Los encabezamientos de materia o lenguaje documentario

Los encabezamientos de materia o lenguaje documentario.

Con el devenir de los tiempos, el trabajo dentro de una biblioteca, se ha hecho más complejo y laborioso, cada día se acrecentan  mas los documentos que se manejan, en número, volumen, en características parecidas mas no necesariamente iguales, es por eso que se recurrió a los lenguajes documentarios o encabezamientos de materia para la clasificación y ubicación de estos materiales.

Para hacer una buena descripción bibliográfica se deberán reconocer los materiales a trabajar, elegir la norma que deberá tomarse  en este, identificación de los elementos que lo conforman,  nivel de descripción que se hará con él, documento, realizar la descripción, y verificar el producto terminado.  

Para lograr un trabajo de calidad en cuanto a los lenguajes documentarios, se debe basar en reglas de catalogación, y saber que son los encabezamientos de materia, como se deben utilizar y cuando.

Un encabezamiento de materia es la descripción de un documento sea cual sea su naturaleza, un libro, mapa, revista, CD, o cualquier ente de información que se deba trabajar en nuestro entorno bibliotecario, para lo cual será necesario realizar  un minucioso análisis sobre el mismo para verificar su materia en especifico.

Los encabezamientos de materia están divididos en siete áreas de trabajo las cuales son:

1. Área de titulo y mención de responsabilidad;
2. Área de edición;
3. Área de datos específicos de la clase de documentos
4. Área de publicación y/ o distribución
5. Área de descripción física;
6. Área de serie ;
7. Área de notas y
8. Área de número normalizado.

Los encabezamientos de materia principales, pueden ser una sola palabra sustantiva, termino único o a frases sustantivas termino común, son utilizados como puntos de acceso, los cuales sirven para su localización dentro de un catalogo, con beneficio al usuario.

Cuando esto no es suficiente o por el material a trabajar se pueden mostrar resultados con similitudes causando una confusión en el usuario, se deberán utilizar subencabezamientos de materia, eso con el fin de dar una especificación más concreta a la materia o material con el que se está trabajando.

Para trabajar estos encabezamientos de materia, es necesario saber los puntos de acceso, los cuales son los términos o termino, mediante el cual puede ser localizado un documento ya catalogado, estos son tres,

• Asiento bajo nombre de un autor personal, (persona o entidad responsable de la creación del documento) aquí no pueden ser tratado como tal cuando sean más de tres los autores del mismo.
• Asiento bajo nombre o entidad de persona jurídica, ( ejemplo UNAM, UdG, )
• Asiento bajo un titulo, cuando la obra fue creada por más de tres autores.

A partir de aquí se trabajara conforme a las normas establecidas con el propósito de establecer los lineamientos a tratar para estos encabezamientos de materia, puntos de acceso de información para los usuarios,  estos correspondientes a las antes mencionadas son:

• Encabezamiento por persona
• Encabezamiento por entidades
• Titulo como punto de acceso para un asiento principal.

Los encabezamientos de materia no deberán ser nunca más grandes de lo que trata la obra, nunca deberá usarse la portada de una obra o documento como base de un encabezado de materia, deberá revisarse su contenido haciéndose un verdadero análisis de esta para saber qué materia o materias contiene, hasta entonces deberán elegirse los encabezamientos de materia, pueden usarse los encabezamientos necesarios.

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