LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL.

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

                                       GLORIA NAIR CORREDOR

11 de Agosto de 2016

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE-SENA VIRTUAL

YOPAL CASANARE

ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

2016

INTRODUCCIÓN

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La necesidad de una gestión documental en empresas suele surgir cuando se alcanza un punto crítico en el almacenamiento y producción, y aparece la necesidad de recuperar y reutilizar documentos. La producción y archivado incontrolado de documentos obligará a grandes esfuerzos futuros para localizar dicha documentación. Si un documento no es fácilmente localizable, es como si no existiese. Lo que se traduce en una potencial pérdida de información y, sobre todo, de productividad; en esto se traduce el manejo de datos organizados  los cuales son necesarios para lograr una buena información creando en si un documento con todas las bases y especificaciones necesarias con las cuales inicia la fase del documento. He ahí la importancia de la legislación documental para aplicar de manera adecuada cada uno de los procesos teniendo en cuenta la normatividad vigente.

JUSTIFICACIÓN

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Mediante este foro me permite poner en conocimiento todos y cada uno de los procedimientos que son necesarios para el buen manejo y organización de la documentación en un archivo teniendo como principal enfoque la normatividad vigente establecida ordenación de los archivos.

SOLUCIÓN FORO DE APRENDIZAJE 1

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1.   ¿Cómo cree que se refleja la aplicabilidad de la Organización Documental en las empresas hoy en día?

En primera instancia tenemos claro que a medida que transcurren los días el avance tecnológico es muy rápido por tanto las empresas deben estar actualizadas en cada uno de los diferentes procesos administrativos los cuales logran un beneficio a la empresa para el desarrollo y funcionamiento de la misma contando y aplicando la normatividad vigente en materia de organización documental. En la actualidad las empresas se enfrentan al desafío de manejar inmensos volúmenes de información y de mantener  el  orden,  pues  el  excesivo  aumento  de  documentos  muchas  veces represados de las diferentes áreas administrativas  de la organización dificulta disponer de la información necesaria en el momento oportuno y como sabemos la principal función de un archivo es brindar información de manera rápida y oportuna en el momento de ser requerida ya que facilita cualquier proceso. Cuando en una organización se aplica la organización documental se ve reflejado en los múltiples beneficios que se obtienen como:

[pic 5]   La consolidación de toda la información disponible en un único lugar y en un orden establecido logrando la disminución de espacios requeridos para el almacenaje de los mismos.

[pic 6]   Lograr un mejor control en cuanto al acceso y manejo de la información de una forma ágil, completa y oportuna permitiendo mejorar la respuesta a los clientes tanto internos como externos.

Proporcionar seguridad en el almacenamiento y conservación de la documentaciónv evitando pérdidas o el acceso de personas no autorizadas que puedan hacer uso de la misma.[pic 7][pic 8]

[pic 9]   Lograr  eficiencia  y  eficacia  en  muchos  procesos  de  la  empresa  que  se  verán reflejadas en productividad y utilidades para la empresa.

[pic 10]   Definir el ciclo de vida y uso que tendrán los documentos desde su creación o llegada a la organización hasta su disposición final para ser destruidos o conservados en el archivo histórico aquellos que reúnan las mejores condiciones conformaran el patrimonio documental. Adicional a esto debemos tener en cuenta que para lograr la eficiencia y resultado, todas las áreas de la organización deben verse involucradas en este proceso y centren su atención para realizar su aporte de forma eficiente y así responder a un entorno laboral cambiante. Por ende, cualquier proceso de cambio que vaya en la búsqueda de resultados positivos en la organización requiere invertir tiempo y dinero para realizar sensibilizaciones y capacitaciones a todo el personal y así lograr la adaptación.

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