Organización de un banquetes I- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

/Planificación de un banquete

CONCEPTOS DE PLANEACIÓN La planificación es uno de los pasos más importantes ya que es el momento en el que debes visionar todo lo que quieres para ese día. Desde el envío de las invitaciones hasta el recordatorio que vas a entregar al cierre del evento. Pero antes de dar marcha a dicha organización debes tener en cuenta tu presupuesto para no desfasarte en gastos. A partir de ese presupuesto debes realizar una lista de detalles que puedes incluir o excluir.

Para realizar todos los detalles debes decidir tu equipo de trabajo teniendo en cuenta tus límites personales ya que de acuerdo a la dimensión que tendrá tu evento debes delegar o no funciones; o dejarle todo a un experto y tú simplemente coordinas. Existen numerosas empresas como agencias de eventos, organizadores de ferias y exposiciones, convenciones y reuniones, agencias de incentivos, agencias de viajes tradicionales, etc. que te pueden colaborar ubicándote el sitio, la comida, decoración y música. No olvides de incluir el tiempo factor primordial en dicha realización. Para esto puedes organizar un cronograma de actividades previas al evento donde incluyas visita a proveedores, diseño de invitaciones, confirmación de invitados o visita a diferentes

Organización de un banquetes

I- ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVA

       Para la realización perfecta de un servicio de Banquete vamos a exponer una organización cuyo engranaje debe montarse con el fin de que, en su momento se pueda hacer frente a todo tipo de servicios o banquetes, de forma que éstos se lleven a cabo sin una sola falta de organización y haga que el cliente encuentre todo, según era su deseo.

La organización administrativa de éste servicio requiere una especial atención a un sistema de archivos e impresos, ya que estos facilitaran un control exacto de todo cuanto deba hacerse.

      Es importantísimo tener controlados los más mínimos detalles de un servicio, desde el primer contacto con el cliente hasta la realización del mismo.

Los impresos a utilizar por el orden que se precisan son los siguientes:

A.- RESERVA DE SALONES

       Se trata de un libro de hojas recambiables, con fechas de tipo dietario y con unos recuadros donde consta el nombre de cada salón.

Finalizada la visita del cliente, bien haya sido personal o telefónica, tentativa o definitiva, se anotara la reserva en este libro que tiene como objetivo tener constancia de los salones ocupados para que en ningún caso puedan venderse un ’’salón dos veces’’ lo cual acarrearía un gran problema de difícil solución. En los casilleros correspondientes se deberán anotar los siguientes conceptos:

• Salón, Fecha en que se registra la reserva.
• Nombre del Cliente, domicilio y teléfono, Tipo de servicio, hora, número de personas, observaciones.

      Cuando un cliente solicita un servicio para una fecha determinada y los salones están todos comprometidos pero no confirmados, antes de dar una negativa, el responsable de banquetes deberá ponerse en contacto con el cliente que tenga hecha la reserva para recordarle que la tiene y ver si puede confirmarla. Esto deberá hacerse con tacto, pues el cliente puede molestarse y perder ese servicio, por ésta razón no debe llamarse a un cliente cuya visita sea muy reciente, sino que por el contrario, decirle al nuevo cliente que pasados algunos días se tratará de solucionar la forma de darle un salón.

B.- PRESUPUESTO DE BANQUETE – ORDEN DE SERVICIO.

      La organización de servicios confirmados deberá llevarse a cabo dos (2) dias antes de su realización con el fin de coordinar con tiempo, todos los departamentos que tengan que ver algo con el servicio, y que queden enterrados y puedan preparar lo que les corresponda hacer.

Al confeccionar ésta orden se tendrá especial cuidado en que figuren bien claramente todos los detalles del servicio, añadiendo los apéndices necesarios que puedan concernir a cada departamento.

      A parte del día, hora, número de personas y dèmas datos del evento a realizar en la orden de servicio deben figurar:

1.-Menú: Especificando el nombre de cada plato, bebidas y aperitivos. Los menús pueden ser de: Coffe Breaks, Desayunos, Almuerzos, Cenas o Picaderas.

2.- Formas en que se ha de realizar cada servicio y montaje.

3.- Observaciones a cocina y pastelería sobre la forma en que se servirá, y si es necesario la forma en que debe prepararse cada plato.

Los apéndices pueden ir dirigidos como observaciones a los siguientes departamentos, que son los que usualmente colaboran de una forma más directa con el departamento de banquetes, y por regla general en cada servicio. Estos departamentos son:

RECEPCIÓN Y CONSEJERIA

      Para que se informe a sus empleados y se encargue de poner los carteles o pizarra con la información básica del evento indicados, en zonas de acceso a los salones, que estén pendientes a la llegada de los invitados y puedan indicarles a su entrada por la puerta principal, al lugar a donde deben dirigirse.

AMA DE LLAVES

      Para que se encargue de la limpieza e los salones y zonas próximas, antes y después de cada servicio, con especial atención a los baños.

SERVICIO TÉCNICO – DEPARTAMENTO DE MANTENIMIENTO

      Para indicarle la necesidad de luces, sonidos, aire acondicionado, colocación de carteles o decoraciones, tarimas, pistas de baile, etc.

CONTRALORÍA – DEPARTAMENTO DE CREDITO

      Avisar sobre la forma de pago que se realiza el banquete, y si es preciso algún cajero para el mismo.

COMPRAS

      Si se requiere comprar algo especial para el servicio de los invitados que puedan asistir especialmente si son personalidades. La comunicación efectiva es imprescindible para involucrar al hotel entero en el evento de banquetes, los presupuestos u hojas de servicios deberán hacerse llegar a todos los departamentos, que en la realización de la actividad tienen responsabilidades para el desarrollo de la misma.

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