Manual De Procedimientos

MANUAL PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MARIAN LILIBETH PRIETO ALVAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE LA INDUSTRIA, LA EMPRESA Y LOS SERVICIOSCIES

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

MANUAL PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

MARIAN LILIBETH PRIETO ALVAREZ

Monografía Para Optar El Título De Tecnólogo Gestión Administrativa

Licenciada

LUZ MARINA ARIAS TORRES

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

CENTRO DE LA INDUSTRIA, LA EMPREA Y LOS SERVICOSCIES

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

SAN JOSÉ DE CÚCUTA

2013

NOTA DE ACEPTACIÓN

_________________________

LUZ MARINA ARIAS TORRES

INSTRUCTORA

_______________________

JURADO 1

______________________

JURADO 2

San José de Cúcuta, 23 de marzo de 2013

DEDICATORIA

A la Instructora, a mis compañeros

y demás personal que quieran

adquirir conocimiento del proceso de recibo y despacho de documentos.

AGRADECIMIENTOS

Primero que todo darle gracias a DIOS por bendecirme y darme el don de sabiduría y conocimiento para dar a conocer esta evidencia de aprendizaje, es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el equipo de trabajo Tecnólogos Gestión Administrativa. Por esto agradecemos a nuestra Instructora LUZ MARINA ARIAS TORRES quien nos indicó sus conocimientos para llegar a obtener un resultado de aprendizaje despacho y recibo de documentos, a todos nuestros compañeros, quienes a lo largo de este tiempo han puesto a prueba sus capacidades y conocimientos, a mis padres que me han apoyado y motivado en la formación académica y finalmente un eterno agradecimiento a esta entidad Servicio Nacional de Aprendizaje SENA la cual abre sus puertas a jóvenes como nosotros, preparándonos para un futuro competitivo y formándonos como personas integrales.

MISIÓN S&SMIC B.P.O S.A.S

Prestar servicios en las diferentes áreas de la gestión administrativa que promuevan el desarrollo y la transformación de las microempresas con estrategias innovadoras y la aplicación práctica de procesos y metodologías de vanguardia con excelente calidad.

VISIÓN S&SMIC B.P.O S.A.S

Servicios y soluciones B.P.O S.A.S será la mejor opción para las microempresas de la región colombo-venezolana que busquen desarrollarse tecnológica y administrativamente.

Al año 2015 tendrá la capacidad de proyectarse a otras regiones del país y/o del exterior.

POLÍTICAS DE CALIDAD

Es un compromiso de nuestra empresa entregar productos y servicios de óptima calidad, para lo cual nos mantenemos a la vanguardia de los avances tecnológicos y contamos con un personal comprometido con los objetivos de calidad. Además disponemos de los recursos necesarios para desarrollar las actividades y ejecutar eficientemente los proyectos y encaminar los esfuerzos al fortalecimiento de la empresa en el medio, con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.

OBEJTIVO GENERAL

Identificar el proceso para el recibo y despacho de documentos internos y externos dentro de la organización S&SMIC BPO S.A.S.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Aplicar la normalización y normatividad para el proceso de recibo y despacho de correspondencia.

• Identificar los formatos para el recibo y despacho de documentos internos y externos de la empresa.

• Identificar los formatos para cada proceso de recibo y despacho, con el objetivo de llevar un control permanente.

TABLA DE CONTENIDO

INTRODUCCIÒN

RESUMEN

GLOSARIO

1. GENERALIDADES DE RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTO 19

1.1. CONCEPTO 19

1.2 NORMATIVIDAD 19

1.3. ACUERDO 060/2001 19

1.4 CIRCULAR 02 DE 1997 22

1.5. ACUERDO 3354 DE 1954 23

1.6. CLASIFICACIÓN DE LAS COMUNICACIONES 23

1.7. ELEMENTOS PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS 24

2. RECIBO DE DOCUMENTOS 24

2.1. PASOS PARA EL RECIBO DE DOCUMENTOS 24

3. CONTROL DE CORRESPONDENCIA EN TRÁMITE 30

4. DOCUMENTOS NO RADICABLES 30

5. DESPACHO DE DOCUMENTOS 32

5.1. PASOS PARA EL DESPACHO DE DOCUMENTOS 32

6. TRAMITE ESPECIAL. 40

6.1 CIRCULARES 41

6.2. ACTOS ADMINISTRATIVOS 42

6.3. COMUNICACIONES INTERNAS 42

6.4. COMUNICACIONES OFICIALES VIA FAX 43

6.5. COMUNICACIONES OFICIALES POR CORREO ELECTRÓNICO 43

CONCLUSIONES 44

RECOMENDACIONES 45

BIBLIOGRAFIA 46

LISTA DE FIGURAS

Paginas

Figura 1. Sello radicador. 27

Figura 2. Registro de correspondencia externa recibida. 28

Figura 3. Recordatorio de correspondencia recibida

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