MANUAL DE FUNCIONES DEL ÁREA DE RECEPCION FUNCIONES POR TURNOS

MANUAL DE FUNCIONES DEL ÁREA DE RECEPCION

FUNCIONES POR TURNOS

1. Primer Turno:

Relevo de Caja

Leer  las ocurrencias de turnos anteriores.

Preguntar incidencias verbalmente con el recepcionista que deja turno, todo lo informado por el auditor se debe justificar y solucionar en el primer turno.

Verificar la hoja de distribución conforme las llaves.

Contar y etiquetar las maletas dejadas por huéspedes en storage: colocar  tags (número de habitación, cantidad de maletas dejadas, horario de dejada en estación y/o recojo)

Iniciar sesión en Shiol; ingreso al sistema con usuario y apertura de caja en sistema

Confirmar  si el planning de excel de llegadas concuerda con  la hoja de distribución  dejado por el auditor y con el sistema.

Leer correo de asuntos pendientes- verificar email.

Tener ordenado y limpio el área de Front desk donde se va comenzar el trabajo.

Imprimir las hojas de distribución  para housekeeping y mantenimiento coordinando verbalmente con ellos los trabajos inmediatos .

Hacer el planning en el excel.

Revisar documentos (fichas de registro) antes de enviar a cusco.

Imprimir 02 hojas con la liquidación de turno del Shiol.

Cierre de caja y usuario.

Enviar de un correo a administración y asistente de todas las incidencias ocurridas en el transcurso del turno.

1. Segundo Turno:

Relevo de caja chica soles y dólares.

Leer  las ocurrencias de turnos anteriores.

Preguntar incidencias verbalmente con el recepcionista que deja turno

Iniciar sesión en Shiol; ingreso al sistema con usuario y apertura de caja en sistema

Verificar los check in realizados y los faltantes observando la conformidad de las llaves en sus cajas.

Leer email de asuntos pendientes.

Confirmar en el cuaderno de bellboy los recojos y la entrega de maletas faltantes con los horarios indicados.

Verificar que el turno en salida deje todos sus pendientes realizados (facturaciones, cobros realizados,  ingreso de huéspedes al sistema, ordenado Front desk, ocurrencias escritas.)

Verificar si no se tiene cobros adicionales de salidas faltantes como (check out late, Day use y otros).

Imprimir 02 hojas con la liquidación de turno del Shiol.

Cierre de caja y usuario.

Enviar de un correo a administración y asistente de todas las incidencias ocurridas en el transcurso del turno.

1.  Tercer Turno Auditoria:

Relevo de caja chica soles y dólares.

Leer  las ocurrencias de turnos anteriores.

Preguntar incidencias verbalmente con el recepcionista que deja turno

Iniciar sesión en Shiol; ingreso al sistema con usuario y apertura de caja en sistema.

Verificar si todos los pendientes en check out y check in están realizados en el sistema.

Revisar en el sistema si hay reservas pendientes de ingreso.

Verificar si el planning de excel esta completado para el día siguiente para poder realizar la hoja de distribución y la asignación en el sistema.

Verificar que el turno en salida deje todos sus pendientes realizados (facturaciones, cobros realizados,  ingreso de huéspedes al sistema, ordenado front desk, ocurrencias escritas)

Verificar si todos los cargos a habitaciones se tienen en las comandas en físico y si no pedirlas al área de restaurante para poder tener un mejor control.

Verificar que todas las facturaciones realizadas en el transcurso del día estén bien realizadas:

Facturas emitidas con pasaportes y nombre de los pasajeros bien impresos en estas,  verificando con la copia del pasaporte en físico. Si son de agencias que los pasaportes de todos los huéspedes de la reserva estén completos y bien legibles.

Boletas y facturas con pago directo y si son en tarjeta de crédito, que tengan sus voucher engrapados en el documento y que concuerden con el monto emitido.

Si se tiene algún error en la impresión de la factura y/o boleta se debe dejar afuera para su anulación y reemplazo en el siguiente turno.

Hacer el cierre de POS en master card y visa de las maquinas.

Enviar de un correo a administración y asistente de todas las incidencias ocurridas en el transcurso del turno.

Hacer el registro de huéspedes

Imprimir hoja de distribución y entregar a comedor  y cocina.

Hacer cierre del día en el sistema.

CHECK IN

Dar el correcto speech (corroboración de reserva, información del hotel y del pueblo, información solicitada por huéspedes), sacar copia de documentos y obtener el TAM (tarjeta de migración andina) de la página virtual de migraciones para la exoneración de impuestos, hacer cobro del total de la reserva (en caso de que sea pago directo), ingreso de datos en Shiol y dar Check in.

• Corroborar reserva: Numero de noches, tipo de habitación, numero de huéspedes, reserva pre pagado o pago directo.
• Información del hotel: Horario de check in (Cuando lleguen antes del horario reglamentado) y check out, horario de desayuno, Wifi, ubicación de las facilidades del hotel (elevador, escaleras, servicios higiénicos, etc.), información respecto al servicio de custodia de equipajes y traslados de estos al hotel, discado de habitación a otra y a recepcion, brindar recomendación respecto a los mosquitos.
• Sacar copia de pasaportes (documentos presentados en Migraciones) de todas las personas a hospedarse; copia del sello de migraciones con la última fecha de ingreso al país.
• Imprimir las tarjetas de migración de cada huésped desde la página virtual de migraciones (https://cel.migraciones.gob.pe/ConsultaTAMVirtual/VerificarTAM).
• Cobrar el total de la reserva en caso sea pago directo en el hotel, previa corroboración con el huésped, ya sea con tarjeta (Visa Master card, American Express, Dinners club) o en efectivo (soles al tipo de cambio de Shiol y dólares). Verificar si incluye IGV en caso los huéspedes sean peruanos o excedan los 60 días permitidos para la exoneración.
• Ingreso de datos en Shiol: Hacer click izquierdo en la reserva y clip en la opción check in; hacer click en la pestaña crear; digitar correctamente los datos solicitados (resaltados de color verde) y hacer click en la opción grabar y cerrar.
• Hacer click en la pestaña Check in para que el proceso esté concluido.

CHECK OUT

Revisar que la reserva este pagada en caso sea pago directo, cobrar comandas pendientes, informar al jefe de housekeeping, llenado de encuesta, custodia de maletas, facturación y liberar habitación.

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