PROCEDIMIENTO PAGO NOMINA

AUTOR

VERSIÓN

FECHA

DESCRIPCIÓN DE CAMBIO

RICARDO CAMERO

1.0

2008/11/27

Documento original

ITEM

DESCRIPCION

RESPONSABLE

REGISTRO

1

PAGO DE NOMINA

Gerencia Administrativa y Financiera

Planilla de nomina

1.1

Revisión y aprobación de la Planilla de nómina: Dentro de los 5 días hábiles finales de cada mes y al menos con dos dias de anticipación al pago de la nómina, la Gerencia Administrativa y Financiera presentará vía correo electrónico o presencial la planilla de pago de nomina diligenciada para la respectiva aprobación por parte de la gerencia general, sin embargo en caso de falta temporal del Gerente, será la misma gerencia administrativa y financiera quien realizará la aprobación.

Esta planilla impresa y firmada se archivará en la carpeta de personal ubicada en el archivo de la compañía. Tiene igual validez la aprobación por correo electrónico.

Gerencia General y Gerencia Administrativa y Financiera.

Planilla de Nomina

Donde se encuentra?

1.2

Instrucciones de pago: Se tendrá por escrito o a través de correo electrónico las instrucciones de pago de cada uno de los trabajadores (cuenta donde debe realizarse la transferencia, pago en cheque, etc.) realizada cada uno de los empleados. Estas instrucciones quedarán incluidas magnéticamente en el sistema de almacenamiento de la compañía.  En la carpeta “ITM_Administrativo/Nomina/Instrucciones Pago ITM”, al cual tiene acceso la Gerencia Admiistrativa y Gerencia General exclusivamente.

Se tendrá como fecha de pago el último día de cada mes teniendo en cuenta la viabilidad  de pago.

Gerencia Administrativa y Financiera

Instrucciones de pago

1.3

Viabilidad de Pago: Al día hábil siguiente de realizado el pago de la nomina la gerencia administrativa y financiera verificará la disponibilidad para el pago del mes siguiente generando las alarmas necesarias dentro de los diez días siguientes al respectivo. Estas alarmas consisten en mencionar disponibilidad en bancos y comparación con el flujo de caja; inicialmente  se generarán vía mail a la gerencia y se concretará una reunión entre la Gerencia Administrativa y la Gerencia General para definir la estrategia a seguir.

Gerencia Administrativa y Financiera y Gerencia General

1.4

Descuentos por nomina y Otros pagos: Los descuentos por nomina tendrán su control en la carpeta “ITM Administrativo/Nomina/Descuentos por nomina” , al cual tendrá acceso la Gerencia Administrativa y Gerencia General exclusivamente, ubicada en el sistema de almacenamiento NAS de la Compañía. Esta carpeta tendrá como mínimo la discriminación por cada uno de los empleados de los descuentos a realizar por cada mes. Los descuentos deben tener el soporte en la carpeta de hoja de vida de personal con la respectiva autorización de los empleados a los cuales se les realiza el descuento. En el caso de descuentos judiciales o dictaminados por la ley se entregará por parte de la gerencia administrativa y financiera una carta dando conocimiento al empleado el descuento a realizar obligatorio.

Gerencia Administrativa y Financiera

Carpeta de descuentos

1.5

Realización del Pago: De acuerdo a las instrucciones de pago y a los descuentos autorizados, la gerencia Administrativa y Financiera realizará el pago de nomina generando el comprobante de pago que estará resguardado magnéticamente en el sistema de almacenamiento de la compañía en la carpeta “ITM Administrativo/Nomina/Comprobantes de Pago” que contiene la discriminación de los pagos realizados y los respectivos descuentos.  

Este comprobante de pago se enviará por correo electrónico un día antes de la realización del pago a cada uno de los empleados; el día del pago se enviará vía correo electrónico el comprobante de la transferencia, de la cual quedará copia en el comprobante de egreso.

En el caso de pago con cheque, el día de radicación del comprobante de pago vía email se entregarán los documentos a la gerencia para la respetiva autorización de pago.

Si el empleado también figura como proveedor de la compañía y los pagos coinciden con los de nomina, el día del pago se adjuntará en el mail el resumen de los descuentos que se hicieron a la respectiva cuenta de cobro y el pago total que se realiza.

Gerencia Administrativa y Financiera

Comprobante de pago