La Organización Documental en Colombia. - ¿Por qué existe diversidad de interpretación a la hora de hablar de Clasificación de Documentos en Colombia?

HUGO ARIEL QUEVEDO RICAURTE

TEMA: La Organización Documental en Colombia. - ¿Por qué existe diversidad de interpretación a la hora de hablar de Clasificación de Documentos en Colombia?

Antes que todo es bueno tener claro que en archivística “organización” y “ordenación” no son sinónimos, como muchos creen, cuando no se ha tenido una formación en esta materia. Debemos tener en cuenta que dentro de la organización de archivos encontramos tres elementos esenciales para realizar esta actividad entre ellos: Clasificación, Ordenación y Descripción. Es decir que el segundo elemento objeto del presente tema: la Ordenación, será tratado en el actual documento. Esta actividad archivística que en Colombia técnicamente cuenta con varias fortalezas y algunas debilidades.

Entre las fortalezas encontramos que gracias a Ley 594 de 2000 - “Ley General de Archivos”, la cual le otorgó facultades al Archivo General de la Nación -  AGN  para que determine las directrices, políticas, reglas, normas en materia de archivística en Colombia, ha venido expidiendo cartillas, resoluciones, acuerdos donde regla esta actividad, entre estos encontramos: Cartilla de Ordenación Documental (División de Clasificación y Descripción – Gladys Jiménez Gonzales 2003),  Acuerdo 005 del 15 de marzo de 2013 “Por el cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan otras disposiciones". Podemos dar cuenta que esta actividad se desarrolla en dos niveles: El primer nivel de ordenación se da cuando finaliza el proceso de clasificación es decir que ya se tiene identificado el fondo, subfondo, la sección, la subsección, la serie y la subserie. Este primer nivel de ordenación se da en las series, subseries y expedientes. En este nivel se debe tener en cuenta que aquí se aplica uno de los principios en archivística: “Principio de Procedencia” teniendo en cuenta que la clasificación nos determinó quien produce los documentos;  la ordenación del primer nivel nos apoya para determinar por qué razones lo hace, (por la asignación de funciones otorgadas a la respectiva área ya clasificada). La clasificación del segundo nivel la aplicamos al interior de cada expediente. Aquí se debe tener en cuenta que se aplica el “Principio de Orden Original”.

Ahora bien, encontramos un instrumento archivístico denominado las TRD – Tablas de Retención Documental. El cual debe reflejar en cada serie y subserie la tipología que debe contener los  expedientes. Esta tipología debe quedar ordenada (ordenación de segundo nivel) de acuerdo como se dan los hechos o el trámite. El encargo del archivo de gestión debe prestar atención a este instrumento que realmente se convierte en una guía para archivar los documentos respetando el orden original. Es aquí donde se da una de las debilidades de la ordenación, pues por desconocimiento del instrumento o porque en el momento de su elaboración, el análisis documental de los tipos documentales no fueron tenidos en cuenta en su totalidad y sin reflejar realmente la secuencia de los hechos, por lo tanto aquí la disposición física de los documentos corren el riesgo de no reflejar el tramite establecido.

A pesar que el AGN ha contribuido a establecer instrumentos archivísticos no se ha determinado un instrumento especifico que guía y oriente a los encargados de los archivos de gestión a ordenar las series, subseries y expedientes desde el momento mismo de la apertura de una unidad archivística; lo ideal sería que cuando se realice la valoración de cada serie y subserie adicionalmente se identifique sus respectivos atributos. Por ejemplo: Así como se le identifica a las series y subseries sus valores primarios (administrativo, contable, fiscal, legal y técnico) y secundario (histórico, cultural, científico) y a la vez se establecen sus tiempos de retención al igual que su disposición final; el instrumento archivístico propuesto debe permitir identificar otros atributos de la serie y subserie como si son no dispositivos, facilitativos o misionales; si la serie o subserie está abierta o cerrada; si la serie o subserie es simple o compleja, si la serie es genérica, especifica o complementaria; si la serie o subserie es vital o esencial; si la denominación de la serie o la subserie corresponde o fue dada por la costumbre, o por una disposición legal; si los documentos pertenecientes a la serie o subserie son públicos, privados (uso interno), reservados o confidenciales. En cuanto a la ordenación el instrumento archivístico debe identificar los dos niveles de ordenación para el nivel las series o subserie deben quedar identificadas la técnica de ordenación: Numérico: Cronológico o Simple; Alfabético: Onomástico, Toponímico o Temático;  Mixtos: Alfanuméricos. Esto con el fin de que el archivística o encargado del archivo de gestión proceda a ordenar la tipología dentro del expediente como lo indica el instrumento propuesto. Es de aclarar que este instrumento debe ser diligenciado por un profesional en archivística.

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