PROCEDIMIENTO DE ANÁLISIS ACADÉMICO

1. OBJETIVO Y ALCANCE:

Implementar todos los pasos necesarios para realizar con eficiencia las actividades y responsabilidades establecidas a las etapas de PRE-MARCADO, ESCANEADO Y CALIFICACIÓN, en el proceso de análisis académico de la empresa LOS TRES EDITORES S.A.S.

1. DEFINICIONES:
   

1. HOJAS PREMARCADAS: Son aquellas hojas que se establecieron con unas medidas especiales para todo tipo de examen tales como: SAI de 1° a 11°, SAI por periodos, Conocimientos Generales. Primera Infancia y Comprensión Lectora, las cuales facilitan el trabajo de calificación en el departamento de Análisis Académico, estas son de color rojo  y Azul, también se maneja hojas para la pruebas TOVO.

1. PLAN B: Son hojas similares a las hojas que se utilizan para pre-marcar respecto a su diseño, pero la diferencia es que los datos de: nombre del alumno, nombre de la institución, Grado y sesión debe ser diligenciada a mano por el estudiante que aplique la Prueba; con el fin de  poder realizar el proceso de calificación.

1. INSTITUCIÓN EDUCATIVA: Son sitios o establecimientos donde interactúan conocimientos de aprendizajes en grupos de personas de diferentes edades en un territorio establecido.

1. EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO  ACADEMICO INSTITUCIONAL: Es un plegable diagramado con una estructura especial que contienen preguntas donde se especifican la cantidad, el tiempo y el tipo, de acuerdo a los parámetros  establecidos por el ministerio de educación (MEN) o el ICFES. Estas aplican para todos los tipos de examen que comercializa la empresa.

1. PREMARCADO: Es un proceso que consiste en digitar en el sistema por un programa llamado  SABER S.A.I. ó JOSE LUIS, una serie de datos  consignados en  la (s) lista (s) de alumnos  que envían las instituciones para tal fin; y luego se imprimen en los formatos establecidos llamadas HOJAS PARA PREMARCAR, esta actividad se desarrolla antes de aplicar una EVALUACIÓN DE SEGUIMIENTO ACADÉMICO INSTITUCIONAL en el proceso de Análisis Académico.

1. ARCHIVO DE DATOS: Es la información que se guarda  dentro de un sistema operativo identificándolo con un nombre específico o determinado.

1. RESPONSABLE: Los líderes de Pre-marcado y Calificación son los responsables de divulgar en los niveles que los competen, los documentos y registros que el proceso de análisis académico lo requiera  y coordinan las actividades logísticas necesarias.

1. DESARROLLO DEL PROCESO DE ANÁLISIS ACADÉMICO:

1. PREMARCADO: Es una actividad que consiste en personalizar de forma digital (códigos, nombres de alumnos, institución etc.) en las hojas de respuestas de los estudiantes que van a presentar una evaluación, a través de los sistemas llamados SABER SAI y José Luis, para luego sacar impreso mediante un programa de módulos con una orden de pedido.

1. ESCANEADO: Es recopilar la información escrita en hojas de respuesta que son presentadas por personas en un Examen (PRE-MARCADO O PLAN B) la cual es depositada en un archivo de datos que está diseñado para que el escáner pueda leer la información plasmada en la hoja.

1. CALIFICACIÓN: Se procede a Registrar la información de acuerdo a la solicitud de calificación recibida (AA-F-02), actividad que se lleva a cabo por medio de un escáner que procesa la información de cada hoja de respuesta diligenciada por el alumno, luego el programa  Saber S.A.I. ó JOSE LUIS arroja un informe estadístico cualitativo y cuantitativo, para así posteriormente sacarlo impreso.

1. LÍDERES DE PRE-MARCADO Y ANÁLISIS ACADÉMICO: Son los encargados de tomar registros, coordinar las actividades diarias del departamento para soportar la eficiencia y eficacia de las labores establecidas dentro de la organización y del S.G.C. y cuando sea aplicable realizará la evaluación Técnica de Análisis Académico (A.A. - F - 07),  aplica para el ingreso de nuevo personal para el departamento.

Los líderes del Departamento de Análisis Académico están encargados de vigilar que se tomen registros diarios de trabajo (A.A.-F-13), también controlar la Programación de las actividades a realizar a través de los cronogramas de pre-marcado y escaneo (AA-F-08-1 Y A.A.-F-12), servicio de calificado de exámenes y control de envío (AA-F-05 -módulos), estos formatos están ubicados en la red de sistemas; también se le envía un informe al Director Comercial para  controlar las instituciones Pre-marcadas que se hayan enviado, lleguen nuevamente para continuar con el proceso de Escaneo y Calificación;  estos registros están a cargo inicialmente de la recepcionista y logística, y finalmente por los auxiliares de Calificación, pero el líder debe hacer seguimiento y planificar las actividades de acuerdo a la prioridad de cada solicitud.

NOTA 1: Para obtener más información acerca de los pasos a seguir, consultar los instructivos  escaneado AA-I-02,  pre-marcado A.A. – I – 03 y manual saber S.A.I.

1. Los exámenes una vez se envían al cliente, estas van dentro de cada paquete con un sobre el cual es utilizado para proteger los resultados. Las solicitudes de calificación y pre-marcado (AA-F-02 Y CD-F-12-3)  permite verificar las cantidades de hojas o estudiantes que envía el cliente y también un campo de observación en el cual se registran las novedades que se presente en un grupo, salón de un colegio o cliente.

Una vez se realiza todo el proceso de calificación de exámenes las hojas de respuestas de los alumnos se guardan  en cajas las cuales se identifica por cada usuarios  y se almacenan en un sitio asignado en planta por un tiempo prudente  de más o menos seis meses, por último la disposición final de esta hojas es picarlas una vez que pase las prueba saber 3°,5°,9° y 11°. La información de las hojas de respuesta escaneadas en archivo plano queda almacenada en el servidor de la empresa.

NOTA2: En los casos de que el cliente solicita la devolución de las hojas de respuesta estas se enviara por transportadora  certificado al distribuidor o al cliente.

1. REVISIONES ALEATORIAS: Cada que se realice un cambio significativo dentro de las pruebas SAI, por medio del MEN a través del ICFES se hace un muestreo aleatorio de revisión a las pruebas con el fin de garantizar la calidad del producto, estas muestras reposan en el departamento de Análisis Académico. También al momento de calificar un colegio o cliente el usuario realiza las revisiones pertinentes las cuales se registran en el formato Lista de Chequeo de Análisis Académico (AA-F-14-2).

1. Registro de calificación: El registro de calificación se realizará en un programa de módulos con el fin de controlar la cantidad de exámenes calificados por distribuidor, cada usuario tiene una clave de ingreso (documento de identidad) el cual permite realizar la trazabilidad en las  actividades  del proceso de análisis académico.

NOTA 3: Como valor agregado se envía en algunas instituciones educativas los comparativos de las pruebas aplicadas con la organización, cuando sea requerida por los clientes y estas se socializan con los departamentos de Pedagogía y Comercial.

1. DOCUMENTACIÓN RELACIONADOS:

-Instructivo de Escaneado (AA-I-02).

-Instructivo de pre-marcado (AA-I-03).

-Solicitud de Calificación (AA-F-02).

-Evaluación Técnica de Análisis Académico (AA-F-07)

-Cronograma de Escaneo AA-F-08-1 (Se registra a través de la red).

-Cronograma de Pre-marcado AA-F-12 (se registra a través de la red).

 -Manual saber S.A.I.

-Solicitud de Pre-marcado de exámenes (CD-F-12 -3)

-Servicio de Calificación de Exámenes y Control de envíos (AA-F-05)

-Relación de colegios de Análisis Académico (A.A.-F-13)

-Lista de chequeo de Análisis Académico (A.A.-F-14-2)

1. CONTROL DE CAMBIO: