Procedimiento gobernador para el control de documentos

[pic 1]

1.        Propósito.

1.1        Establecer los mecanismos necesarios para mantener el control de todos los documentos que estén definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad y que influyan en la calidad de los servicios proporcionados por la Unidades Responsables.

1.2        Asegurar la disponibilidad de documentos actualizados donde sean requeridos.

2.        Alcance.

1. El control de documentos incluye: registro, distribución y conservación de documentos vigentes.

1. Todos los documentos electrónicos y físicos, internos y externos que estén definidos en el Sistema de Gestión de la Calidad, considerando el control de procedimientos gobernadores, procedimientos operativos e instrucciones de trabajo, así como el Manual de Gestión de Calidad, Manual de Planeación de la Calidad y Manual de Organización.

1. Este documento aplica a todas las Unidades Responsables de la Subsecretaría de Planeación y Coordinación involucradas en el Sistema de Gestión de la Calidad.

1. Políticas de operación.

1. Las actividades de elaboración, revisión, aprobación y modificación de documentos controlados internos, se definen en el procedimiento de estructura documental.

1. El Coordinador de ISO de cada una de las unidades responsables, determinará quien será responsable del control de documentos.

1. Todo el personal que elabore o utilice documentos (internos y/o externos) que afecten el Sistema de Gestión de la Calidad deberá registrarlos con el responsable del control de documentos.

1. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad internos son controlados en forma electrónica.

1. Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que sean impresos o que no presenten sello de copia controlada, únicamente servirán como referencia y no podrán ser utilizados como documentos oficiales dentro del sistema.

1. Únicamente serán válidos para el Sistema de Gestión de la Calidad los documentos internos impresos que sean considerados como originales y deberán ser administrados por el encargado de control de documentos o Coordinador de ISO de la Unidad Responsable, Representante de la Dirección, estos serán reconocidos por contener las firmas originales de elaboración, revisión y autorización.

1. El responsable de control de documentos en las Unidades Responsables se encargará de toda la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad, con excepción de los procedimientos gobernadores y Manual de Gestión de la Calidad, los cuales son controlados por la Coordinación de Proyectos Estratégicos y a los que se podrán solicitar modificaciones de acuerdo al punto 3.8.

[pic 2]

1. Para el caso de baja, modificación o alta de documentos controlados internos o externos, registrados por control de documentos, el solicitante deberá notificar por medio del formato Solicitud de Modificaciones a Documentos DGICO-ES-CA-PG-001-02 (establecido en la Guía Técnica para la Elaboración de Procedimientos) al responsable del control de documentos. En el caso específico de baja de algún documento no se podrá utilizar su código para otro documento controlado.

1. En el caso de que se mantengan por cualquier razón documentos considerados como obsoletos, estos deberán ser identificados por medio de un sello con la leyenda de “documento obsoleto”.

1. Cuando se requiera de emitir copias controladas de documentos externos (CD o diskette) esto se identificarán con un sello con la leyenda “copia controlada” y se controlará su distribución por medio de una lista de distribución.

[pic 3]

[pic 4]

...