nuestros clientes

8. Manual de Calidad.- Documento que especifica el Sistema de Gestión de Calidad del Centro de Servicios y Atención Ciudadana.

9. Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

10. Procedimiento.- Forma específico de llevar a cabo una actividad o un proceso.

11. Proceso.- Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman

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