Procedimiento de control de documentos relacionados con la calidad
Enviado por josemtz37 • 18 de Abril de 2016 • Documentos de Investigación • 3.279 Palabras (14 Páginas) • 438 Visitas
1.- OBJETO
El objeto de este procedimiento es establecer un sistema para controlar todos los documentos relacionados con la calidad, sean de origen interno o externo.
2.- ALCANCE
Este procedimiento se aplica a todos los documentos del sistema de gestión de la calidad independiente de la Panadería Susy, donde el responsable de revisar los registros pertinentes de este procedimiento es el gerente de la empresa y la responsable de realizarlos es la encargada de piso.
3.- REFERENCIAS
Norma internacional de estandarización ISO 9001
4.2.3 Control de los documentos
4.2.4 Control de los registros
4.- DEFINICIONES
Registro: Formato cumplimentado en papel o en digital que demuestra la realización de los requisitos del sistema de calidad.
Receta: Listado de los elementos necesarios y modo de preparación de un producto.
Agenda: Se denomina al programa que contiene, ordenadamente, un conjunto de temas, tareas o actividades para su realización en un periodo de tiempo determinado.
5.- RESPONSABILIDADES
RESPONSABILIDAD | FUNCIÓN | |
Nombre | Puesto | |
Manuel de Jesús Carrizosa | Gerente | Revisar que los registros (recetas, facturas y ventas) sean realizados correctamente y estén a disposición en el archivero ubicado en su oficina. |
Nallely Galaviz Verdugo | Encargada de piso | Realizar los apuntes de ventas en la agenda, las recetas y las facturas. |
6.- EJECUCION
Para el control de documentos internos de Panadería Susy, se debe tomar en cuenta el Manual de Calidad de la empresa y sus procedimientos documentados. (Ver Anexo 1 y Anexo 2)
En los documentos de carácter externo se toman en cuenta las Normas que aplican en los procesos de la empresa (Anexo3) y las Especificaciones del cliente (Anexo 4); donde debe indicar la fecha, nombre del cliente, dirección, número telefónico, hora del pedido, cantidad de pedido, importe y total de venta.
8.- ANEXOS
Anexo 1. Manual de Calidad
Elemento | Descripción | Documento/ procedimiento | Área /depto. |
1.Geralidades | El siguiente Plan de Calidad es del proceso de Elaboración de pan de la empresa “Panadería Susy” ubicada en la calle Ignacio Zaragoza entre Veracruz y Chihuahua Colonia Centro en Ciudad Obregón y muestra detenidamente cada elemento, los códigos, normas y responsables que están involucrados en dicha empresa. | PC-FP-PEP-01-00 | Administrativa |
2. Alcance | El propósito de este proceso es elaborar productos de calidad cumpliendo con las necesidades de los clientes, con el fin de logra ser una empresa rentable y aceptada por la sociedad, y as mismo adquirir nuevos clientes. El alcance de este Plan de Calidad esta aplicado al área de producción de la empresa “Panadería Susy”, en el proceso de Elaboración de pan que involucra las fases de Mezclado, Moldeado, Horneado, Enfriado y Decorado. | PC-FP-PEP-01-00 | Administración. |
3. Elementos de entrada | En este apartado se deben se indican los elementos de entrada para el proceso de producción del pan. (Ver tabla #1) Tabla donde se indican los elementos de entradas del proceso, donde se describen quien los provee y las características, enseguida se muestra las salidas a quien va dirigido el producto y sus características. | PC-FP-PEP-01-00 | Dirección |
4. Objetivos de calidad | Objetivo 1: Aumentar la producción en un 5% Objetivo 2: Reducir el porcentaje de error para hacer eficiente al proceso. Objetivo 3: Reducir en un 5% el costo de cada producto para generar más ingresos. Objetivo 4: Reducir en un 10% los tiempos de proceso de cada producto. Ver tabla 4 para ver más a detalle los indicadores de los objetivos de calidad planteados. | PC-FP-PEP-01-00 | Dirección |
5.Responsabilidad de la Dirección | El dueño es el responsable dentro de la empresa “Panadería Susy” ya que es él quien dirige y controla todos los procesos que se elaboran dentro de la empresa. Además es encargado de comunicar a las partes internas cualquier cambio en los proceso al personal de la empresa. También se encarga de revisar y actualizar si es necesario el plan de calidad cada 6 meses. | PC-FP-PEP-01-00 | Dirección |
6. Requisitos | Requisitos del cliente: a) Comanda donde este registrado el pedido, con letra legible. b) Disponibilidad de unidades, así como la lista de inventarios actualizada. c) Plan de producción actualizado. Requisitos legales
Requisitos internos y del proceso: a) Los operadores de almacén deben firmar de recibido la lista de inventarios así como el retiro de materia prima. b) El repostero debe de tomar una muestra del producto para revisar el color, la textura, volumen y temperatura. c) Se le debe dar aviso al dueño del proceso por cualquier incidente. | PC-FP-PEP-01-00 | Dirección |
7.produccion y prestación del servicio | Las etapas del proceso de elaboración de panes consta de: Mezclado de materiales, enseguida para al área de moldeado, seguido del decorado, después se hornea y por último se enfría a temperatura ambiente. Los procedimientos que describen a este proceso se encuentran documentados, así como también las instrucciones de trabajo y otros documentos pertinentes. Todos estos documentos mencionados se encuentran en sus puntos de uso. Los recursos como herramientas, técnicas y equipo a utilizar, se encuentran escritos en el elemento 8 de este plan de calidad. Las condiciones controladas relativas al medio ambiente se encuentran especificadas en la matriz 1. La calificación necesaria para el personal de este proceso se encuentra especificada en el elemento 8 de este plan. Los requisitos legales, reglamentarios, códigos y prácticas industriales aplicadas a este proceso se encuentran especificados en la Matriz 1. Los criterios de entrega del producto terminados son: Que cumpla con el olor, la forma, el color, textura y decorado que el cliente pidió. | PC-FP-PEP-01-00 | Producción |
8. Recursos | En este apartado van los recursos necesarios para el buen funcionamiento del plan. Estos son los recursos: Humanos El proveedor de recursos humanos es el gerente, ya que, él es quien se encarga de llevar a cabo la contratación de personal. Materiales: La materia prima a utilizar es la siguiente: -Leche -Huevos -Levadura -Manteca La materia prima es proporcionada por el proveedor “Distribuidora del pacifico” SA de CV “desde los Mochis, Sinaloa” Infraestructura y ambiente de trabajo: Los recursos de infraestructura es el dueño el encargado de realizar las actividades de adecuar las instalaciones de las áreas de trabajo hasta la fachada de la empresa. Mientras que el ambiente de trabajo consiste en buscar la forma que el personal conviva en armonía. | PC-FP-PEP-01-00 | Dirección |
9. Comunicación con el cliente | La empresa se da a conocer por medio de radio y rotulaciones en la empresa, hemos estado formulando una página de Facebook® para dar a conocer mejor los productos que ofrece la empresa. a) El encargado de producción y el gerente se encargan de la comunicación necesaria con el cliente, ya sea por llamadas telefónicas o visitas personales. b) Las quejas recibidas son atendidas por el gerente y se le comunican al repostero, considera si se le puede hacer alguna mejora en el producto. c) El encargado de producción lleva un registro (inventario de producto elaborado y terminando, tomando en cuenta los defectuosos) para el control de la calidad y la comunicación con el cliente (registro de quejas y sugerencias) | PC-FP-PEP-01-00 | Servicio al cliente |
10.Diseño y desarrollo | La Panificadora SUSY se dedica a la elaboración de pan. Por lo cual es normal que con frecuencia se diseñen nuevos productos como nuevos moldes, nuevos sabores y nuevos decorados dependiendo de la demanda que se tenga por medio de los clientes. Para generar algún cambio en el proceso de diseño y desarrollo, se tienen que seguir los incisos mencionados a continuación: a) Las solicitudes de cambios al diseño se harán por escrito, llenando una forma dada por la empresa; puede depositarse en un buzón de sugerencias o dársela directamente al gerente general, esta forma la pueden elegir tanto los trabajadores de la empresa o los clientes. b) El autorizado para iniciar la solicitud de cambio puede ser algún empleado del área de producción con el consentimiento del jefe de producción. c) Se evaluaran los cambios requeridos en la solicitud, para saber si le convienen a la empresa y si son sustentables. d) La persona encargada y autorizada para aprobar o rechazar los cambios será el gerente general de la empresa. e) La verificación de los cambios se realizara por el jefe de producción para comparar como se obtienen mejores resultados, si de la nueva manera o la antigua y que se puede mejorar. NOTA: Conforme sea apropiado, el plan de la calidad debería tener en cuenta los códigos aplicables, normas, especificaciones y características de calidad y requisitos reglamentarios. | PC-FP-PEP-01-00 | Desarrollo de I&D |
11. Compras | En este punto se mencionan como y quien realiza las compras en la empresa. a) el encargado de producción tiene la función de realizar las compras, hace la lista de lo requerido en el área de producción y las existencias en el almacén. b) el encargado de compras hace y actualiza parcialmente la cartera de proveedores, de esta forma compara y evalúa a los proveedores y el producto, precio, cantidad y tamaño, que se compra con las necesidades de la empresa y así mismo la de los clientes. c) El encargado de compras recibe el producto en la empresa revisa las características del mismo, que puedan afectar la calidad del producto de la organización. d) los pedidos se hacen por vía telefónica cuando se adquiere materia prima, cada semana. e) cuando llega la materia prima, se revisa que este en buen estado y las cantidades pedidas para validarlas y llevar al almacén. | PC-FP-PEP-01-00 | Compras |
12. Identificación y trazabilidad | La identificación del producto inicia en el estante donde está ubicado el tipo de pan. Etiquetado previamente con nombre del producto, fecha y hora de su elaboración. Al iniciar el proceso de elaboración de panes se elaboran por lotes de tipo de pan, cada lote ya tiene asignada su hora y su espacio, en caso de ocupar un producto se hacen modificaciones breves por el mismo repostero. | PC-FP-PEP-01-00 | Producción |
13. Propiedad del cliente | En este proceso no se necesita propiedad del cliente, por lo tanto no aplica. | PC-FP-PEP-01-00 | Servicio al cliente. |
14. Preservación del producto | Para la correcta preservación del producto de esta empresa se debe tomar en cuenta lo siguiente. a) Para manipular este producto en particular se tienen que tomar medidas muy drásticas sobre el uso de guantes, cubre-bocas y redes de cabello, para prevenir errores en el producto y mejorar su calidad. El almacenamiento se hace en charolas limpias y resistentes al calor; para después depositarlas en vitrinas de cristal con una bombilla eléctrica lo cual ayuda a nuestro producto a conservar su olor, forma y textura y poder mostrarlo de manera atractiva e higiénica al cliente. b) Esta empresa no realiza entregas a sus clientes fuera de la empresa. Si el cliente quiere comprar algún tipo de pan tiene que ir al establecimiento. | PC-FP-PEP-01-00 | Producción |
15. Control de producto no conforme | a) cuando se detecta un producto que no cumple con las especificaciones, el producto se reclasifica para posible venta de bajo precio o como desecho, si se puede vender a bajo precio este se coloca en los estantes que se encuentran en la entrada de la panadería. b) el jefe de producción es responsable de anotar en la “lista de mermas” las cualidades y cantidades del producto no conforme. | PC-FP-PEP-01-00 | Producción |
16. Seguimiento y medición | El seguimiento y medición que se da en la empresa cuando salen los productos y su aceptación, de esta forma se da seguimiento y medición a la satisfacción del cliente con los productos de la empresa. También se evalúa el producto defectuoso, para darle seguimiento y mejora el proceso del mismo, de esta forma se buscar mejoras y nuevas técnicas para hacer más eficiente el proceso. Cuando se presentan muchos errores seguidos se notifica al jefe de reposteros, quien es que hace las correcciones y modificaciones, En la columna de seguimiento y medición de la Matriz 1 se pueden ver las variables del proceso. | PC-FP-PEP-01-00 | Producción / servicio al cliente |
17. Control de documentos y datos | Los documentos que se utilizan en la empresa son, recetas, datos históricos, facturas, entre otras cosas. Los documentos son identificados por su nombre para un mejor control. Para tener acceso a los documentos se tiene a la mano en caso de requerir información, en caso de necesaria se le comunica al gerente él es el que aprueba. | PC-FP-PEP-01-00 | Administración |
18. Control de registros | En la empresa bajo estudio se realizan la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención, disposición y responsabilidad de cada registro, anteriormente se menciono un poco en el formato de control de registros. | PC-FP-PEP-01-00 | Administración |
19 Auditorias | Es responsabilidad del coordinador del plan de calidad dejar en claro que, al cumplir con el plan de calidad al que se encuentra sujeta la empresa, esta se encuentra lista para enfrentar cualquier auditoria que quieran realizar. Ya que el plan de calidad con que cuenta la empresa, esta pertenece al sistema de gestión de calidad, la empresa está preparada para recibir inspecciones o en este caso auditorias. | PC-FP-PEP-01-00 | Administración |
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