Manual De Ceremonial Y Protocolo

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

LICEO TÉCNICO GONZALO CORREA UGARTE

MANUAL DE CEREMONIAL Y PROTOCOLO

1. Introducción

Los actos y ceremonias que se realizan en el Liceo Técnico Gonzalo Correa Ugarte, requieren estar dotados de uniformidad y revestidos de la solemnidad correspondiente al prestigio e imagen de la institución. Por ello, presentamos el Manual de Ceremonial y Protocolo, con el objetivo de ordenar y orientar su elaboración y diseño para las diferentes instancias, sobre bases comunes para toda la Institución.

El Manual pretende aportar y apoyar con los elementos fundamentales a considerar en la organización y realización de ceremonias, eventos académicos y actos oficiales del liceo.

2. Ceremonias y Actos:

Con el objetivo de mantener y fortalecer la imagen e identidad corporativa del Liceo Gonzalo Correa Ugarte, la Institución se relaciona tanto con la comunidad interna como externa, para lo cual realiza acciones como la organización de diversas actividades académicas, culturales y de extensión.

En este mismo orden, reconoce, destaca y conmemora fechas y ocasiones especiales a través de ceremonias y actos.

3. Clasificación de las Ceremonias:

a) Ceremonias Solemnes: Son aquellas que se celebran en un contexto de gran formalidad y con una rigurosa planificación. Su organización corresponde a la Dirección. Las invitaciones a estos actos serán suscritas por el Director del establecimiento. Son ceremonias solemnes:

• Ceremonia de Inauguración Año Académico

• Ceremonia de Titulación

• Ceremonia de Licenciatura

b) Ceremonias Institucionales: Son aquellas que, sin ser solemnes, involucran a toda la Comunidad Educativa, o a uno o más de sus Estamentos. Las ceremonias institucionales serán organizadas por la Unidad que corresponda, con apoyo de la Dirección y las invitaciones serán suscritas por el Director, quien podrá delegar esta responsabilidad. Son ceremonias institucionales:

• Reconocimientos y Homenajes

• Inauguración de obras de carácter institucional

c) Ceremonias Interinstitucionales: Son aquellas que involucran a dos o más instituciones con el propósito de crear, mantener o estrechar vínculos entre sí. Estas ceremonias serán responsabilidad de la Unidad directamente beneficiada con la vinculación, y las invitaciones serán cursadas por las máximas autoridades de las entidades involucradas. Son ceremonias interinstitucionales:

• Firma de convenios o acuerdos

• Lanzamiento/presentación de proyectos, concursos, licitaciones y otras iniciativas

• Charlas de empresas

d) Actos Simples: Son todos aquellos actos y eventos de carácter académico y no académico, interno o externo. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. En estos actos, quienes estén a cargo podrán solicitar alguna asesoría, como asimismo la revisión previa de invitaciones, publicaciones, impresos, libretos y otros, con el propósito de guardar las normativas vigentes relacionadas con la imagen corporativa. Son actos simples:

• Presentación (lanzamiento) de libros

• Eventos artísticos

• Inauguración o clausura de actividades de extensión académica (congresos, seminarios, ferias, etc.)

• Premiaciones y entrega de certificados

• Actos Cívicos mensuales

e) Aniversarios: Son todas aquellas conmemoraciones de carácter interno, académico o no académico. Son organizados y coordinados por la unidad gestora de los mismos. Son aniversarios:

• Años de la Institución

• Años del Liceo

4. Pasos para la organización de Actos y/o Ceremonias:

El Liceo Gonzalo Correa Ugarte, considera que el Acto Cívico Mensual es una instancia donde se reconocen el respeto al Espacio de lo público, como única instancia de participación íntegra de la Comunidad Educativa; al Espacio de Identidad, entendida ésta como construcción colectiva que integra las diversas dimensiones de la experiencia y el conocimiento de los distintos sujetos de la comunidad; y al Espacio cultural que contiene e integra la diversidad de lo social, lo que supone entender a la cultura no meramente como algo a transmitir, sino fundamentalmente como un terreno de producción de sentido. Junto a ello, este acto debe revestir un Sentido curricular. La expectativa, es que las actividades preparativas previas como el producto presentado a la comunidad deben ser entendidos como instancias de aprendizaje. Por ello, en la organización de Actos cívicos mensuales, se designa como responsables a los diferentes cursos del establecimiento.

Los pasos mínimos que se debieran dar en la organización de un Acto cívico son:

a) Determinación de fecha y hora de realización considerando:

• Que no exista duplicidad de actividades en la misma fecha u hora.

• Reserva oportuna de espacios físicos, equipamientos y dependencias a utilizar.

• Definir objetivo que busca cumplir la Ceremonia.

• Considerar su planificación con un plazo prudente, que permita cumplir con los procesos establecidos.

• Consulta de compromisos adquiridos por las autoridades, cuya concurrencia se considere necesaria o conveniente.

b) Una vez establecidas la fecha y hora de la ceremonia, quien organice deberá:

• Determinar el listado de invitados, en base al objetivo, carácter y naturaleza de la ceremonia.

• Enviar propósito de invitación por escrito a autoridad invitada, especificando si se desea que ésta haga uso de la palabra y, si es así, sugerir la temática a tratar.

• Las invitaciones deben ser cuidadosamente redactadas, y con el adecuado uso de marca corporativa, indicando teléfono correspondiente para la confirmación.

• El tiempo de despacho previo de una invitación es de 10 días hábiles como mínimo.

c) Paralelamente, quien organice tendrá las siguientes responsabilidades:

• Determinar y reservar lugar de realización de la actividad, en base a objetivo de la ceremonia y categoría del acto y de los invitados. Es conveniente tener claridad sobre el número de invitados, para ubicar el lugar más adecuado, de modo que no quede gente de pie

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