PROCEDIMIENTO CAUSACION PAGO A PROVEEDORES

1. OBJETO: este procedimiento tiene por objetivo registrar en la contabilidad de la Fundación Universitaria Tecnológico Comfenalco las obligaciones a cargo de esta; a efecto de que puedan ser canceladas por el área de Tesorería.

2. ALCANCE: Este procedimiento aplica desde la recepción de documentos de cobro y soporte, hasta el archivo de soportes de pagos.

3. DEFINICIONES:

CAUSACION: Significa que los hechos económicos deben reconocerse y contabilizarse en el Periodo contable en que estos ocurran, es decir, en el periodo en que se venda el bien, se preste el servicio o en que se configure jurídicamente la obligación o el derecho y no cuando se reciba o se haga el pago.

DOCUWARE: Es un software de gestión documental, el cual dispone de todas las funciones necesarias para registrar, editar y gestionar documentos; esta herramienta permite la organización de los documentos en papel o electrónicos en un archivador central, por ejemplo comprobantes, cartas, facturas, planos, archivos y correos electrónicos.

WORKFLOW: Es un módulo de DOCUWARE que permite trabajar con los documentos que hacen parte de un proceso de correspondencia, contabilidad, registro de proponentes, o el que la organización quiera automatizar ya que este asegura la llegada de documentos a los destinatarios pertinentes.

4. PROCEDIMIENTO DETALLADO DE CAUSACIONES Y PAGO A PROVEEDORES.

ID Etapa Descripción de las actividades que realiza en cada etapa. Responsable de la etapa. Registros

1 Recepción de documentos de cobro y soportes Solo está autorizada la recepción para recibir facturas, órdenes de compra y memorandos de pago, estos documentos se reciben en original y copia, y deben entregarse en las condiciones descritas en el “INSTRUCTIVO PARA RECIBIR FACTURAS”.

Posteriormente todos estos documentos son radicados en la plantilla radicadora de Workflow donde se adjunta la orden de compra y se notifica al Autorizador de esta para emitir el VoBo de la misma.

Nota: Las facturas que no necesitan orden de compra, como lo son: servicios públicos, luego de radicarlas en la plantilla de workflow se envían al Director de Servicios Administrativos para el registro del consumo y son dirigidas a Contabilidad para su causación.

Con respecto a los memorandos, posterior a su radicación se envían a contabilidad para su causación.

Recepcionista Instructivo para entregar facturas y pagos

Docuware

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Recepción y revisión de documentos Los asistentes y/o auxiliar de Contabilidad recepcionan los documentos soporte del movimiento de cuentas por pagar como orden de compra, remisión, acta de recibo, formato de disponibilidad presupuestal y se le revisa los requisitos legales de las facturas, fecha, orden de compra, valor, y visto bueno mediante la herramienta de Workflow.

Asistente y auxiliar de Contabilidad

DocuWare

3 Registro de documentos Se realiza la causación en el software en el módulo cuentas por pagar o de contabilidad según el caso. auxiliar de Contabilidad Comprobante de causación

4 Revisión de movimientos y documentos Se verifican que las cuentas causadas se hayan, aplicado correctamente los centros de costo, retenciones fondo, fuente y función.

Jefe de contabilidad

Causación firmada

5 Envío documentos a proceso de pago Se envía a Tesorería la documentación para pago (causación firma, factura o cuenta de cobro, orden de compra en caso que aplique, actas de entrega para contratos) a través de la herramienta de Workflow.

Asistente y auxiliar de Contabilidad Docuware

6 Verificación documentos

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