MANUAL PROCEDIMIENTOS

ASUNTO:

Inventarios físicos semanales en tiendas.

FECHA DE VIGENCIA

04/02/2013 PROCEDIMIENTO

No.

SUSTITUYE AL DE FECHA

PAGINA

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A. OBJETIVO

Tener lineamientos para realizar el inventario físico selectivo para el manejo adecuado y control de la existencia de productos en las tiendas.

B. RESPONSABILIDAD

1. Jefe de tienda

2. Asistente administrativo

3. Vendedor Master

4. Supervisores administrativos

5. Gerente de Ventas

6. Vendedores encargados del área

DUEÑOS DEL PROCESO: GERENTE DE VENTAS Y SUPERVISORES

A. GENERALIDADES

La toma del inventario físico consiste en la verificación física de las existencias contra el registro en el sistema, se realiza en productos de bodega como de sala de ventas a un 100%. Los conteos se deben realizar diariamente por línea, durante la semana hasta agotar todas las áreas de la tienda ó bodega (según calendarios de Líneas por día). Adicionalmente se deberá controlar los productos que se encuentren en mal estado, productos que se encuentran en tránsito, reserva y/o comprometidos y de igual forma separarlos del área para tener un mejor control por parte del personal a cargo en la tienda, para evitar pérdidas a la empresa.

La responsabilidad de la toma del inventario semanal es del Jefe o encargado de la Tienda. El encargado de la tienda es quien velará porque se cumplan los objetivos previstos, es responsable de la coordinación de los elementos necesarios para la toma del inventario semanal y coordinar el elemento humano para concluir el proceso de acuerdo con el calendario establecido en las dos áreas bodega y sala de ventas, independientemente que pueda delegar las actividades.

Para el efecto podrá apoyarse en las siguientes personas:

Jefe o encargado de Tiendas

a. Para el área de bodega: asistentes administrativos y vendedores.

b. Para el área de Ventas: Vendedores de cada línea y/o jefe de tienda.

En las tiendas donde no existe la figura de los Asistentes, el Jefe o encargado de tienda podrá apoyarse para la toma de inventarios, en el asociado que considere conveniente.

B. PROCEDIMIENTO

TIENDAS

1. ASISTENTE ADMINISTRATIVO O ENCARGADO DE TIENDA

De acuerdo al calendario deberá realizar las siguientes actividades:

- Emisión diariamente del inventario semanal, es decir, listados de conteo por marca o línea (según calendario).

- Coordinar y planificar los horarios de los asociados.

- Supervisión directa sobre los conteos.

- Conteos aleatorios de productos para verificar el conteo de los asociados.

- Elaboración de los reportes de ajustes cruces de productos.

- Verificación de diferencias detectadas, al mismo tiempo dicha verificación deberá quedar por medio de su firma.

- Analizar las diferencias.

- Completar el resumen de diferencias “Análisis de Ajustes por Tienda, cruces o consumos” en todas sus casillas.

- Detallar los productos en mal estado

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