Manuales De Procedimiento

LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Sus contenidos

El manual de procedimientos administrativo es un conjunto de instrucciones y normas reunidas en un cuerpo orgánico, que explican el desarrollo de los procedimientos administrativos. Es una fuente de información permanentemente actualizada que facilita al personal de una organización la correcta ejecución de las tareas normalizadas. Además, regula la participación de los distintos sectores de una organización, así como también de entes externos (usuarios, organismos de control, proveedores, etc.). Su contenido está dirigido a precisar:

¿cómo se ejecutan los procesos y controles?;

¿quiénes son los encargados de efectuarlos?;

¿cuándo deben ser realizados?; y

los soportes de información que intervienen, y cómo deben ser completados y archivados.

Las ventajas de poseer y utilizar manuales de procedimientos administrativos son las siguientes:

permite normalizar la ejecución de tareas estándar y facilita la toma de decisiones programadas;

evita la superposición de tareas entre diferentes áreas de la organización;

simplifica y/o racionaliza la ejecución de tareas que cuando no están normalizadas resultan confusas, voluminosas y, por lógica consecuencia, costosas;

simplifica el asesoramiento y la capacitación de nuevos empleados y practicantes rentados de la organización;

incrementa la motivación del empleado, ya que permite la detección de los objetivos de la organización mediante el aporte de sus tareas;

reduce la participación de los niveles altos de la jefatura, limitando su participación a casos no habituales y dedicando más tiempo a la toma de decisiones no programadas;

evita improvisaciones y/o decisiones apresuradas, a veces incongruentes con las tomadas por otro sector;

refleja la evolución administrativa de la organización y el nivel de racionalización alcanzado;

agiliza las tareas de auditoría ya que, consultando los manuales, los auditores podrán familiarizarse rápidamente con los procedimientos administrativos del área a auditar; y

facilita el control de gestión y la detección de deficiencias en los procedimientos administrativos.

No obstante las ventajas señaladas anteriormente, la realidad de la Administración Pública Provincial nos indica que existen dos fuertes críticas a los manuales de procedimientos administrativos. Muchos de los responsables de los organismos no toman la decisión de encarar su elaboración por el esfuerzo y el costo que dicha tarea implica; además justifican su elección diciendo que:

los manuales no son en la práctica utilizados por el personal para el aprendizaje y guía de las tareas que deben realizar; y

los manuales se desactualizan rápidamente, lo que elimina de hecho todas sus ventajas potenciales.

Al respecto es importante aclarar que ambas críticas están directamente relacionadas con la forma de redacción e implementación de los manuales de procedimientos administrativos y no son problemas propios de los manuales. A fin de evitar estos problemas es importante tener en cuenta dos cuestiones

Los manuales no son instrumentos cuyos contenidos puedan ser absorbidos “directamente” por el personal de línea como si fuera un simple instructivo. La comprensión por parte del personal de los procedimientos normalizados en el manual, supone una explicación de los mismos por gente capacitada que deberá hacerse, en lo posible, directamente en la ejecución de los procedimientos reales. Posteriormente a esta capacitación, recién se podrá dejar al personal el manual para su utilización como elemento de consulta y actualización.

Resulta imprescindible especificar en el manual la fecha de confección y la de actualización para desarrollar una labor orgánica de emisión de normas. Es conveniente establecer una revisión anual, a fin de efectuar las modificaciones y agregados que sean necesarios. Las instrucciones deben redactarse en forma modular y con una extensión limitada, a fin de facilitar los posibles cambios, en caso de modificarse la rutina. Si se completa esta técnica con un armado sobre la base de hojas móviles (soporte en papel), se puede lograr una flexibilidad que supera de manera significativa la habitual rigidez que tienen muchos manuales inadecuadamente elaborados y que dificultan su utilización. Por otra parte, se puede hacer uso de herramientas informáticas que agilizarían la actualización del mismo (soporte magnético).

Técnicas y normas para su elaboración

Existen diferentes recomendaciones a tener en cuenta al momento de redactar un manual de procedimientos administrativos. No obstante, resulta sumamente conveniente, tanto por su calidad técnica como por el efecto de generalidad que se logra con su uso, tomar como parámetro base lo establecido en la Norma IRAM 34.551, que se ocupa del contenido y presentación de los manuales de procedimientos administrativos. La norma comprende los siguientes aspectos:

Marco Introductorio

A. Identificación

En este apartado se incluyen los siguientes datos:

nombre oficial de la dependencia;

nombre completo del o de los procedimientos a que se refiere el manual;

número de identificación del o de los procedimientos señalados;

lugar y fecha de elaboración;

responsables de su elaboración; y

cantidad de ejemplares impresos

B. Indice

Se deben presentar de manera sintética y ordenada los elementos constitutivos del documento y de los principales temas que comprende el manual.

C. Introducción

Este apartado cumple las funciones de prólogo y puede describir la circunstancia operativa o estratégica que genera u obliga la elaboración del manual de procedimientos administrativo. También sintetiza cómo se utilizará el manual, a quién va dirigido y cuándo se utilizará. Suele incluir un mensaje del titular del organismo.

D. Objetivos del procedimiento

En este punto deben explicarse, en forma clara y precisa, los propósitos y objetivos del procedimiento que se describirá en el manual.

E. Alcance del procedimiento

Este apartado debe contener la explicación de las áreas, secciones o personas sobre las cuales se aplicarán los procedimientos, en qué circunstancias se harán y cuáles serán los límites de esa aplicabilidad. La presentación de dichas unidades debe llevarse a cabo según el orden en que intervienen dentro del procedimiento.

F. Políticas y normas de operación

Las políticas o normas de operación deben prevenir situaciones alternativas que pueden presentarse al operar los procedimientos, es decir definir expresamente qué hacer

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