MANUAL DE PROCEDIMIENTO PAGO A PROVEEDORES

1.        OBJETIVO:        

Estructurar los procedimientos adecuados, que permitan el desarrollo de una gestión apropiada, para la  selección de proveedores, en la decisión de compra y pago a los mismos.

2.        ALCANCE:        

Este procedimiento aplica desde la selección del proveedor, recibo de cotización, decisión de negociación, recepción de la facturación, hasta el pago de proveedores.

3.        RESPONSABLES:

Gerente General: El encargado de aprobar proveedores y  pagos  de los mismos

Gerente Administrativo: Es el encargado de evaluar y seleccionar a los proveedores , solicitar  los  documentos para   aceptación   como  proveedores y  realizar  la  verificación  de las facturas

4.        COMPRAS

4.1        Para las Compras Generales en Intercambio 1A S.A. se tendrán en cuenta los siguientes conceptos.

• Papelería
• Elementos de aseo y cafetería
• Adecuación e instalaciones
• Equipo de computación
• Equipo de oficina
• Muebles y enseres
• Locales y oficinas

Con el fin de obtener un procedimiento adecuado para la selección de proveedores, se harán las investigaciones correspondientes para asegurar que éstos se encuentren legalmente constituidos (Cámara de comercio no menor de tres meses de vigencia, NIT de la compañía, cedula del representante legal, 3 cartas de referencia de las entidades con las cuales haya mantenido relaciones comerciales) y además que cuenten con los requerimientos mínimos de funcionamiento y especificaciones de servicio requerido por nuestra entidad.

4.2        SELECCIÓN DE PROVEEDORES

El Gerente General, esta facultado  en la selección de proveedores, deberán ser imparcial y evaluar parámetros de precio, calidad y confiabilidad de productos y servicios, actuando con integridad en todas y en cada una de las operaciones que se realicen.

Estará prohibida la utilización de todo tipo de intermediarios (comisionistas, Mediadores, etc.) Sin que exista una razón de negocios que justifique su participación y se cuente con la autorización por escrito del Gerente General.

4.3        COTIZACIÓN DE PRECIOS.  

El Gerente  Admón. es el encargado de solicitar a los proveedores las cotizaciones de los bienes o servicios que requiera la entidad, será el Director Administrativo, este requerimiento debe hacerse de manera escrita con el fin de que se deje soporte del mismo.

Las cotizaciones deberán ser presentadas al Gerente General para su aprobación

4.4        DECISIONES DE COMPRA

El Gerente General por tener exclusivo uso de sus atribuciones para compras en este proceso no aceptarán ningún descuento o precio que tenga como objeto el influir en otras operaciones de la Empresa.

Cambios Inter 1 A S.A.S requiere personas comprometidas con el manejo limpio y transparente de todas las operaciones de compra que se realicen.

En este proceso de selección se abstendrán de realizar operaciones comerciales con proveedores que tengan un mal historial de negocios, conformado por capital producto de actividades ilícitas o bien de dudoso giro de negocios.

1. ATRIBUCIONES PARA COMPRAS

La Gerencia General de Intercambio 1 A S.A. queriendo tener un claro control sobre las niveles de responsabilidad y atribuciones, establece le corresponde a la Junta Directiva en su calidad de administradores definir las políticas y diseñar los procedimientos de control interno que deban implementarse, así como ordenar y vigilar por que los mismos se ajusten a las necesidades de la entidad”

4.5.1        A continuación se detallaran los funcionarios responsables y las atribuciones.

1. 4.5.1.1        Papelería, elementos de  aseo y Cafetería

4.5.1.3         Adecuación e instalaciones

4.5.1.4        Equipo de computación

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