La eficiencia

EFICIENCIA:

En términos generales, la palabra eficiencia hace referencia a los recursos empleados y los resultados obtenidos. Por ello, es una capacidad o cualidad muy apreciada por empresas u organizaciones debido a que en la práctica todo lo que éstas hacen tiene como propósito alcanzar metas u objetivos, con recursos (humanos, financieros, tecnológicos, físicos, de conocimientos, etc.) limitados y (en muchos casos) en situaciones complejas y muy competitivas.

La eficiencia se relaciona con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se relaciona con la extensión en que todas las formas de rendimiento para la organización se hacen máximas. La eficiencia busca incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento para la organización, por medios técnicos y económicos (eficiencia) y por medios políticos (no económicos).

La Eficiencia aplicada a la Administración:

• Según Idalberto Chiavenato, eficiencia "significa utilización correcta de los recursos (medios de producción) disponibles. Puede definirse mediante la ecuación E=P/R, donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados"

• Para Koontz y Weihrich, la eficiencia es "el logro de las metas con la menor cantidad de recursos".

• Según Robbins y Coulter, la eficiencia consiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión"

• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficiencia significa "operar de modo que los recursos sean utilizados de forma más adecuada"

La Eficiencia aplicada a la Economía:

• Según Samuelson y Nordhaus, eficiencia "significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible para satisfacer las necesidades y los deseos de los individuos"

• Para Gregory Mankiw, la eficiencia es la "propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posible sus recursos escasos"

• Simón Andrade, define la eficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad de actuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados, minimizando el empleo de recursos"

La Eficiencia aplicada a la Mercadotecnia:

• Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., la eficiencia es el "nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menor coste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de los objetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.)"

Creando la organización eficiente:

Lo primero que debe hacer es determinar donde se encuentra ahora, ninguna estrategia puede ser verificada en su eficacia si no tiene un estado inicial (antes de aplicarse) y un estado final (después de aplicarse) para comparar los cambios. Luego determine a dónde quiere llegar para tener un rumbo definido.

Conocer y tener claro el actual rendimiento (optimización de recursos) de los procesos es vital para elaborar los planes de mejora para el futuro, tenga en cuenta que usted debe tomar decisiones en base a información real y no ante subjetividades.

Toda organización que busque la optimización de sus procesos debe trabajar con un enfoque basado en el cliente donde se analice los usos y expectativas que le da y tiene el cliente, y no así en base a lo que nosotros creemos que el cliente hará o espera del producto.

Analice, los problemas continuos de una organización no se dan por que los funcionarios estén dispuestos a equivocarse, más bien se da por una pobre comunicación interna, por falta de coordinación y por procesos mal diseñados y planificados. Determine los factores críticos de sus canales de comunicación y de sus procesos, analice porque son críticos y como se puede mejorar el proceso para que aumenten la probabilidad de satisfacción al cliente interno o externo siguiente.

Establezca una cultura de disciplina, pero no con normas rígidas, no tenga como muchas empresas, reglas rígidas de cumplimiento flexible, más bien establezca normas y reglas flexibles de cumplimiento rígido, obtendrá mejores resultados. Asegures que se establezca en cada una de las áreas y procesos de su organización.

Diseñe programas de capacitación que se basen en los resultados del análisis de las expectativas y necesidades del cliente acerca del producto o servicio que oferta. Evalué el aprovechamiento de esa capacitación, de forma práctica y teórica. Recuerde que capacitación no aplicada es una inversión tirada al agua. Haga conocer a sus funcionarios los resultados de esas capacitaciones para que sean conscientes de su nivel de aprovechamiento.

Trabaje en el desarrollo de una cultura de compromiso para con la mejora continua, pero sobre todo empiece con usted mismo. Es muy diferente decir que está comprometido, que trabajar demostrando ese compromiso en las actividades diarias.

A partir del logro de los puntos anteriores, usted puede iniciar la implementación de herramientas de gestión como: sistemas de calidad, 6 sigmas y otros, siempre en coordinación y articulación con su plan estratégico, con mayor probabilidad de éxito.

EFICACIA:

En términos generales, se habla de eficacia una vez que se han alcanzado los objetivos propuestos. Como un ejemplo muy ilustrativo podríamos decir que equivale a ganar un partido de fútbol independientemente de si el juego es aburrido o emocionante para el espectador, porque lo importante es hacer lo necesario para lograr el triunfo. Y punto.

Pero, ¿qué significa realmente el término eficacia? o, ¿cuál es definición?

En el presente artículo y con la finalidad de brindar al lector un panorama amplio acerca del significado de la palabra eficacia, se responde a la anterior pregunta incluyendo las definiciones propuestas por diferentes autores, más una definición general al final del artículo.

Definición de Eficacia:

• Según Idalberto Chiavenato, la eficacia "es una medida del logro de resultados"

• Para Koontz y Weihrich, la eficacia es "el cumplimiento de objetivos”.

• Según Robbins y Coulter, eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las que la organización alcanza sus objetivos.

• Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "está

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