Los informes escritos

1.- Definición

Un informe escrito es el registro que relata, describe o explica algún hecho o evento que se realiza con el fin de transmitir información, que se pueda aplicar a la planeación, implantación, control y problemas de decisión.

Los informes escritos ofrecen la invalorable ventaja de constituir verdaderos archivos, a los cuales se puede recurrir en cualquier momento, por otra parte, permiten verlos una vez y otra y cuantas sea necesario, para hacerse un criterio definido sobre su contenido, con miras a tomar una decisión.

Para la gran mayoría de los lectores el tiempo es un bien escaso para leer cada palabra de un informe, y muchos no tienen interés en los detalles del proyecto. Sin embargo, se debe asumir que cada palabra de un informe será leída por alguien en algún momento, y que los autores no estarán disponibles para explicar las ambigüedades y sutilezas de algunos pasajes.

Es de hacer notar que el éxito de las auditorias o evaluaciones, por ejemplo, está directamente ligado a la capacidad de transmitir con eficacia los resultados y recomendaciones asociadas a su labor, por lo que en último término la evaluación de un profesional está muy ligada a la calidad de sus informes y presentaciones.

2.- Características del informe escrito

La elaboración de cualquier producción escrita requiere la observación de una serie de elementos que le permitan al autor comunicarse de forma adecuada y pertinente con sus lectores. La elaboración eficiente y eficaz de un informe escrito depende de algunas características que el redactor debe considerar, de tal forma que cumpla con la finalidad de transmitir la información necesaria que le ha sido solicitada. Estos aspectos permiten que la redacción posea mayor transparencia, es decir, que no de lugar a múltiples interpretaciones.

Según lo planteado por Román (2003), entre las características comunes que se deben considerar a la hora de presentar o planificar cualquier trabajo o informe escrito, se pueden mencionar las siguientes:

• Claridad:

Es la capacidad de expresar las ideas en forma transparente, de forma que el lector pueda interpretarla de forma correcta. En este sentido es necesario presentar claridad en las frases, para lo que se recomienda usar la redacción en voz activa, es decir, sujeto+verbo+predicado, en ese orden.

En relación a la claridad de las palabras se sugiere evitar el exceso de tecnicismos, es decir palabras propias de una disciplina o ciencia; la jerga o vocabulario popular conocido por unos pocos; los neologismos, es decir las palabras o términos nuevos, que no aparecen aún en los diccionarios; palabras extranjeras; los parónimos, es decir, aquellas palabras cuya escritura y pronunciación son similares (no iguales), pero con significados distintos (Por ejemplo: acceso y absceso o actitud y aptitud); y las palabras homónimas, es decir, aquellas cuya pronunciación es idéntica pero su significado y escritura son diferentes. (Por ejemplo: hasta y asta o grabar y gravar)

• Sencillez:

Este aspecto se puede lograr en un informe evitando el uso de palabras rebuscadas o de uso poco frecuente que puedan distraer al lector del tema que se expone.

• Concreción:

La concreción en el lenguaje se logra cuando se construyen frases con un significado preciso, producto de la certera selección de palabras y además se puede complementar con cifras, ejemplos o datos precisos, evitando la vaguedad y la abstracción.

• Brevedad de las frases:

La longitud de las oraciones determina su legibilidad, es decir, mientras más largas, mayor esfuerzo requerirán para entenderlas.

• Impersonalidad:

Este criterio establece la necesidad de escribir en tercera persona, dejando que sea el escrito el que hable y no el autor. Se recomienda porque permite una lectura y un razonamiento objetivo por parte del lector, así como centralizar su atención.

3.- Estructura lógica

Todo informe escrito debe poseer un orden lógico que permita brevedad, claridad y exactitud; para ello se recomienda que la estructura se divida en Material preliminar, Cuerpo y Material complementario (Román, 2000); a continuación se especifican los aspectos a considerar en cada uno de estos elementos.

3.1.-Material Preliminar

Esta parte del informe debe proporcionar al lector información general que será esencial para la adecuada comprensión del resto del informe. Los aspectos que lo constituyen son:

• Cubierta: Es la tapa o carátula del informe, siempre la más visible, cuando un informe lo amerita, la cubierta se prepara con un material diferente al usado en el contenido y puede ser ilustrada.

o Título del informe: Debe ser breve, adecuado al contenido del informe, preciso.

o Nombre de la organización o de la institución de estudio dependiendo de la naturaleza del mismo: si es académico o profesional.

• Portada: Se puede confundir con la cubierta, sin embargo, ésta viene a ser la página siguiente a la cubierta, por lo tanto la primera del informe. Cuando el informe no amerita una cubierta (por su grado de formalidad), la portada hará su función.

La información de la portada es básicamente la misma de la cubierta, más :

o Nombre del autor

o Lugar y fecha.

• Índice: Es el listado de capítulos, secciones o títulos de los contenidos en el informe, con la indicación del número de página donde comienza.

3.2.- Cuerpo

El cuerpo es el informe en sí. Presenta la información específica acerca de los elementos necesarios para desarrollar el objetivo encomendado, exponiendo los aspectos de la investigación realizada para tal fin. En esta parte del informe se deben incluir todos los elementos que sean indispensables para la comprensión del informe, es decir, texto, tablas, gráficos, diagramas, etc. Los aspectos que lo conforman son:

• Sección Inicial: Generalmente se asocia a un título denominado “introducción”, su propósito es presentar al lector toda la información necesaria para la orientación de la lectura. Su contenido y extensión dependerá de las características del usuario. Los aspectos más importantes que deben incluirse en la redacción de la introducción son los siguientes:

o Referencia al tema o asunto del informe, como párrafo u oración introductoria.

o Objetivo del informe redactado en función de lo que se pretende que se alcance con la lectura del informe.

o Antecedentes: Es conveniente

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