Procedimiento Documentado

CAPITULO I

EL PROBLEMA

1.1.- PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Hablar de empresa exitosa en el entorno económico mundial actual resulta un tanto complicado. Existen muchos factores que constituyen el macro y micro entorno de las empresas actuales entre los cuales podemos mencionar: la globalización, la preocupación generalizada por el medio ambiente, la existencia de información accesible a la mayoría de la población, la situación política de cada país, la legislación propia de cada tipo de economía, las crecientes expectativas de la población, el talento humano, el proceso productivo, la organización en su conjunto, los proveedores, los clientes, en fin, incontables elementos externos e internos que deben ser analizados por la gerencia, a fin de generar y plantear estrategias que permitan mantener la empresa en el tiempo.

En este orden de ideas, tomando en cuenta lo referente al microentorno, se puede decir que se deben establecer controles aplicando sistemas que contabilicen cada uno de los procesos que se efectúen dentro de la organización, desde la compra de mercancía, hasta la venta de productos terminados, en su orden.

Uno de los sistemas a implementar en este sentido, es el sistema de inventario, el cual puede definirse como una herramienta contable que permite cuantificar la existencia de insumos requeridos para su funcionamiento, de allí la importancia de que dicho sistema sea lo suficientemente completo y claro pues su función fundamental es ofrecer en detalle información referente a uno de los activos mas importantes del ente comercial.

Un buen sistema de inventario mejorará todo el proceso productivo, pues contribuye a disminuir las perdidas de tiempo por inexistencia de insumos y permite conocer los requerimientos que existen de productos demandados por los clientes, lo cual sirve de escudo contra la competencia.

La inexistencia o el mal manejo de los sistemas de inventarios en las empresas permiten que se presenten muchas deficiencias en la dirección, pues no se contabilizan cantidades reales de materiales lo cual se presta para corrupción y por tanto pérdidas que no son cuantificadas y que tarde o temprano conllevan a la destrucción de la misma.

1.2.- DELIMITACION DEL PROBLEMA:

Distribuidora La Nota C.A. es una empresa ubicada en la ciudad de Mérida estado Mérida, Venezuela, dedicada a la compra, transformación y distribución de insumos requeridos por la cadena de restaurantes La Nota, entendiéndose como insumos, alimentos (carne, pan, pollo, entre otros), bebidas, frutas, y todos los útiles desechables requeridos por los restaurantes para su funcionamiento.

En este sentido se puede decir que actualmente el inventario se subdivide en:

• El inventario de productos perecederos

• El inventario de materia prima

Los elementos perecederos constituyen un gran numero de ingredientes requeridos para preparar los platos a la carta, es de hace notar que la empresa se encarga de procesar todos los ingredientes de un determinado plato, y es así como los elementos perecederos pasan a un proceso de producción, y en ese departamento se sub divide el referido inventario. La empresa produce el pan que allí se consume y es muy conocida por sus exquisitas salsas.

El inventario de materias primas constituye todo lo relacionado con elementos desechables utilizados para el funcionamiento de los restaurantes y además se incluyen en este inventario los elementos relacionados con materiales de oficina y suministros de limpieza.

Ahora bien, se puede observar dentro del depósito que existe muy poco control de las materias primas, pues cuando son requeridas, se hace necesario realizar conteos físicos de las unidades existentes. En algunas ocasiones no concuerdan la información presente en el sistema con las existencias físicas de inventario, desconociendo las causas que puedan estar generando esta situación.

Es de resaltar que existe como personal de depósito, 1 jefe de depósito, 1 asistente administrativo encargada de la facturación, 1 jefe de despacho y 3 chóferes encargados del traslado de la mercancía.

Aun cuando puede resultar un poco comprometedor, la percepción que se tiene del mal funcionamiento del depósito es que esta situación se presenta debido a que no hay un verdadero control por parte de la gerencia puesto que no hay exigencias específicas acerca del uso y destino de los insumos.

De continuar el problema existente, se podría hablar de efectos tan fatídicos como la quiebra de la empresa, pues el depósito, ligado directamente con el departamento de compras, constituye el mayor foco de extracción de recursos monetarios.

Ante esta situación se puede plantear la siguiente interrogante:

¿De qué manera se puede mejorar el control de inventarios de Distribuidora la Nota C.A. a fin de que disminuyan los problemas existentes con la compra y uso de los insumos requeridos por los restaurantes de la cadena La Nota?

1.3.- FORMULACIÓN DE LOS OBJETIVOS

1.3.1 Objetivo General

Elaborar un plan de optimización del sistema de Inventario de Distribuidora la Nota C.A. a fin de que disminuyan los problemas existentes con la compra y uso de los insumos requeridos por los restaurantes de la cadena La Nota.

1.3.2 Objetivos Específicos

• Conocer los sistemas de control de inventarios que pueden ser utilizados dentro de una organización

• Determinar cual es el modelo de control de inventarios apto para la empresa de acuerdo con las actividades propias de su ramo.

• Verificar la existencia de normas para el personal, dentro del depósito de distribuidora la Nota C.A.

• Analizar el proceso de almacenamiento de los productos dentro del depósito.

• Evaluar el proceso contable llevado a cabo para la recepción y entrega de insumos dentro del depósito de la distribuidora.

• Plantear los principios que deben tomarse en cuenta para la optimización de un sistema de inventarios en la Distribuidora.

1.4 JUSTIFICACIÓN

La presente investigación se justifica partiendo del hecho de que la base primordial de toda empresa comercial es el control de los productos que entran y salen. Este manejo permitirá a la empresa conocer al final del periodo un estado confiable de la situación económica de la misma.

Actualmente se puede afirmar que el proceso de contar y registrar datos financieros se desarrolla de una manera más simple y sencilla con el apoyo del contador, pero, es preciso aclarar que se siguen rigiendo por los principios establecidos para ejecutar la contabilidad empresarial. La importancia del control interno de inventario permite que la empresa maneje

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