Procedimiento de elaboración y control de documentos del sistema de gestión
Enviado por Calidad Lass • 28 de Marzo de 2025 • Apuntes • 1.332 Palabras (6 Páginas) • 33 Visitas
PROCEDIMIENTO DE ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN | ||
Código SP01 | Versión 01 | Página de |
OBJETIVO
Definir los controles requeridos en los documentos y registros del Sistema de Gestión de Calidad que se requieran para el desarrollo de los procesos, cumplimiento de requisitos legales y/o de requisitos de organismos de acreditación.
ALCANCE Y APLICACIÓN
Este procedimiento aplica a todos los documentos del Sistema de Gestión de Calidad desde su elaboración o inclusión como documento externo, revisión, aprobación, codificación, actualización, divulgación, cambios y disponibilidad en los sitios de uso.
RESPONSABLES
Director de Calidad: Garantizar el cumplimiento de este procedimiento.
Gerencia: Aprobar documentos o cambios en los documentos.
Demás miembros del laboratorio: Conocer y dar cumplimiento a lo descrito en este procedimiento.
DEFINICIONES
Actualizar: Realizar modificaciones a un documento.
Aprobar: Acción de autorizar un documento para que se inicie su difusión y aplicación.
Copia controlada: Reproducción de un documento original, la cual se distribuye y se controla.
Documento: Cualquier medio que contenga información e incluye documentos escritos, declaraciones de la política, procedimientos, especificaciones, curvas de calibración, gráficos, manuales, pósters, avisos, memorandos, software, dibujos, planos, que se encuentren en papel, o en medio magnético.
Documento controlado: Documento sobre el cual se tiene control mientras esté vigente.
Documento no controlado: Documento que una vez emitido y enviado a su destinatario final no requiere ser actualizado.
Documento de origen externo: Son aquellos documentos de consulta interna, como manuales, normas técnicas, catálogos de equipos de manejo regular, informes técnicos, normas, decretos, entre otros, que la organización ha determinado que son necesarios para la planificación y operación del Sistema de gestión.
Elaboración: Acción mediante la cual se construye un documento.
- Formato: Documento que facilita el registro de datos.
Instructivo: documento que contiene instrucciones de manera detallada de tareas o actividades específicas.
Matriz: Tabla que describe la forma en que se conjuga las variables que intervienen en una actividad o proceso.
Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
Programa: Idear y ordenar las acciones necesarias para realizar una actividad.
Registro: documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.
Versión: Número de veces que ha sido modificado un documento.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
CONTROL DE DOCUMENTOS
5.1.1. Solicitud de elaboración, cambio o eliminación de un documento del Sistema de Gestión de Calidad
Cuando se requiera elaborar, modificar o eliminar algún documento del Sistema de Gestión de Calidad, se solicita diligenciando el formato SF01 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS y se entrega o envía mediante correo electrónico al Director de Calidad.
En caso de ser el Director de Calidad quien requiera la elaboración, modificación o eliminación de algún documento del Sistema de Gestión de Calidad, lo Solicita diligenciando el formato SF01 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS y lo envía mediante correo electrónico a la Gerencia.
5.1.2. Revisión de la solicitud de elaboración, cambio o eliminación de un documento del Sistema de Gestión de Calidad.
El Director de Calidad o el Gerente conjuntamente con el solicitante del cambio evalúa las implicaciones de la solicitud, la posible afectación del sistema y/o la alteración en el cumplimiento de algún requisito legal o de organismos de acreditación y aprueba el cambio en la documentación del Sistema de Gestión de Calidad por escrito; lo cual genera una nueva versión del documento modificado.
5.1.3. Revisión y aprobación de los documentos previo a su distribución
La revisión y aprobación de los documentos se realizará por escrito en el formato SF01 SOLICITUD DE ELABORACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS. Las autorizaciones para la revisión y aprobación de los documentos se encuentran en el SF02 LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS.
Cada vez que se cree un nuevo documento o se genere una nueva versión del algún documento del Sistema de Gestión de Calidad, se actualiza el SF02 LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS.
5.1.4. Emisión de documentos
Los documentos generados dentro del Sistema de Gestión de Calidad se guardan en la intranet de LASS LTDA. La consulta de los documentos aprobados se realizará mediante el SF02 LISTADO MAESTRO DE CONTROL DE DOCUMENTOS.
La impresión o copia por cualquier medio de los documentos constituye una “copia no controlada”.
5.1.4. Control de documentos Obsoletos
El Director de Calidad conserva en medio magnético la última versión obsoleta de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Sólo el Gerente, el Director de Calidad o quienes éstos autoricen pueden consultar los documentos obsoletos.
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